下屬公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強下屬公司證照管理，規范證照的申請、保管、使用、年審、變更及注銷等行為，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各子公司、分公司及其他分支機構（以下統稱“下屬公司”）。（三）定義1.證照：指下屬公司在經營活動中依法取得的各類資質證書、營業執照、許可證、認證證書等相關證件。2.保管責任人：指負責具體保管證照原件或復印件的人員。二、證照的分類與編號（一）證照分類1.資質證書類：如建筑企業資質證書、安全生產許可證、質量管理體系認證證書等。2.營業執照類：包括企業法人營業執照、營業執照副本等。3.許可證類：如食品經營許可證、醫療器械經營許可證、道路運輸經營許可證等。4.其他證照類：如商標注冊證、專利證書、著作權登記證書等。（二）編號規則為便于證照管理與查詢，對每類證照進行統一編號。編號格式如下：[公司簡稱首字母縮寫][年份][序號]例如：ABC2023001，其中“ABC”為公司簡稱首字母縮寫，“2023”表示年份，“001”為該類證照的序號。三、證照的申請與領取（一）申請流程1.下屬公司因業務需要申請證照時，由相關業務部門填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請依據等信息，并附上所需的申請材料清單。2.《證照申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司行政部門。3.行政部門對申請材料進行初審，確保材料齊全、真實有效。如發現材料不符合要求，及時通知業務部門補充或修改。4.初審通過后，行政部門將《證照申請表》及申請材料報公司分管領導審批。5.分管領導審批同意后，行政部門負責按照相關規定向政府主管部門提交申請，并跟蹤申請進度。（二）領取與登記1.證照申請獲批后，行政部門指定專人前往政府主管部門領取證照原件。領取時，需仔細核對證照內容，確保無誤。2.領取證照原件后，行政部門應立即填寫《證照領取登記表》，詳細記錄證照名稱、編號、領取日期、有效期等信息，并由領取人簽字確認。3.《證照領取登記表》應妥善保存，以備查詢。四、證照的保管（一）保管方式1.證照原件原則上應存放在公司保險柜或專門的證照保管箱中，確保安全。2.對于不常用的證照原件，可在拍照或掃描留存副本后，將原件交由政府主管部門代為保管，但需與主管部門簽訂相關保管協議，并定期核實證照狀態。3.證照復印件應分類整理，存放在檔案柜中，并建立電子檔案，便于查詢和管理。（二）保管責任人1.公司行政部門負責人為證照保管的第一責任人，負責統籌安排證照保管工作，并定期檢查保管情況。2.行政部門應指定專人作為具體的保管責任人，負責日常的證照保管、借閱登記等工作。保管責任人應具備較強的責任心和保密意識，確保證照安全。（三）保管要求1.保管責任人應妥善保管證照，不得擅自將證照轉借、出租、抵押或用于其他非法目的。2.定期對證照進行清查盤點，確保賬實相符。如發現證照遺失、損壞或被盜等情況，應立即向行政部門負責人報告，并采取相應的補救措施。3.加強對證照保管場所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮等設備，確保證照存放環境安全可靠。五、證照的使用（一）使用范圍1.下屬公司在開展正常經營活動、辦理業務手續、參加招投標等情況下，可使用相關證照。2.未經公司書面授權，任何部門或個人不得擅自將證照用于其他非公司經營活動的目的。（二）使用流程1.因業務需要使用證照時，使用部門應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并附上相關業務文件或合同。2.《證照使用申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門對申請進行審核，核實使用目的和期限等信息。如申請符合規定，在《證照使用申請表》上簽字批準，并注明可使用的證照原件或復印件。4.使用部門憑行政部門批準的《證照使用申請表》到保管責任人處領取證照。