qj設計文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司設計文件的管理，確保設計文件的完整性、準確性、規范性和可追溯性，提高設計質量和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與設計文件相關的部門和人員，包括但不限于設計團隊、項目管理團隊、質量控制部門、生產部門等。（三）設計文件定義本制度所指設計文件是指在公司產品或項目設計過程中產生的各類文檔，包括但不限于設計圖紙、技術規范、設計計算書、設計說明、項目計劃、變更記錄等。（四）管理原則1.統一管理原則：設計文件由公司指定的部門進行統一管理，確保文件的一致性和規范性。2.分級負責原則：根據設計文件的重要性和涉及范圍，明確各級部門和人員的職責，確保文件管理工作的有效落實。3.流程規范原則：建立設計文件從編制、審核、批準、發放、使用、變更到歸檔的全過程規范流程，確保文件管理工作有序進行。4.安全保密原則：加強設計文件的安全保密管理，防止文件泄露，保護公司的知識產權和商業秘密。二、設計文件的分類與編號（一）分類1.產品設計文件：包括產品整體設計方案、零部件設計圖紙、裝配圖、技術要求等，用于指導產品的生產制造。2.項目設計文件：針對特定項目的設計文件，如工程項目的初步設計、施工圖設計文件等，包括項目規劃、設計圖紙、技術規格書、項目預算等。3.工藝設計文件：涉及產品制造工藝的文件，如工藝流程圖、工藝卡片、操作規程等，用于指導生產過程中的加工操作。4.質量控制設計文件：與產品質量控制相關的文件，如質量檢驗標準、檢驗規程、質量控制計劃等，確保產品符合質量要求。5.其他設計文件：如設計變更文件、技術交流文件、設計總結報告等。（二）編號設計文件應進行統一編號，以便于識別、管理和查詢。編號規則如下：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][順序號]其中：1.公司簡稱：取公司名稱的首字母縮寫，如“QJ”代表本公司。2.文件類別代碼：根據文件分類設置相應代碼，如“PD”代表產品設計文件，“PJ”代表項目設計文件，“GY”代表工藝設計文件，“ZL”代表質量控制設計文件，“QT”代表其他設計文件。3.年份：文件編制年份的后兩位數字，如“23”代表2023年。4.順序號：按照文件編制的先后順序依次編號，從001開始。例如：QJPD23010，表示本公司2023年編制的第10號產品設計文件。三、設計文件的編制（一）編制職責1.設計團隊：負責按照項目要求和相關標準規范，進行設計文件的具體編制工作，確保文件內容準確、完整、清晰。2.項目負責人：組織協調設計文件的編制工作，審核設計文件的完整性和準確性，對設計文件的質量負責。3.相關部門人員：根據需要提供必要的技術支持和資料，協助設計團隊完成設計文件的編制。（二）編制要求1.符合標準規范：設計文件應嚴格遵循國家、行業及公司內部的相關標準規范進行編制，確保文件的規范性和通用性。2.內容完整準確：設計文件應包含項目所需的全部信息，數據準確無誤，文字表述清晰，圖表繪制規范。3.邏輯清晰連貫：設計文件的章節結構應合理，內容組織應符合邏輯，各部分之間應相互協調、連貫。4.語言規范簡潔：使用規范的專業術語和語言表達，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯，文字簡潔明了，易于理解。（三）編制流程1.任務分配：項目負責人根據項目需求和團隊成員的專業能力，將設計文件編制任務分配給具體的設計人員。2.資料收集：設計人員收集與項目相關的各類資料，包括市場需求、技術資料、同類產品信息等，為設計文件的編制提供依據。3.初稿編制：設計人員按照編制要求和任務分工，進行設計文件的初稿編制工作，確保初稿內容完整、格式規范。4.內部審核：設計人員完成初稿后，提交給項目負責人進行內部審核。項目負責人組織相關人員對設計文件的內容、格式、準確性等進行審核，提出修改意見。