自來水公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)自來水公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于自來水公司各部門及全體員工在資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)資料的整體規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類管理原則按照資料的來源、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，便于資料的整理、存儲(chǔ)和查找。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保資料的安全與保密，防止資料泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則在確保資料安全和保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，優(yōu)化資料管理流程，提高資料的利用效率。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司下發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職資料、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。3.工程技術(shù)類：自來水工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類：水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、供水管網(wǎng)運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。5.財(cái)務(wù)資料類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算決算資料等。6.客戶服務(wù)類：客戶投訴記錄、用水申請(qǐng)資料、繳費(fèi)信息等。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的識(shí)別和管理，對(duì)各類資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[部門代碼][年份][流水號(hào)]的格式。例如，行政文件類編號(hào)為XZ[2023]001，表示行政部門在2023年產(chǎn)生的第1份文件。具體部門代碼如下：1.行政部：XZ2.人事部：RS3.工程部：GC4.生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部：SC5.財(cái)務(wù)部：CW6.客戶服務(wù)部：KF三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)資料的日常整理和保管。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料，應(yīng)及時(shí)收集、分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料管理部門資料管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各類資料收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門資料收集情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）收集要求1.及時(shí)性資料產(chǎn)生后，責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將資料收集齊全，不得延誤。對(duì)于重要緊急資料，應(yīng)立即收集并上報(bào)。2.完整性收集的資料應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，包括相關(guān)文件、記錄、報(bào)表、圖表等，確保資料能夠全面反映業(yè)務(wù)真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確性資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算無(wú)誤，簽字蓋章齊全。對(duì)于存在疑問或不準(zhǔn)確的資料，應(yīng)及時(shí)核實(shí)更正。（三）整理要求1.分類清晰按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行詳細(xì)分類，確保同類資料集中存放。2.排序規(guī)范各類資料應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排序，便于查閱和管理。3.標(biāo)識(shí)明確對(duì)每份資料應(yīng)進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)，注明資料名稱、日期、編號(hào)、來源等關(guān)鍵信息。四、資料歸檔（一）歸檔期限1.定期歸檔各部門應(yīng)每月定期將整理好的資料移交至資料管理部門進(jìn)行歸檔。月度歸檔時(shí)間為次月的前[X]個(gè)工作日內(nèi)。2.項(xiàng)目歸檔對(duì)于自來水工程項(xiàng)目，在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目相關(guān)資料整理歸檔。（二）歸檔流程1.資料移交各部門資料整理人員填寫《資料移交清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將資料連同清單一并移交至資料管理部門。2.資料核對(duì)資料管理部門接收資料后，對(duì)照《資料移交清單》對(duì)資料進(jìn)行逐一核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)資料缺失、不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.歸檔存儲(chǔ)核對(duì)無(wú)誤后，資料管理部門按照資料分類和編號(hào)規(guī)則，將資料存入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并更新資料管理臺(tái)賬。五、資料保管（一）保管方式1.紙質(zhì)資料設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。2.電子資料建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保電子資料的安全性和完整性。同時(shí)，對(duì)電子資料進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史沿革等重要資料，實(shí)行永久保管。2.定期保管其他資料根據(jù)其重要性和使用頻率，確定保管期限。保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，到期后經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管檢查1.定期檢查資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料保管情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，每季度進(jìn)行一次全面清查。檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)資料保管情況進(jìn)行抽查，確保資料保管工作規(guī)范有效。六、資料查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，公司內(nèi)部員工可查閱與本人工作相關(guān)的資料。查閱時(shí)需填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，說明查閱目的和資料內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門進(jìn)行查閱。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、審計(jì)、調(diào)查等原因，外部單位需要查閱公司資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱流程1.申請(qǐng)查閱人填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱用途等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需要，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。如申請(qǐng)理由充分，符合查閱規(guī)定，予以批準(zhǔn)，并簽字確認(rèn)。3.查閱登記查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《資料查閱申請(qǐng)表》到資料管理部門進(jìn)行查閱登記。資料管理部門工作人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)資料，并記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱資料名稱等信息。4.查閱使用查閱人應(yīng)在資料管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)事先征得資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱限制1.保密資料限制涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等保密資料，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。2.特殊資料限制對(duì)于一些重要且敏感的資料，如涉及重大項(xiàng)目的核心資料、尚未公開的決策文件等，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格控制范圍和人數(shù)，并采取必要的保密措施。七、資料借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，確需將資料借出使用的，可按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。外部單位原則上不得借閱公司資料，如因特殊情況需要借閱的，必須按照公司相關(guān)規(guī)定經(jīng)嚴(yán)格審批后方可借閱。（二）借閱流程1.申請(qǐng)借閱人填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如認(rèn)為借閱理由合理，符合借閱規(guī)定，簽署意見后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《資料借閱申請(qǐng)表》到資料管理部門辦理借閱登記手續(xù)。資料管理部門工作人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容發(fā)放資料，并收取一定的押金（如需要），同時(shí)記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、數(shù)量、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。4.資料借閱借閱人憑《資料借閱申請(qǐng)表》和本人有效證件領(lǐng)取資料，并在借閱期限內(nèi)妥善保管，不得遺失、損壞或擅自轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱期限資料借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（四）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料。歸還時(shí)，資料管理部門工作人員對(duì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、遺失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。資料歸還后，資料管理部門工作人員在《資料借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并退還押金（如收取）。八、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿已到保管期限且經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的資料，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.資料變更因機(jī)構(gòu)改革、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原相關(guān)資料不再適用或已失去效力的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.資料損壞因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無(wú)法修復(fù)的資料，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定申請(qǐng)各部門對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行初步鑒定，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明資料名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，提交資料管理部門審核。2.鑒定審核資料管理部門組織相關(guān)人員對(duì)《資料銷毀申請(qǐng)表》及擬銷毀資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及是否符合銷毀條件等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施資料銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等確保資料無(wú)法恢復(fù)的方法。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀記錄資料管理部門對(duì)資料銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門資料管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)各部門資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查資料管理制度的執(zhí)行情況、資料的真實(shí)性和完整性、資料保管的安全性等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)將資料管理工作納入員工績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括資料收集的及時(shí)性和完整性、資料整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性、資料歸檔的按時(shí)率、資料保管的安全性、資料查閱和借閱的合規(guī)性等。2.考核方式考核采用定期考核與不定期檢查相結(jié)合的方式。定期考