鄉鎮機關文檔管理制度一、總則（一）目的為加強鄉鎮機關文檔管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉鎮機關各部門及全體工作人員在工作過程中形成的各類文檔。（三）基本原則1.集中統一管理原則：鄉鎮機關文檔由專門的文檔管理部門或指定專人進行集中統一管理。2.真實性原則：文檔內容應真實反映工作實際情況。3.完整性原則：確保文檔的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及機密、敏感的文檔嚴格保密，防止信息泄露。5.便捷高效原則：文檔管理應便于查找、使用，以提高工作效率。二、文檔分類與編號（一）分類1.行政公文類：包括上級來文、鄉鎮發文、函件等。2.業務工作類：如農業農村工作、民政工作、環保工作等相關業務文件資料。3.會議文件類：會議通知、會議紀要、領導講話等。4.人事檔案類：干部職工的個人檔案、考核記錄等。5.財務檔案類：財務報表、賬目憑證等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文檔。（二）編號1.對每一類文檔進行編號，以便于識別和管理。編號應遵循一定的規則，具有系統性和連貫性。2.例如，行政公文類編號格式為：XZ[年份][序號]，其中XZ表示行政公文，[年份]為文件形成年份，[序號]為該年份內的文件順序號。其他類文檔編號可參照此規則結合自身特點制定。三、文檔收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門文檔的收集工作，確保工作過程中產生的各類文檔及時、準確地收集齊全。2.對于上級來文，應及時簽收，并按照要求進行登記和傳閱。3.工作人員在完成工作任務后，應主動將相關文檔交至本部門文檔收集人員處。（二）整理1.文檔收集人員對收集到的文檔進行初步整理，檢查文檔的完整性和準確性。2.按照文檔分類標準，對文檔進行分類。同一類文檔按照時間順序或重要程度進行排序。3.對文檔進行編號，并在文檔首頁右上角加蓋編號章。4.對于破損或字跡模糊的文檔，應進行修復或復制，確保文檔的可讀性。四、文檔歸檔（一）歸檔范圍1.反映鄉鎮機關工作活動、具有查考利用價值的各類文檔均應歸檔。2.包括紙質文檔、電子文檔、照片、錄音、錄像等不同形式的資料。（二）歸檔時間1.一般情況下，當年形成的文檔應在次年上半年完成歸檔。2.對于一些時效性較強或緊急的文檔，應及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文檔應齊全、完整、準確，手續完備。2.紙質文檔應使用A4紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊。3.電子文檔應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保文件的可讀取性。4.照片、錄音、錄像等資料應配有文字說明，注明時間、地點、人物、事件等信息。五、文檔保管（一）保管場所1.設立專門的文檔檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.文檔檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.按照文檔的類別和保管期限，對文檔進行分類存放。2.對于重要、珍貴的文檔，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對文檔進行檢查和清點，確保文檔的安全和完整。如發現文檔有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。六、文檔借閱與利用（一）借閱權限1.因工作需要借閱文檔的，須填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間、借閱人等信息。2.一般文檔的借閱由部門負責人審批；重要、機密文檔的借閱須經鄉鎮主要領導審批。（二）借閱期限1.一般文檔的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。2.重要、機密文檔的借閱期限應根據具體情況由審批領導確定，原則上不得超過[X]個工作日，且不得擅自轉借他人。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管所借文檔，不得擅自涂改、損壞、丟失。2.借閱人不得將所借文檔轉借他人或帶出文檔檔案室。如需復印，應按照規定辦理復印手續。3.借閱人歸還文檔時，應認真檢查文檔的完整性和準確性，如有問題應及時說明。（四）利用服務1.文檔管理部門應積極為鄉鎮機關工作人員提供文檔查閱、借閱等服務，提高工作效率。2.對于一些需要集中查閱的文檔，可設立專門的查閱場所，安排專人負責協助查閱。3.根據工作需要，文檔管理部門可對相關文檔進行整理、匯編，為領導決策和工作開展提供參考依據。七、文檔保密（一）保密范圍1.涉及國家機密、鄉鎮機關工作秘密、商業秘密、個人隱私等信息的文檔均屬于保密范圍。2.具體包括但不限于人事任免、財務數據、重要工作部署、未公開的政策文件等。（二）保密措施1.對保密文檔應進行標識，注明“機密”“秘密”等字樣。2.文檔檔案室應安裝門禁系統、監控設備等，限制無關人員進入。3.接觸保密文檔的工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。4.嚴禁在互聯網及其他公共網絡傳輸保密文檔，如需傳輸，應采取加密等安全措施。5.對保密文檔的銷毀應按照規定進行登記和審批，確保信息徹底銷毀。八、文檔鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對保管的文檔進行鑒定，確定文檔的保管期限。2.鑒定工作應由文檔管理部門牽頭，組織相關部門人員共同進行。3.根據文檔的內容、性質、重要程度等因素，判斷文檔是否仍具有保存價值。（二）銷毀1.對已失去保存價值的文檔，應按照規定進行銷毀。2.銷毀前應填寫銷毀申請表，注明文檔名稱、數量、銷毀原因等信息，經審批后進行銷毀。3.文檔銷毀應采用安全、環保的方式，如粉碎、焚燒等，并做好記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、執行人等信息，保存期限不少于[X]年。九、文檔信息化管理（一）信息化建設1.建立鄉鎮機關文檔管理信息系統，實現文檔的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.配備必要的計算機、服務器、存儲設備等硬件設施，確保系統的正常運行。3.對文檔管理信息系統進行定期維護和升級，保障數據的安全和穩定。（二）數據錄入與維護1.安排專人負責文檔管理信息系統的數據錄入工作，確保錄入數據的準確性和完整性。2.對新形成的文檔應及時進行電子化錄入，并與紙質文檔進行核對。3.定期對系統中的數據進行備份，防止數據丟失。如發現數據有誤，應及時進行修改和更新。（三）信息安全1.加強文檔管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止非法訪問和數據泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進行病毒查殺和系統漏洞掃描。