酒店促銷活動審批流程規定

酒店促銷活動審批流程規定一、目的為規范酒店促銷活動的策劃、申報與審批流程，確保酒店促銷活動能夠科學、合理、有序開展，充分發揮促銷活動對酒店經營業績提升、品牌形象塑造等方面的積極作用，同時有效控制活動成本與風險，特制定本規定。二、適用范圍本規定適用于酒店各部門發起的所有促銷活動，包括但不限于節日促銷、會員專屬促銷、主題活動促銷、淡季促銷等各類以促進酒店產品銷售、提升客戶滿意度為目的的活動。三、職責分工1.促銷活動發起部門-負責促銷活動的策劃與方案撰寫，詳細闡述活動目標、時間、地點、內容、參與對象、預期效果等關鍵要素。-進行活動成本預算編制，包括直接成本（如物料采購、人員薪酬等）和間接成本（如場地占用、設備損耗等）。-負責與相關部門溝通協調，確保活動涉及的各項資源（如場地、設備、人員等）能夠得到有效支持。-根據審批意見對促銷活動方案進行修改完善，并負責活動的具體執行與跟進。2.市場營銷部-對各部門提交的促銷活動方案進行初步審核，從市場定位、目標受眾、競爭態勢等角度評估方案的合理性與可行性。-協助發起部門對活動方案進行優化，提供市場數據支持與專業建議，確保活動能夠符合市場需求與酒店營銷策略。-負責與外部合作伙伴（如廣告公司、媒體等）的對接與溝通，協調活動宣傳推廣事宜，提升活動的市場影響力。3.財務部-對促銷活動的成本預算進行詳細審核，評估活動的成本效益，確保預算合理、準確，避免不必要的費用支出。-負責活動期間的財務核算與監控，及時反饋活動的實際成本支出情況，對超預算情況進行預警與分析。-從財務風險控制角度對活動方案提出意見與建議，保障酒店資金的安全與合理使用。4.行政部-負責對促銷活動涉及的人力資源進行審核與調配，確保活動有足夠的人員支持，并合理安排人員工作任務。-對活動方案中涉及的行政后勤事項（如場地布置、物資采購等）進行審核，確保活動的后勤保障工作能夠順利進行。-負責協調各部門之間的溝通與協作，及時解決活動籌備與執行過程中出現的跨部門問題。5.管理層-對促銷活動方案進行最終審批，從酒店整體戰略、經營目標、品牌形象等層面綜合評估活動的必要性與可行性。-根據酒店實際情況，對活動的關鍵決策點（如活動主題、預算額度、優惠政策等）進行審定，確保活動符合酒店長期發展利益。四、促銷活動審批流程（一）活動策劃與方案撰寫1.酒店各部門根據經營需求、市場動態或特殊節日等因素，提出促銷活動創意與構想。發起部門應組織相關人員進行深入討論，明確活動目標，如提高客房入住率、增加餐飲銷售額、提升會員活躍度等。2.發起部門負責撰寫詳細的促銷活動方案，方案內容應包括但不限于以下方面：-活動基本信息-活動名稱：簡潔明了且能夠準確反映活動主題與特色，例如“浪漫情人節·酒店情侶特惠套餐活動”。-活動時間：明確活動的起止日期與具體時間段，精確到小時（如涉及特定時間段的優惠活動）。對于跨時間段較長的活動，應注明不同階段的活動重點與優惠政策。-活動地點：詳細說明活動開展的具體地點，包括酒店內的具體場地（如宴會廳、餐廳、會議室等）以及可能涉及的酒店外場地（需注明合作方式與相關事項）。-活動內容與形式-活動概述：用簡潔的語言概括活動的主要內容與形式，讓閱讀者快速了解活動的核心要點。-具體活動安排：按照活動流程詳細描述每個環節的具體內容，如活動開場環節的表演形式、互動環節的游戲規則、優惠環節的具體政策等。對于涉及多種產品或服務組合的活動，應分別闡述各產品或服務的參與方式與優惠細節。