5.修改完善：設計人員根據審核意見對設計文件進行修改完善，形成送審稿。6.審核批準：送審稿提交給質量控制部門和相關領導進行審核批準。質量控制部門重點審核設計文件的質量控制要求是否滿足，相關領導對設計文件的整體質量和合規性進行審批。審核批準通過后，設計文件方可進入發放環節。四、設計文件的審核與批準（一）審核職責1.項目負責人審核：對設計文件的完整性、準確性、與項目要求的符合性進行全面審核，確保設計文件能夠滿足項目需求。2.專業審核人員審核：由相關專業的技術人員對設計文件中涉及本專業的內容進行審核，重點審核技術方案的合理性、可行性和安全性。3.質量控制部門審核：質量控制部門對設計文件的質量控制要求、檢驗標準等進行審核，確保設計文件符合質量管理體系的要求。（二）審核內容1.規范性審核：檢查設計文件的格式、編號、字體、圖表等是否符合公司規定的標準規范。2.準確性審核：核對設計文件中的數據、計算公式、技術參數等是否準確無誤，與相關標準規范和設計要求是否一致。3.完整性審核：審查設計文件是否涵蓋了項目所需的全部內容，各部分之間的邏輯關系是否清晰，有無遺漏或矛盾之處。4.合理性審核：評估設計文件中的技術方案、工藝流程、材料選用等是否合理，是否具有可操作性和經濟性。5.合規性審核：確認設計文件是否符合國家、行業及公司內部的法律法規、政策標準等要求。（三）批準職責設計文件經審核通過后，由公司主管領導進行批準。主管領導對設計文件的整體質量、合規性和對公司業務的影響進行最終審批，簽署批準意見。（四）審核批準流程1.設計人員提交審核申請：設計人員完成設計文件初稿編制后，填寫審核申請表，連同設計文件一并提交給項目負責人。2.項目負責人組織審核：項目負責人收到審核申請后，組織相關審核人員對設計文件進行審核。審核人員在規定時間內完成審核工作，并填寫審核意見表。3.設計人員修改完善：設計人員根據審核意見對設計文件進行修改完善，再次提交審核申請。4.質量控制部門審核：質量控制部門對修改后的設計文件進行審核，重點關注質量控制要求的落實情況。5.主管領導批準：經質量控制部門審核通過的設計文件，提交給主管領導進行批準。主管領導簽署批準意見后，設計文件正式生效。五、設計文件的發放（一）發放職責1.文件管理部門：負責設計文件的統一發放工作，建立設計文件發放臺賬，記錄文件的發放對象、發放時間、文件版本等信息。2.項目負責人：根據項目實施需要，向相關部門和人員申請設計文件的發放，并確保文件發放的準確性和及時性。（二）發放范圍設計文件的發放范圍根據項目需求和公司規定確定，一般包括項目團隊成員、生產部門、質量控制部門、采購部門、售后服務部門等相關人員。（三）發放方式1.紙質文件發放：對于需要紙質文件的部門和人員，文件管理部門按照發放清單進行打印、裝訂，并發放紙質文件。同時，在發放臺賬上記錄發放情況。2.電子文件發放：通過公司內部網絡平臺或指定的文件共享系統，將設計文件的電子版本發放給相關人員。文件管理部門在發放臺賬上記錄電子文件的下載鏈接或共享路徑等信息。（四）發放流程1.申請發放：項目負責人根據項目實施進度和人員需求，填寫設計文件發放申請表，注明發放文件的名稱、版本、發放對象等信息，提交給文件管理部門。2.文件管理部門審核：文件管理部門收到發放申請表后，對申請信息進行審核，確認文件的有效性和發放范圍的合理性。3.發放操作：審核通過后，文件管理部門按照發放方式進行文件發放。對于紙質文件，安排專人進行打印、裝訂和發放；對于電子文件，設置相應的權限并提供下載鏈接或共享路徑。4.記錄存檔：文件管理部門在發放完成后，及時更新設計文件發放臺賬，并將發放申請表及相關記錄進行存檔，以備查閱。六、設計文件的使用與保管（一）使用要求1.使用人員應妥善保管設計文件，不得隨意轉借、復印、傳播或丟失。如因工作需要借閱他人，應辦理相關借閱手續，并在規定時間內歸還。2.嚴格按照設計文件的要求進行操作，不得擅自修改、變更設計文件內容。如發現設計文件存在錯誤或不合理之處，應及時反饋給文件管理部門或相關設計人員。3.