嚴格交往涉外管理制度總則管理目的本制度旨在規范公司員工與境外機構、人員的交往行為，確保公司利益不受損害，同時促進公司在國際化業務中的合規運營。通過明確交往原則、規范流程和加強監督，避免因涉外交往不當引發的風險，保障公司的穩健發展。適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于正式員工、勞務派遣人員、實習生等，以及代表公司與境外機構、人員進行交往的所有場景，如商務洽談、業務合作、技術交流、會議活動等。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守中國法律法規以及國際通行規則，確保所有涉外交往活動合法合規。2.利益保護原則：維護公司的商業利益、知識產權和聲譽，防止公司機密信息泄露。3.謹慎性原則：在涉外交往中保持謹慎態度，充分評估潛在風險，制定應對措施。4.對等原則：在與境外機構、人員交往中，遵循對等的原則，確保雙方權利義務相對平衡。交往前準備背景調查1.境外機構信息收集：員工在與境外機構、人員建立交往關系前，應盡可能收集對方的基本信息，包括但不限于公司注冊信息、業務范圍、經營狀況、信用記錄等。可通過公開渠道、商業數據庫、行業報告等方式獲取相關信息。2.人員背景審查：對涉及交往的境外人員進行背景審查，了解其個人履歷、職業背景、社交關系等。如有必要，可委托專業調查機構進行深入調查，避免與有不良記錄或存在潛在風險的人員交往。風險評估1.風險識別：根據交往的目的、內容、方式以及對方的情況，識別可能存在的風險，如政治風險、法律風險、商業風險、信息安全風險等。2.風險分析：對識別出的風險進行分析，評估其發生的可能性和潛在影響程度。針對不同等級的風險，制定相應的應對策略。3.風險報告：將風險評估結果及時報告給上級領導和相關部門，以便公司做出決策。對于重大風險，應啟動專項應對預案，確保涉外交往活動的安全進行。授權審批1.交往申請：員工需填寫《涉外交往申請表》，詳細說明交往的目的、對象、內容、方式、時間、地點等信息，并附上風險評估報告。2.部門審核：所在部門負責人對申請表和風險評估報告進行審核，重點審查交往活動是否符合公司業務需要、是否存在風險以及應對措施是否有效。審核通過后，簽署意見并提交至公司管理層。3.管理層審批：公司管理層根據部門審核意見進行審批，對于涉及重大利益、高風險或超過一定金額的涉外交往活動，需經董事會或相關決策機構批準。審批通過后方可開展交往活動。交往過程管理信息安全管理1.保密協議簽訂：在與境外機構、人員建立交往關系時，應簽訂保密協議，明確雙方的保密義務、保密范圍、保密期限等內容。保密協議應符合中國法律法規的要求，并確保具有可操作性。2.公司機密信息保護：員工在交往過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管公司機密信息，不得擅自向境外機構、人員透露。如需提供相關信息，應按照公司規定的程序進行審批，并采取必要的加密、脫敏等措施。3.信息傳輸安全：在進行信息傳輸時，應優先選擇安全可靠的渠道和方式，如加密郵件、專用網絡等。避免通過公共網絡或不可信的第三方平臺傳輸敏感信息。對于涉及公司核心技術、商業秘密等關鍵信息，應進行加密處理，防止信息泄露。商務活動管理1.商務洽談：在商務洽談過程中，員工應保持專業、誠信的態度，準確傳達公司的意圖和要求。注意談判策略和技巧，避免輕易做出承諾或讓步。如有需要，可邀請公司法律、財務等專業人員參與談判過程，提供必要的支持和建議。2.合同簽訂：簽訂涉外商務合同前，應進行嚴格的合同審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。合同內容應明確雙方的權利義務、交易方式、價格條款、質量標準、違約責任等重要事項。對于涉及國際仲裁或訴訟的條款，應謹慎考慮，并咨詢專業法律意見。合同簽訂后，應妥善保管合同原件，并按照公司規定進行歸檔和跟蹤執行。3.業務合作：在開展業務合作過程中，應與境外合作伙伴建立良好的溝通協調機制，定期召開會議，及時解決合作中出現的問題。加強對合作項目的監督和管理，確保合作項目按照計劃順利推進，達到預期目標。對于合作項目中的知識產權歸屬、利益分配等問題，應在合作協議中明確約定，避免產生糾紛。技術交流管理1.技術交流計劃：制定技術交流計劃，明確交流的內容、方式、參與人員等。