企業軟件使用管理制度一、總則（一）目的為規范公司軟件的使用，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用的各類軟件，包括但不限于辦公軟件、業務系統軟件、財務軟件、設計軟件等。（三）基本原則1.合法合規原則：軟件的使用必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.安全保密原則：確保公司信息在軟件使用過程中的安全，防止信息泄露。3.合理使用原則：員工應根據工作需要合理使用軟件，避免資源浪費。4.責任追究原則：對違反軟件使用規定的行為進行責任追究。二、軟件采購與選型（一）需求調研1.各部門根據工作實際需求，填寫軟件需求申請表，詳細說明所需軟件的功能、使用范圍、預計使用人數等信息。2.由行政部門牽頭，組織相關部門對軟件需求進行調研和評估，確保需求的合理性和必要性。（二）選型評估1.成立軟件選型小組，成員包括行政部門、技術部門、使用部門等相關人員。2.選型小組根據需求調研結果，對市場上的軟件產品進行選型評估，綜合考慮軟件的功能、性能、價格、售后服務等因素。3.選型小組對候選軟件進行試用或演示，根據試用情況和評估結果，確定最終的軟件采購方案。（三）采購流程1.經公司領導批準后，由行政部門負責軟件采購的具體實施。2.行政部門與軟件供應商簽訂采購合同，明確軟件的功能、價格、服務期限、售后服務等條款。3.軟件采購完成后，行政部門負責組織相關人員進行軟件安裝、調試和培訓，確保軟件正常運行。三、軟件安裝與配置（一）安裝規定1.未經授權，員工不得私自安裝任何軟件。2.由行政部門或技術部門統一安排軟件的安裝，確保安裝過程符合公司安全要求。3.對于需要安裝在個人電腦上的軟件，員工應填寫軟件安裝申請表，經部門負責人批準后，由行政部門或技術部門進行安裝。（二）配置要求1.技術部門根據軟件的功能和公司實際需求，對軟件進行合理配置，確保軟件能夠正常運行。2.軟件配置應遵循安全、穩定、高效的原則，不得隨意更改軟件的配置參數。3.對于涉及公司核心業務的軟件，技術部門應定期進行備份和維護，確保數據的安全性和完整性。四、軟件使用規范（一）日常使用1.員工應按照軟件的操作手冊和使用說明進行操作，不得擅自更改軟件的操作流程和設置。2.員工在使用軟件過程中，如發現軟件出現故障或異常情況，應及時向技術部門報告，不得自行處理。3.員工應妥善保管軟件的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。（二）數據管理1.員工應及時備份軟件中的重要數據，確保數據的安全性和完整性。2.對于涉及公司機密的數據，員工應嚴格按照公司的保密制度進行管理，不得隨意傳播和泄露。3.在軟件使用過程中，員工應注意數據的準確性和一致性，不得擅自修改或刪除數據。（三）多軟件協同使用1.當需要使用多個軟件協同工作時，員工應確保軟件之間的兼容性和數據交互的準確性。2.員工應按照公司的工作流程和規范，合理安排軟件的使用順序和時間，提高工作效率。3.在多軟件協同使用過程中，如出現數據沖突或其他問題，員工應及時向技術部門尋求幫助。五、軟件升級與維護（一）升級計劃1.技術部門應定期對公司使用的軟件進行評估，根據軟件的功能、性能、安全性等因素，制定軟件升級計劃。2.軟件升級計劃應包括升級時間、升級內容、升級風險評估等信息，并報公司領導批準。（二）升級實施1.在軟件升級前，技術部門應進行充分的測試，確保升級過程的安全性和穩定性。2.軟件升級過程中，技術部門應安排專人負責監控，及時處理升級過程中出現的問題。3.軟件升級完成后，技術部門應組織相關人員進行測試和驗收，確保軟件升級后的功能和性能符合要求。（三）維護管理1.技術部門應建立軟件維護檔案，記錄軟件的維護情況和故障處理情況。2.對于軟件出現的故障和問題，技術部門應及時進行處理，確保軟件的正常運行。3.技術部門應定期對軟件進行巡檢，檢查軟件的運行狀態和性能指標，及時發現和解決潛在問題。六、軟件安全管理（一）安全策略1.公司制定軟件安全策略，明確軟件安全的目標、原則和措施。2.軟件安全策略應包括用戶認證、訪問控制、數據加密、安全審計等內容，確保軟件使用過程中的信息安全。（二）用戶認證1.員工在使用軟件時，應使用公司統一分配的賬號和密碼進行登錄。2.對于涉及公司機密的軟件，應采用更加嚴格的用戶認證方式，如數字證書、指紋識別等。（三）訪問控制1.根據員工的工作職責和權限，設置軟件的訪問權限，確保員工只能訪問其工作所需的軟件功能和數據。2.定期對軟件的訪問權限進行審查和調整，確保權限的合理性和有效性。（四）數據加密1.對于涉及公司機密的數據，應采用加密技術進行存儲和傳輸，確保數據的安全性。2.技術部門應定期對軟件的數據加密情況進行檢查和評估，確保加密措施的有效性。（五）安全審計1.建立軟件安全審計機制，對軟件的使用情況進行審計和監控。2.安全審計內容包括用戶登錄記錄、操作記錄、數據訪問記錄等，及時發現和處理安全違規行為。七、軟件培訓與支持（一）培訓計劃1.根據公司軟件的使用情況和員工的需求，制定軟件培訓計劃。2.軟件培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等信息。（二）培訓實施1.由行政部門或技術部門組織軟件培訓，確保培訓的質量和效果。2.培訓方式可以采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式，根據軟件的特點和員工的實際情況選擇合適的培訓方式。3.在培訓過程中，應注重實踐操作，讓員工通過實際操作掌握軟件的使用方法和技巧。（三）技術支持1.技術部門為員工提供軟件使用方面的技術支持，解答員工在使用過程中遇到的問題。2.員工可以通過電話、郵件、即時通訊工具等方式向技術部門尋求技術支持。3.技術部門應及時回復員工的技術支持請求，確保問題得到及時解決。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權私自安裝軟件。2.擅自更改軟件的操作流程和設置。3.將軟件賬號和密碼泄露給他人。4.擅自傳播或泄露公司機密數據。5.違反軟件使用規定，導致公司信息安全事故。6.其他違反軟件使用管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次違反軟件使用規定的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違反軟件使用規定或造成嚴重后果的員工，視情節輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措