-參與對象：明確活動面向的目標客戶群體，如會員、散客、企業客戶等，并說明針對不同客戶群體的差異化策略（如有）。-預期效果：根據活動目標，設定可量化的預期效果指標，如預計客房預訂量增加的百分比、餐飲銷售額的增長幅度、會員注冊數量的預期值等。同時，對活動可能帶來的品牌傳播效果、客戶滿意度提升等方面進行定性描述。-成本預算：詳細列出活動所需的各項成本費用，包括但不限于以下類別：-物料采購成本：如活動宣傳海報、宣傳單頁、禮品、裝飾品等的采購費用。-人員薪酬成本：包括活動策劃人員、執行人員、表演人員、臨時工作人員等的薪酬或勞務費用。-場地布置成本：如場地租賃、舞臺搭建、音響設備租賃、燈光布置等費用。-營銷推廣成本：如廣告投放費用（線上廣告、線下廣告等）、公關活動費用、合作媒體的推廣費用等。-產品或服務成本：如用于促銷的客房、餐飲、娛樂等產品或服務的成本支出。-其他費用：如水電費、運輸費、稅費等不可預見的雜項費用。-每項成本應注明預算金額、預估單價、數量以及計算依據，并匯總得出活動總成本預算。（二）部門內部審核1.促銷活動方案初稿完成后，發起部門應組織內部會議進行審核。會議由發起部門負責人主持，部門內相關人員（如活動策劃人員、執行人員、財務人員等）參加。2.在內部審核會議上，方案撰寫人應詳細介紹活動方案的各項內容，包括活動目標、內容、預算等。參會人員對方案進行深入討論，從不同專業角度提出意見與建議，重點關注以下方面：-活動的可行性：評估活動的策劃是否符合酒店實際運營情況，如場地、設備、人員等資源是否能夠滿足活動需求；活動的時間安排是否與酒店其他重要活動或日常經營工作沖突。-活動的吸引力：分析活動內容與形式是否能夠吸引目標客戶群體，是否具有創新性與獨特性，與競爭對手的類似活動相比是否具有優勢。-成本預算的合理性：對成本預算進行仔細審查，檢查各項費用的估算是否合理，是否存在漏項或高估的情況。同時，評估活動的預期收益是否能夠覆蓋成本支出，確保活動具有良好的成本效益。3.根據內部審核意見，發起部門對活動方案進行修改完善，形成部門內部審核通過的促銷活動方案。（三）提交市場營銷部初步審核1.發起部門將內部審核通過的促銷活動方案提交給市場營銷部。提交的方案應包括完整的活動策劃書、成本預算表以及相關的市場調研資料（如有）。2.市場營銷部在收到方案后的[X]個工作日內，組織相關人員對方案進行初步審核。審核團隊由市場營銷部經理、市場專員、策劃專員等組成，從市場專業角度對方案進行評估，重點關注以下要點：-市場定位與目標受眾：檢查活動的市場定位是否準確，目標受眾是否明確，活動內容與形式是否符合目標客戶群體的需求與喜好。-市場競爭態勢：分析當前酒店市場的競爭情況，評估該促銷活動與競爭對手近期或同期活動的差異化程度，以及活動在市場中的競爭力。-營銷推廣策略：審查活動的營銷推廣計劃是否合理有效，推廣渠道的選擇是否符合目標客戶群體的媒體接觸習慣，推廣預算的分配是否科學。-品牌形象維護：確保活動方案不會對酒店的品牌形象造成負面影響，活動的主題、宣傳口號、視覺設計等方面應與酒店的品牌定位保持一致。3.市場營銷部根據初步審核意見，與發起部門進行溝通交流。如需要對方案進行修改，市場營銷部應明確提出具體的修改建議與要求。發起部門根據市場營銷部的反饋意見，對活動方案進行進一步修改完善。（四）財務部成本審核1.發起部門將經市場營銷部初步審核通過的活動方案及修改后的成本預算表提交給財務部。2.財務部在收到方案后的[X]個工作日內，對成本預算進行詳細審核。