企業公司出差管理制度一、總則1.目的為加強公司出差管理，規范出差行為，控制出差費用，提高工作效率，特制定本制度。本制度旨在確保員工出差期間的工作安排合理、有序，同時保障公司利益，促進公司業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要出差的情況。包括但不限于國內出差、國外出差以及因參加會議、培訓、商務洽談、項目調研等原因離開常駐工作地點的臨時性外出。3.基本原則計劃性原則：出差應提前做好計劃，明確出差目的、行程安排、預計出差時間等，經相關領導審批后方可執行。必要性原則：嚴格控制出差次數和時間，確保出差是為了完成公司的重要工作任務，避免不必要的出差。費用合理性原則：出差費用應在合理范圍內支出，遵循勤儉節約的原則，杜絕浪費。同時，要嚴格按照公司規定的報銷標準進行報銷。高效性原則：出差期間應保持高效的工作狀態，合理安排工作時間，確保按時完成工作任務，并及時向公司匯報工作進展情況。二、出差審批1.審批流程員工填寫出差申請表：員工因工作需要出差時，應提前填寫《出差申請表》，詳細注明出差目的地、出差事由、預計出差時間、行程安排等信息。部門負責人審批：部門負責人對員工的出差申請進行審核，重點審查出差事由是否合理、工作安排是否必要、行程是否緊湊等。如同意出差，在申請表上簽署意見并簽字。分管領導審批：分管領導根據部門工作情況和員工出差申請內容，進行進一步審批。對于涉及重要項目、大額費用支出或跨部門協作的出差申請，分管領導需進行嚴格把關。審批通過后，在申請表上簽字。財務部門審核：財務部門對出差申請進行財務審核，主要檢查出差預算是否合理、費用報銷標準是否符合規定等。審核通過后，在申請表上加蓋財務審核章。總經理審批：總經理對所有出差申請進行最終審批。總經理根據公司整體工作安排和資源狀況，綜合考慮出差的必要性和可行性。審批通過后，申請表生效，員工方可按照申請的行程安排出差。2.特殊情況處理如遇緊急情況無法提前提交出差申請，員工應在出差前通過電話或其他即時通訊工具向部門負責人、分管領導和總經理匯報出差事由和預計行程，并在出差返回后的[X]個工作日內補辦出差申請手續。如因特殊原因未能及時補辦申請手續，需提交書面說明，經相關領導批準后方可作為有效申請處理。三、出差行程安排1.行程規劃合理性：員工應根據出差目的和工作任務，合理規劃出差行程。盡量選擇最便捷、高效的交通方式，減少路途時間浪費。同時，要充分考慮各地的交通狀況、天氣情況等因素，預留足夠的彈性時間，以應對可能出現的突發情況。緊湊性：在保證工作任務順利完成的前提下，應盡量壓縮不必要的停留時間，提高出差效率。行程安排應緊湊有序，避免出現行程松散、時間浪費的情況。對于連續出差多個地點的情況，要合理安排路線，減少往返奔波。2.交通預訂機票預訂：原則上應選擇經濟艙機票出行。如需乘坐商務艙或頭等艙，需提前向分管領導說明原因并獲得批準。預訂機票時，應通過公司指定的票務代理或正規的在線票務平臺進行，以確保機票的真實性和合法性。同時，要關注機票價格波動情況，盡量選擇在價格合適時預訂。火車票預訂：根據出差行程和時間要求，合理選擇火車票的車次和座位類型。如需乘坐軟臥或一等座，需按照公司規定的審批流程進行申請。預訂火車票時，可通過12306官方網站或其他正規售票渠道進行。其他交通方式：如因工作需要乘坐長途汽車、租車等其他交通方式，應提前了解相關信息，選擇安全、可靠的交通工具和服務提供商，并按照公司規定辦理相關審批手續。3.住宿安排標準：根據出差目的地的不同，公司制定相應的住宿標準。一般情況下，一線城市的住宿標準為[X]元/晚，二線城市為[X]元/晚，三線及以下城市為[X]元/晚。具體標準可根據實際情況進行調整。員工應在符合住宿標準的前提下，選擇安全、舒適、便捷的酒店或住宿場所。預訂：住宿預訂應通過公司指定的預訂平臺或與公司合作的酒店進行，以確保住宿費用的合規性和安全性。預訂時，應提供真實有效的個人信息，并按照公司要求填寫相關預訂信息。如因特殊情況需要自行預訂住宿，需提前向財務部門報備，并在出差結束后提供正規的住宿發票和相關明細。同性合住：為節約費用，在條件允許的情況下，同性員工應盡量安排合住。如需單人住宿，需提前向分管領導說明原因并獲得批準。四、出差費用標準1.交通費用機票：按照上述機票預訂原則執行，經濟艙機票費用實報實銷。經批準乘坐商務艙或頭等艙的，按照實際發生費用報銷，但不得超過經濟艙全價票的一定比例（如[X]%）。火車票：按照實際購買的車票金額報銷，但軟臥、一等座等超出普通座標準的部分需經審批后報銷。長途汽車票：按照實際發生的票價報銷，但需提供正規車票。市內交通：在出差目的地市內因工作需要乘坐出租車、公交車、地鐵等交通工具的費用，憑有效票據實報實銷。原則上，市內交通費用應控制在一定標準范圍內（如一線城市每天[X]元，二線城市每天[X]元，三線及以下城市每天[X]元）。如因特殊情況超出標準，需說明原因并經審批后方可報銷。2.住宿費用按照上述住宿標準執行，憑正規發票報銷。實際發生的住宿費用低于住宿標準的，按照實際費用報銷；高于住宿標準的，超出部分需由員工自行承擔。