上市公司采購管理制度一、總則1.目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、規范性和高效性，滿足公司生產經營需要，降低采購成本，保證采購物資的質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應商合法權益。成本效益原則：在保證物資質量和滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購物資符合公司要求和相關標準。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司形象。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：審議采購戰略和政策；審批重大采購項目的采購計劃、采購預算、采購方式等；協調解決采購過程中的重大問題；監督采購工作的執行情況。2.采購執行部門公司設立采購部門，作為采購活動的執行機構，負責具體的采購工作。采購部門的職責包括：制定采購計劃和預算；選擇供應商，建立供應商檔案；組織采購談判，簽訂采購合同；跟蹤采購合同執行情況，協調解決合同執行過程中的問題；負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作；定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。3.相關部門職責需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等，并對采購物資的使用效果負責。質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合質量要求。財務部門：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和控制。法務部門：負責對采購合同進行審核，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等內容，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據公司實際情況和采購預算，對采購申請進行審批，批準后的《采購申請表》交采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到經審批的《采購申請表》后，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。采購計劃報采購部門負責人審核，采購部門負責人對采購計劃的可行性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據公司整體工作安排和采購預算，對采購計劃進行審批，批準后的采購計劃作為采購工作的依據。3.供應商選擇與管理采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況、信譽狀況等。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質情況、合作歷史、評價結果等內容。定期對供應商進行評價和考核，評價指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購部門根據采購計劃和供應商選擇情況，組織采購談判。采購談判應至少有兩名采購人員參加，并做好談判記錄。采購談判的內容包括采購物資的規格、型號、數量、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。采購人員應在談判中爭取有利的采購條件，維護公司利益。談判達成一致后，采購人員起草采購合同，合同內容應符合法律法規和公司要求，明確雙方的權利和義務。采購合同報采購部門負責人審核，采購部門負責人對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審核，簽署意見后報法務部門審核。法務部門對采購合同進行法律審核，提出法律意見。采購人員根據審核意見對合同進行修改完善，報分管領導審批。分管領導對采購合同進行審批，批準后的采購合同由采購部門與供應商簽訂。5.采購合同執行與跟蹤采購部門將簽訂的采購合同副本分發給需求部門、質量部門、財務部門等相關部門，各部門按照合同要求做好相應工作。采購部門負責跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。質量部門按照合同要求和相關標準對采購物資進行檢驗和驗收，如發現質量問題，及時通知采購部門與供應商協商解決。財務部門根據采購合同和驗收報告，辦理采購付款手續。采購合同執行過程中如出現變更、解除等情況，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂相關補充協議或變更協議，報分管領導審批后執行。6.采購驗收與入庫采購物資到貨后，采購部門通知質量部門進行驗收。質量部門按照合同要求和相關標準對采購物資的數量、規格、型號、質量等進行檢驗和驗收。驗收合格的采購物資，質量部門出具《驗收報告》，采購部門組織辦理入庫手續。入庫時，倉庫管理人員應核對采購物資的名稱、規格、型號、數量等與《驗收報告》和采購合同是否一致，并做好入庫記錄。驗收不合格的采購物資，質量部門出具《不合格報告》，采購部門應及時與供應商聯系，協商退貨、換貨或補貨等事宜，并跟蹤處理結果。7.采購付款采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等內容，并提交部門負責人審核。部門負責人對付款申請的真實性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據公司資金狀況和采購合同約定，對付款申請進行審批。財務部門收到經審批的《付款申請表》后，按照公司財務制度和相關規定辦理付款手續。付款時，財務部門應核對采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，確保付款金額準確無誤。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家法律法規和公司相關規定進行，包括發布招標公告、資格預審、發售招標文件、開標、評標、定標等環節。2.競爭性談判采購對于采購時間緊迫、采購需求規格和技術要求復雜、市場競爭不充分的采購項目，采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應邀請不少于三家符合資格條件的供應商參加談判，通過談判確定成交供應商。3.詢價采購對于采購金額較小、采購需求規格和技術要求明確、市場競爭充分的采購項目，采用詢價采購方式。詢價采購應向不少于三家符合資格條件的供應商發出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照公司相關規定進行審批，并與供應商進行充分協商，確保采購價格合理、質量可靠。五、采購預算管理1.采購預算編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購金額等內容，并按照公司預算管理要求進行分類、匯總。采購預算編制過程中，采購部門應與需求部門、財務部門等相關部門進行溝通協調，確保采購預算的合理性和準確性。采購預算報采購部門負責人審核，采購部門負責人對采購預算的可行性、合理性進行審核，簽署意見后報財務部門審核。財務部門對采購預算進行審核，結合公司資金狀況和整體預算安排，提出審核意見。采購部門根據審核意見對采購預算進行修改完善，報分管領導審批。分管領導根據公司實際情況和發展戰略，對采購預算進行審批，批準后的采購預算作為采購工作的控制依據。2.采購預算執行采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購工作，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整程序進行審批。財務部門負責對采購預算執行情況進行監控和分析，定期向公司領導匯報采購預算執行情況。如發現采購預算執行偏差較大，應及時查明原因，并采取有效措施進行糾正。3.采購預算考核公司建立采購預算考核制度，對采購部門和相關人員的采購預算執行情況進行考核。考核指標包括采購預算完成率、采購成本節約率、采購物資質量合格率等。采購預算考核結果與采購部門和相關人員的績效掛鉤，對采購預算執行情況優秀的部門和人員給予獎勵，對采購預算執行情況較差的部門和人員進行處罰。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險因素，采購部門應評估其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解市場價格波動、供應情況等信息，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式規避市場風險。供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評價和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作，與供應商簽訂風險分擔協議，降低供應商違約風險。質量風險應對措施：嚴格采購物資質量標準，加強質量檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證承諾，對質量不合格的采購物資及時進行處理，降低質量風險。合同風險應對措施：加強采購合同管理，嚴格合同審批流程，確保合同條款合法、完整、準確，明確雙方權利和義務，加強合同執行跟蹤，及時處理合同糾紛，降低合同風險。法律風險應對措施：加強法律意識，在采購活動中遵守法律法規，咨詢法務部門意見，對重大采購項目進行法律審核，防范法律風險。3.風險監控與預警采購部門應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。設立風險預警指標，如采購成本偏差率、供應商違約率、采購物資質量不合格率等，當風險預警指標達到設定的閾值時，及時發出預警信號，采取相應的風險應對措施。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應廣泛收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。采購信息收集渠道包括網絡平臺、行業協會、供應商提供、市場調研等。2.采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。定期對采購信息進行分析，為采購決策提供依據。分析內容包括市場價格走勢分析、供應商績效分析、采購成本分析等。3.采購信息共享采購部門應與需求部門、質量部門、財務部門等相關部門共享采購信息，確保各部門及時了解采購活動進展情況。建立采購信息共享平臺，實現采購信息的實時傳遞和共享。八、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內，是否實現了成本節約。采購質量：評估采購物資的質量是否符合要求，質量合格率是否達到目標值。交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨及時率是否達到目標值。供應商管理：評估供應商的選擇、評價、考核等管理工作是否有效，供應商滿意度是否達到目標值。采購效率：評估采購流程的執行效率，如采購計劃制定、采購合同簽訂、采購物資驗收等環節的時間是否合理。2.評估方法定量評估：通過對采購成本、采購質量、交貨期等指標進行量化分析，計算評估得分。定性評估：通過對供應商管理、采購效率等指標進行定性評價，如優秀、良好、合格、不合格等。綜合評估：將定量評估和定性評