在使用過程中，應注意保護設計文件的完整性和保密性，防止文件損壞、污損或泄露。對于涉及公司商業秘密的設計文件，應采取相應的保密措施。（二）保管職責1.文件管理部門：負責設計文件的集中保管工作，建立專門的文件檔案室或電子文檔存儲系統，確保文件的安全存放和有效管理。2.各部門：負責本部門使用的設計文件的保管工作，指定專人負責文件的收集、整理和存放，確保文件的完整性和可查閱性。（三）保管方式1.紙質文件保管：文件管理部門對紙質設計文件進行分類、編號、裝訂后，存放在專門的文件檔案室。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，定期對文件進行檢查和維護，確保文件的質量不受影響。2.電子文件保管：電子設計文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。同時，建立電子文件的索引目錄和權限管理機制，方便文件的查找和使用，確保電子文件的安全性和保密性。（四）保管期限設計文件的保管期限根據文件的性質和重要程度確定，一般分為長期保管和短期保管。1.長期保管文件：涉及公司核心技術、知識產權、重大項目等重要設計文件，保管期限為[X]年。2.短期保管文件：一般性的設計文件，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，由文件管理部門組織相關人員對設計文件進行鑒定，根據鑒定結果決定是否銷毀或繼續保存。七、設計文件的變更管理（一）變更原因1.設計錯誤或缺陷：在設計文件審核、使用過程中發現的設計錯誤、不合理之處或不符合相關標準規范的情況。2.項目需求變更：由于項目目標、功能、性能等方面的調整，導致設計文件需要進行相應變更。3.技術發展或工藝改進：隨著行業技術的發展和工藝水平的提高，原設計文件中的技術方案或工藝流程需要進行優化。4.法律法規或政策調整：國家、行業相關法律法規、政策標準的變化，要求設計文件進行相應修改。（二）變更流程1.變更申請：當需要對設計文件進行變更時，由提出變更的部門或人員填寫設計文件變更申請表，詳細說明變更的原因、內容、影響范圍等信息，并提交給項目負責人。2.評估審核：項目負責人收到變更申請表后，組織相關人員對變更內容進行評估審核。評估審核的內容包括變更的必要性、可行性、對項目進度和成本的影響等。審核通過后，將變更申請表提交給設計人員進行變更設計。3.變更設計：設計人員根據變更申請表的要求，對設計文件進行修改完善，形成變更后的設計文件初稿。4.審核批準：變更后的設計文件初稿按照設計文件的審核批準流程進行審核批準。審核批準通過后，方可實施變更。5.文件更新與發放：文件管理部門根據批準的變更文件，對原設計文件進行更新，并按照發放流程將更新后的設計文件發放給相關部門和人員。同時，在設計文件發放臺賬和變更記錄中注明變更情況。（三）變更記錄對設計文件的每次變更都應進行詳細記錄，包括變更日期、變更內容、變更原因、變更申請人、審核批準情況等信息。變更記錄應與設計文件一同保存，以便于追溯和查詢。八、設計文件的歸檔管理（一）歸檔范圍項目結束后，所有與項目相關的設計文件都應進行歸檔，包括但不限于設計圖紙、技術規范、設計計算書、設計說明、項目計劃、變更記錄、審核批準文件等。（二）歸檔職責1.項目負責人：負責組織項目設計文件的歸檔工作，確保文件的完整性和準確性，并按照歸檔要求進行整理和分類。2.文件管理部門：負責接收項目負責人提交的歸檔文件，進行審核、編號、裝訂等歸檔處理，并將歸檔文件妥善保管。（三）歸檔流程1.整理分類：項目負責人在項目結束后，組織相關人員對設計文件進行整理分類，按照文件的類別、編號、時間順序等進行排列，確保文件的系統性和完整性。2.編制目錄：根據整理分類后的設計文件，編制歸檔文件目錄，詳細列出文件的名稱、編號、日期、頁數等信息，以便于查閱和檢索。3.提交歸檔：項目負責人將整理好的設計文件和編制好的歸檔文件目錄一并提交給文件管理部門。4.審核歸檔：文件管理部門對提交的歸檔文件進行審核