如因特殊情況需要超出住宿標準，需提前向分管領導說明原因并獲得批準。3.餐飲補貼補貼標準：公司給予出差員工一定的餐飲補貼，以補貼出差期間的餐飲費用支出。補貼標準為：一線城市每天[X]元，二線城市每天[X]元，三線及以下城市每天[X]元。補貼方式：餐飲補貼隨工資按月發放，不再另行報銷餐飲費用。但如因業務需要發生的招待費用，按照公司的招待費管理制度執行，不在餐飲補貼范圍內。4.其他費用通訊費：出差期間因工作需要發生的通訊費用，憑有效發票實報實銷。如使用公司統一配備的通訊設備，按照公司相關規定執行。辦公用品費：出差期間因工作需要購買的辦公用品，如筆記本、筆、文件袋等，憑有效發票實報實銷，但需在發票上注明用途和明細。其他雜費：如因工作需要發生的郵寄費、快遞費、復印費等其他雜費，憑有效發票實報實銷。五、出差報銷1.報銷憑證要求發票：所有報銷費用必須提供正規的發票，發票內容應與出差事由、費用明細相符。發票應加蓋發票專用章，字跡清晰，不得涂改、偽造。行程單：乘坐飛機、火車等交通工具的，需提供相應的行程單作為報銷憑證。行程單應與發票信息一致，且在規定的報銷期限內。其他憑證：如住宿清單、出租車發票等其他相關憑證，應作為報銷附件一并提供，以證明費用的真實性和合理性。2.報銷流程整理報銷憑證：員工出差結束后，應及時整理出差期間的所有報銷憑證，按照費用類別和時間順序進行分類粘貼，并填寫《出差費用報銷單》。報銷單上應詳細注明出差日期、出差目的地、出差事由、各項費用明細及金額等信息。部門負責人審核：部門負責人對員工的報銷憑證和報銷單進行審核，重點審查出差事由是否真實、費用支出是否合理、報銷憑證是否齊全合規等。審核通過后，在報銷單上簽署意見并簽字。財務部門審核：財務部門對報銷憑證和報銷單進行財務審核，主要檢查費用是否符合公司報銷標準、報銷金額計算是否準確、發票是否真實有效等。審核通過后，在報銷單上加蓋財務審核章。分管領導審批：分管領導根據部門工作情況和報銷內容，對報銷申請進行審批。對于涉及金額較大或重要項目的報銷，分管領導需進行嚴格把關。審批通過后，在報銷單上簽字。總經理審批：總經理對所有報銷申請進行最終審批。總經理根據公司財務狀況和相關規定，綜合考慮報銷的合理性和必要性。審批通過后，報銷申請生效，財務部門方可進行報銷支付。3.報銷期限員工應在出差返回后的[X]個工作日內提交報銷申請，如遇特殊情況需延長報銷期限的，應提前向財務部門說明原因并獲得批準。超過報銷期限的，財務部門有權拒絕受理報銷申請。六、出差期間的工作管理1.工作匯報定期匯報：員工出差期間應定期向部門負責人匯報工作進展情況，一般每周至少匯報一次。匯報方式可采用電話、郵件、即時通訊工具等，匯報內容應包括已完成的工作任務、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。重要事項匯報：對于出差期間遇到的重要事項、突發事件或涉及公司重大利益的問題，應及時向部門負責人、分管領導和總經理匯報，并提出相應的建議和措施。2.工作交接與同事交接：出差前，應與同事做好工作交接，確保相關工作能夠順利進行。交接內容包括未完成的工作任務、重要文件資料、客戶信息、工作流程及注意事項等。交接過程應形成書面記錄，并由交接雙方簽字確認。遠程協作：出差期間，應保持與公司內部同事的密切溝通和協作，及時處理工作中的問題。對于需要遠程協作完成的工作任務，應積極配合同事，提供必要的支持和幫助。3.工作紀律遵守當地法律法規：員工在出差期間應遵守出差目的地的法律法規，尊重當地的風俗習慣，不得從事任何違法違規的行為。遵守公司規章制度：嚴格遵守公司的各項規章制度，維護公司形象和利益。不得利用出差之便謀取私利，不得泄露公司機密信息。按時完成工作任務：按照出差計劃和工作安排，按時、高質量地完成工作任務。不得無故拖延工作進度，如有特殊情況需要調整工作計劃的，應提前向部門負責人匯報并獲得批準。七、出差考勤管理1.考勤記錄以實際出差時間為準：員工出差期間的考勤記錄以實際離開公司常駐工作地點和返回公司常駐工作地點的時間為準。出差期間，按照實際出差天數計算考勤。特殊情況處理：如因出差行程安排導致在正常工作時間內無法返回公司打卡的，應提前向人力資源部門報備，并提供相關證明材料。人力資源部門根據實際情況進行考勤記錄調整。2.請假規定包含在出差申請內：出差申請已包含請假信息，員工無需再另行辦理請假手續。但如出差時間超過原計劃，需提前向部門負責人和人力資源部門說明情況并辦理延長請假手續。未包含在出差申請內：如因個人原因在出差期間需要請假的，應按照公司的請假制度辦理請假手續。請假期間的考勤按照請假制度執行，與出差考勤無關。八、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對員工出差情況進行審計檢查，重點審查出差審批流程是否規范、費用支出是否合理合規、工作任務是否按時完成等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。2.財務監督財務部門負責對出差費用報銷進行審核監督，嚴格按照公司報銷標準和財務制度進行報銷支付。對于不符合規定的報銷申請，有權拒絕報銷，并要求