中興通訊會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范中興通訊各類會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中興通訊總部及各分支機(jī)構(gòu)召開的各類會(huì)議，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)圍繞明確的主題展開，精簡(jiǎn)議程，提高效率，注重解決實(shí)際問題。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員等，做好充分準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、記錄、決策等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程執(zhí)行，保證會(huì)議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.溝通協(xié)作原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分溝通，促進(jìn)部門間、團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作與配合。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）公司級(jí)會(huì)議1.董事會(huì)會(huì)議職責(zé)：由董事會(huì)成員參加，主要審議公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)告等事項(xiàng)，做出公司層面的決策。組織部門：董事會(huì)辦公室2.總裁辦公會(huì)職責(zé)：由公司總裁及各部門負(fù)責(zé)人參加，討論公司日常運(yùn)營(yíng)管理中的重要事項(xiàng)，協(xié)調(diào)部門間工作，制定公司經(jīng)營(yíng)策略和工作計(jì)劃。組織部門：總裁辦公室3.公司年度大會(huì)職責(zé)：總結(jié)公司年度工作，表彰優(yōu)秀員工和團(tuán)隊(duì)，部署下一年度工作任務(wù)，激勵(lì)全體員工。組織部門：人力資源部牽頭，各部門配合（二）部門級(jí)會(huì)議1.部門例會(huì)職責(zé)：由部門全體成員參加，匯報(bào)工作進(jìn)展，討論部門內(nèi)部事務(wù)，安排本周或本月工作任務(wù)。組織部門：各部門自行組織2.部門專題會(huì)議職責(zé)：針對(duì)部門特定業(yè)務(wù)問題或項(xiàng)目進(jìn)行深入討論，制定解決方案和推進(jìn)計(jì)劃。組織部門：相關(guān)業(yè)務(wù)部門（三）項(xiàng)目會(huì)議1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)職責(zé)：宣布項(xiàng)目正式啟動(dòng)，明確項(xiàng)目目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)、項(xiàng)目計(jì)劃等，確保項(xiàng)目順利開展。組織部門：項(xiàng)目發(fā)起部門2.項(xiàng)目周會(huì)/月會(huì)職責(zé)：匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目中遇到的問題，監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量。組織部門：項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加3.項(xiàng)目總結(jié)會(huì)職責(zé)：對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面總結(jié)，評(píng)估項(xiàng)目成果，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)項(xiàng)目提供參考。組織部門：項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及相關(guān)部門人員參加三、會(huì)議組織流程（一）會(huì)議申請(qǐng)1.會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等信息。2.《會(huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至?xí)h組織部門或相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議審批1.會(huì)議組織部門或相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議的重要性、涉及范圍等因素進(jìn)行審批。2.對(duì)于重要會(huì)議或涉及多個(gè)部門的會(huì)議，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的《會(huì)議申請(qǐng)表》由會(huì)議組織部門留存，并作為會(huì)議組織的依據(jù)。（三）會(huì)議通知1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)審批后的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等內(nèi)容，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。3.對(duì)于重要會(huì)議，可采用多種通知方式，如郵件、短信、即時(shí)通訊工具等，確保通知到每一位參會(huì)人員。（四）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等工作。2.會(huì)議資料應(yīng)包括會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、文件等，確保參會(huì)人員能夠提前了解會(huì)議內(nèi)容。3.對(duì)于需要演示的會(huì)議，應(yīng)提前準(zhǔn)備好演示文稿、投影儀等設(shè)備，并進(jìn)行測(cè)試。（五）會(huì)議召開1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，按照指定座位就座。2.會(huì)議主持人應(yīng)按照議程安排有序組織會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員積極發(fā)言，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)安排等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（六）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議內(nèi)容摘要、決策結(jié)果、任務(wù)安排及責(zé)任人、完成時(shí)間等內(nèi)容。3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并作為后續(xù)工作跟進(jìn)的依據(jù)。（七）會(huì)議跟進(jìn)1.相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策和任務(wù)安排，及時(shí)開展工作，并定期向會(huì)議組織部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況。2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策和任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。四、會(huì)議紀(jì)律（一）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門或主持人請(qǐng)假，并安排合適人員代為參會(huì)。（二）參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、接聽電話或處理其他事務(wù)。（三）參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的討論。（四）參會(huì)人員應(yīng)尊重會(huì)議主持人和其他參會(huì)人員，服從會(huì)議安排，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。五、會(huì)議時(shí)間控制（一）各類會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。（二）會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程安排，合理預(yù)估會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，并在會(huì)議通知中明確告知參會(huì)人員。（三）會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會(huì)議進(jìn)度，按照議程安排有序推進(jìn)會(huì)議，避免出現(xiàn)拖延或冗長(zhǎng)的討論。（四）對(duì)于超時(shí)的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)后進(jìn)行總結(jié)分析，找出原因并采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)，避免類似情況再次發(fā)生。六、會(huì)議成本控制（一）會(huì)議組織部門應(yīng)合理安排會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備使用等，避免浪費(fèi)資源。（二）會(huì)議資料應(yīng)盡量精簡(jiǎn)，避免印發(fā)過多不必要的文件和資料，降低會(huì)議成本。（三）對(duì)于可通過線上會(huì)議形式召開的會(huì)議，應(yīng)優(yōu)先選擇線上會(huì)議，減少線下會(huì)議的交通、餐飲等費(fèi)用支出。七、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)（一）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門可通過問卷調(diào)查、面談等方式收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的反饋意見，了解會(huì)議組織、內(nèi)容、效果等方面存在的問題。（二）根據(jù)參會(huì)人員的反饋意見，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析存在的問題及原因，并制定相應(yīng)的