領取時，雙方應在《證照借閱登記表》上簽字確認，注明領取時間、歸還時間等信息。5.使用部門應在規定的使用期限內歸還證照，不得逾期使用。如因特殊情況需要延長使用期限，應提前向行政部門申請，并重新辦理審批手續。（三）復印件使用1.如因業務需要僅使用證照復印件，使用部門應在復印件上注明“此復印件僅用于[具體用途]，再次復印無效”字樣，并加蓋公司公章。2.復印件使用流程與原件使用流程相同，但無需在《證照借閱登記表》上注明領取和歸還時間，只需記錄使用情況。六、證照的年審與變更（一）年審1.行政部門應提前關注各類證照的年審時間要求，在年審期限屆滿前[X]個工作日，通知相關業務部門準備年審材料。2.業務部門負責收集、整理年審所需的材料，包括但不限于公司年度報告、財務報表、人員資質證明等，并提交至行政部門。3.行政部門對年審材料進行初審，確保材料齊全、真實有效。初審通過后，將年審材料報公司分管領導審批。4.分管領導審批同意后，行政部門負責按照政府主管部門的要求，在規定時間內完成年審申報工作，并跟蹤年審結果。5.如年審通過，行政部門應及時更新證照的相關信息，并將年審情況記錄在《證照管理臺賬》中；如年審未通過，應分析原因，采取相應的整改措施，并重新申報年審。（二）變更1.當公司的名稱、地址、法定代表人、經營范圍等信息發生變更時，行政部門應及時辦理證照變更手續。2.變更流程如下：相關業務部門填寫《證照變更申請表》，詳細說明變更事項及原因，并附上相關證明材料。《證照變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對變更申請及材料進行初審，核實變更事項的真實性和合法性。初審通過后，將申請材料報公司分管領導審批。分管領導審批同意后，行政部門負責按照政府主管部門的規定，準備變更所需的材料，并在規定時間內前往主管部門辦理變更手續。變更完成后，行政部門應及時更新證照原件及相關檔案信息，并將變更情況記錄在《證照管理臺賬》中。七、證照的注銷（一）注銷情形1.下屬公司因合并、分立、解散、破產等原因終止經營活動的，應及時辦理相關證照的注銷手續。2.證照有效期屆滿未延續，或因其他原因被政府主管部門依法吊銷、撤銷的，應辦理注銷手續。（二）注銷流程1.行政部門在確定需要注銷證照后，填寫《證照注銷申請表》，注明注銷證照的名稱、編號、注銷原因等信息，并附上相關證明材料。2.《證照注銷申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。3.分管領導審批同意后，行政部門負責按照政府主管部門的要求，準備注銷所需的材料，并在規定時間內前往主管部門辦理注銷手續。4.注銷完成后，行政部門應及時將注銷情況記錄在《證照管理臺賬》中，并對相關檔案進行整理歸檔。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門應定期對下屬公司的證照管理情況進行檢查，檢查內容包括證照的申請、保管、使用、年審、變更及注銷等環節是否符合本制度規定。2.檢查方式可采用實地查看、查閱資料、詢問相關人員等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求下屬公司限期整改。3.下屬公司應積極配合行政部門的檢查工作，如實提供相關資料和信息。如對檢查結果有異議，可在接到整改通知書后的[X]個工作日內，向行政部門提出書面申訴。行政部門應在接到申訴后的[X]個工作日內進行復查，并將復查結果反饋給下屬公司。（二）外部監督1.關注政府主管部門對公司證照管理的要求和監管動態，及時了解相關政策法規的變化，并確保公司的證照管理工作符合要求。2.積極配合政府主管部門的監督檢查工作，如實提供公司證照管理的相關資料和信息。對于政府主管部門提出的問題和整改要求，應及時落實整改措施，并按時提交整改報告。九、責任追究（一）違規行為1.未經授權擅自使用、轉借、出租、抵押證照的。2.因保管不善導致證照遺失、損壞或被盜的。3.未按規定辦理證照的申請、年審、變更及注銷手續，給公司造成損失的。4.在證照管理工作中弄虛作假、隱瞞事實的。（二）責任追究措施1.對于違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