嚴格執行合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的訂立、履行、變更、解除等應符合國家法律法規的規定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上協商一致，訂立合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害公司及對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門公司設立合同管理部門，負責合同的統一歸口管理。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實施。2.參與重大合同的談判、起草、審查、簽訂等工作。3.對合同的履行情況進行跟蹤、監督、檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。4.負責合同檔案的建立、保管和歸檔工作。5.定期對合同管理工作進行總結、分析，提出改進措施和建議。（二）業務部門業務部門是合同的承辦部門，負責合同的具體談判、起草、履行等工作。其主要職責包括：1.根據業務需要，提出簽訂合同的申請，并提供相關資料。2.負責與合同對方進行談判，起草合同文本，并提交合同管理部門審查。3.按照合同約定，組織安排生產、運輸、交付等工作，確保合同的全面履行。4.及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現的問題，并協助解決。5.負責本部門合同檔案的收集、整理和移交工作。（三）法務部門法務部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。其主要職責包括：1.參與重大合同的談判、起草、審查等工作，從法律角度對合同條款進行把關。2.對合同履行過程中出現的法律問題進行分析、研究，提出解決方案。3.協助處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務。（四）財務部門財務部門負責對合同的財務條款進行審查，監督合同的資金收付情況。其主要職責包括：1.參與重大合同的審查，從財務角度對合同的付款方式、結算期限、資金安排等條款進行審核。2.負責合同款項的收付工作，嚴格按照合同約定進行資金結算。3.定期對合同的財務執行情況進行分析、統計，及時發現和解決財務風險問題。三、合同的訂立（一）合同立項業務部門根據業務需要，提出簽訂合同的申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、對方當事人、標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式等主要內容，并附上相關背景資料。合同立項申請表經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。（二）合同談判合同立項申請獲得批準后，業務部門應組織相關人員與合同對方進行談判。談判人員應熟悉業務情況，了解合同對方的資信狀況、經營能力和市場信譽等，明確雙方的權利和義務，爭取有利的合同條款。談判過程中，應做好記錄，形成談判紀要。（三）合同起草談判達成一致意見后，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，內容應完整、準確、清晰，避免出現模糊不清、歧義或容易引起糾紛的條款。合同文本應包括以下主要條款：1.當事人的名稱或者姓名和住所。2.標的。3.數量。4.質量。5.價款或者報酬。6.履行期限、地點和方式。7.違約責任。8.解決爭議的方法。（四）合同審查合同起草完成后，業務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審查。合同管理部門應從合同的合法性、合規性、完整性、準確性等方面進行審查，并提出審查意見。同時，合同管理部門應將合同文本送法務部門和財務部門進行審查，法務部門主要審查合同的法律條款，財務部門主要審查合同的財務條款。各部門應在規定的時間內完成審查工作，并出具書面審查意見。（五）合同簽訂經審查通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與合同對方簽訂。簽訂合同前，應核實對方當事人的身份和授權情況，確保簽訂合同的主體合法有效。簽訂合同時，應使用公司統一的合同專用章或公章，并按照規定的流程進行蓋章。合同簽訂后，應及時將合同副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門存檔。四、合同的履行（一）合同交底合同簽訂后，業務部門應組織相關人員進行合同交底，向參與合同履行的人員詳細說明合同的主要內容、雙方的權利和義務、履行要求、注意事項等，確保合同履行人員了解合同精神，明確各自的職責。（二）履行計劃制定業務部門應根據合同約定，制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等，并將履行計劃報合同管理部門備案。履行計劃應具有可操作性，能夠確保合同的按時、全面履行。（三）履行跟蹤與監督合同管理部門應定期對合同的履行情況進行跟蹤、監督和檢查，及時了解合同履行進度，發現問題及時協調解決。業務部門應按照履行計劃組織安排生產、運輸、交付等工作，并及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現的問題。對于重大合同或履行過程中出現的重大問題，合同管理部門應及時向公司領導匯報。（四）變更與解除合同履行過程中，如需變更或解除合同，業務部門應及時提出申請，并填寫《合同變更申請表》或《合同解除申請表》，詳細說明變更或解除合同的原因、內容、對公司權益的影響等。經合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門審查，報公司分管領導或法定代表人審批后，方可辦理合同變更或解除手續。合同變更或解除后，應及時將相關資料送合同管理部門存檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預警合同履行過程中，如發現可能引發糾紛的跡象，業務部門應及時向合同管理部門報告。合同管理部門應組織相關人員對糾紛預警信息進行分析、評估，制定應對措施，防范糾紛的發生。（二）糾紛處理1.協商解決：合同糾紛發生后，業務部門應首先與合同對方進行協商，爭取通過友好協商解決糾紛。協商過程中，應注意收集相關證據，記錄協商過程和結果。2.調解解決：如協商不成，可以申請第三方進行調解。調解可以由合同管理部門組織，也可以委托專業的調解機構進行。調解過程中，應遵循自愿、合法、公正的原則，達成調解協議。3.仲裁或訴訟：如調解不成，可以根據合同約定或法律規定，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合，提供相關證據和資料，維護公司的合法權益。（三）糾紛總結合同糾紛處理完畢后，業務部門應及時總結經驗教訓，分析糾紛產生的原因，提出改進措施和建議。合同管理部門應將合同糾紛處理情況進行整理、歸檔，作為今后合同管理工作的參考。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，業務部門應負責將合同文本及相關資料收集齊全，包括合同立項申請表、談判紀要、審查意見、合同副本、履行過程中的相關文件、變更或解除合同的申請及審批文件、糾紛處理文件等，并及時移交合同管理部門。（二）檔案整理合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂、編目等，確保合同檔案的整齊、規范、有序。（三）檔案保管合同管理部門應設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設施，確保合同檔案的安全。合同檔案應按照類別、年度、編號等進行分類存放，并建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自復制、摘抄、涂改、銷毀合同檔案。查閱完畢后，應及時歸還合同檔案。（五）檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，如需銷毀，合同管理部門應提出銷毀申請，經公司分管領導審批后，按照規定的程序進行銷毀。銷毀合同檔案時，應指定專人負責監銷，并做好銷毀記錄。七、合同監督與考核（一）監督檢查合同管理部門應定期對各部門的合同管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。對發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價公司將合同管理工作納入各部門的績效考核體系，對合同管理工作成績突出的部門和個