技術交流活動應圍繞公司的核心技術和業務需求展開，確保交流的針對性和實效性。2.技術保密：在技術交流過程中，嚴格遵守公司的技術保密制度，對于涉及公司核心技術的資料、數據、成果等，不得擅自向境外機構、人員透露。如需進行技術演示或講解，應提前進行審批，并采取必要的保密措施，如限制參與人員范圍、簽署保密承諾書等。3.知識產權保護：加強對公司知識產權的保護意識，在技術交流中注意識別和防范知識產權風險。對于可能涉及知識產權歸屬的問題，應提前與對方進行溝通協商，明確權利義務關系。如有必要，可通過簽訂知識產權協議等方式，保護公司的知識產權權益。交往后跟蹤與評估跟蹤執行情況1.合同履行跟蹤：對簽訂的涉外商務合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同執行進度，督促雙方按照合同約定履行義務。如發現對方存在違約行為，應及時采取措施，維護公司的合法權益。2.合作項目進展跟蹤：對業務合作項目的進展情況進行定期跟蹤評估，及時解決項目實施過程中出現的問題。根據項目進展情況，調整工作計劃和資源配置，確保項目順利完成。3.信息反饋與溝通：員工應及時向公司反饋涉外交往活動的相關信息，包括交往過程中的經驗教訓、出現的問題及解決方案等。同時，保持與境外機構、人員的溝通渠道暢通，及時了解對方的需求和意見，為公司后續的交往活動提供參考。效果評估1.業務效果評估：對涉外交往活動所帶來的業務效果進行評估，如業務拓展情況、銷售額增長、市場份額提升等。通過對比交往前后的業務數據，分析交往活動對公司業務發展的貢獻程度。2.風險評估復盤：對交往活動中的風險評估結果進行復盤，檢查風險應對措施的有效性。總結經驗教訓，為今后的涉外交往活動提供參考，不斷完善風險評估和應對機制。3.綜合評估報告：根據跟蹤執行情況和效果評估結果，編寫綜合評估報告。報告內容應包括交往活動的基本情況、業務效果、風險評估及應對情況、存在的問題及改進建議等。綜合評估報告經審核后提交給公司管理層，作為公司決策的重要依據。監督與責任追究內部監督1.定期檢查：公司內部審計、合規等部門應定期對涉外交往活動進行檢查，重點審查交往活動是否符合公司制度和法律法規要求，風險防控措施是否有效執行等。2.專項審計：對于涉及重大利益、高風險或有投訴舉報的涉外交往活動，可開展專項審計，深入調查活動的真實情況，發現問題及時整改。3.信息共享：各部門之間應加強信息共享，及時通報涉外交往活動中的相關情況。對于發現的違規行為或潛在風險，應及時采取措施，共同防范風險。責任追究1.違規行為界定：明確員工在涉外交往活動中可能出現的違規行為，如違反保密制度、擅自簽訂合同、泄露公司機密信息等。2.責任追究方式：對于違規行為，根據情節輕重，采取相應的責任追究方式，包括批評教育、警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等。給公司造成經濟損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。3.申訴機制：員工如對責任追究結果有異議，可在規定時間內提出申訴。公司應成立專門的申訴處理機構，對申訴事項進行調查核實，并做出公正的裁決。培訓與宣傳培訓內容1.法律法規培訓：定期組織員工參加涉外法律法規培訓，包括中國法律法規以及國際通行規則、相關行業規范等。使員工了解涉外交往活動中的法律風險和合規要求，提高法律意識。2.公司制度培訓：加強對公司涉外交往管理制度的培訓，確保員工熟悉制度內容和流程要求。培訓應包括制度解讀、案例分析、實際操作指導等，使員工能夠準確運用制度規范自身行為。3.業務技能培訓：根據公司業務需求，開展涉外交往業務技能培訓，如商務談判技巧、跨文化溝通、信息安全管理等。提高員工在涉外交往中的專業能力和綜合素質。宣傳方式1.內部宣傳：通過公司內部網站、宣傳欄、內部刊物等渠道，宣傳公司涉外交往管理制度和相關知識。發布典型案例分析、風險提示等內容，提高員工對涉外交往風險的認識和防范意識。2.培訓宣傳：在培訓過程中，向員工強調遵守制度的重要性，宣傳制度的核心要點和執行要求。通過培訓案例分享，使員工深刻理解制度的實際應用和違規后果。3.溝通交流：加強與員工的溝通交流，及時解答員工在涉外交往過程中遇到的問題。鼓勵員工提出意見和建議，不斷完善公司的涉