審核內容包括：-預算準確性：檢查各項成本費用的計算依據是否充分，單價與數量的估算是否合理，是否與市場行情相符。對預算中存在疑問的項目，財務部有權要求發起部門提供詳細說明或補充相關資料。-成本效益分析：根據活動的預期效果與預算支出，進行成本效益分析。評估活動是否能夠在實現預期收益的同時，保證酒店的盈利能力。對于成本過高且預期收益不明確的活動，財務部應提出調整建議。-財務風險評估：從財務風險控制角度，審查活動方案是否存在潛在的財務風險，如活動的結算方式是否合理、資金回籠計劃是否明確等。對于可能存在的財務風險，財務部應提出相應的防范措施與建議。3.財務部完成成本審核后，出具成本審核報告，明確表示對成本預算的審核意見（通過、修改后通過或不通過）。如審核意見為修改后通過，財務部應詳細列出需要修改的項目與具體要求。發起部門根據財務部的審核意見，對成本預算進行調整，并將調整后的方案再次提交給財務部確認。（五）行政部資源審核1.發起部門將經財務部審核通過的活動方案提交給行政部。行政部在收到方案后的[X]個工作日內，對活動涉及的人力資源與行政后勤事項進行審核。2.人力資源審核方面：-人員需求評估：根據活動方案的內容與規模，評估所需的各類人員數量、技能要求以及工作時間安排。審查發起部門提出的人員調配計劃是否合理，是否會對酒店其他部門的正常工作造成影響。-人員培訓需求：分析活動是否需要對相關人員進行專門培訓，如活動執行人員、服務人員等。對于有培訓需求的活動，行政部應協助發起部門制定培訓計劃，并確保培訓資源的落實。3.行政后勤事項審核方面：-場地與設備審核：檢查活動所需的場地與設備是否能夠滿足活動要求，場地的使用安排是否合理，設備的配備與維護計劃是否到位。對于需要新增或臨時調配場地與設備的活動，行政部應協調相關部門進行落實。-物資采購與后勤保障：審查活動的物資采購計劃是否合理，物資的采購渠道是否可靠，后勤保障措施是否完善，如餐飲供應、物資運輸、安全保衛等方面的安排。行政部應確保活動期間的物資供應與后勤服務能夠滿足活動需求，保障活動的順利進行。4.行政部根據審核情況，與發起部門進行溝通協調。如發現問題或需要調整的事項，行政部應提出具體的解決方案與建議。發起部門根據行政部的意見，對活動方案進行相應修改與完善。（六）管理層最終審批1.發起部門將經過市場營銷部、財務部、行政部審核通過的促銷活動方案提交給酒店管理層進行最終審批。提交的材料應包括完整的活動策劃書、成本預算表、各部門審核意見及修改說明等。2.管理層在收到方案后的[X]個工作日內，組織相關會議對方案進行審議。參會人員包括酒店總經理、副總經理、各部門負責人等。會議重點從酒店整體戰略、經營目標、品牌形象等層面綜合評估活動的必要性與可行性，關注以下關鍵問題：-戰略一致性：活動是否與酒店的長期發展戰略和年度經營目標相一致，是否有助于提升酒店的市場份額、品牌知名度或客戶忠誠度。-資源配置合理性：綜合考慮酒店的人力、物力、財力等資源狀況，評估活動所需資源的投入是否合理，是否會對酒店其他業務產生不利影響。-風險可控性：分析活動可能面臨的各種風險，如市場風險、財務風險、運營風險等，并審查相應的風險應對措施是否有效。確保活動在風險可控的前提下開展。-品牌影響：評估活動對酒店品牌形象的影響，活動的主題、宣傳內容與方式是否符合酒店的品牌定位與價值觀，是否能夠提升品牌美譽度。3.管理層根據審議結果，對促銷活動方案做出最終審批決定（批準、修改后批準或不批準）。如審批意見為修改后批準，管理層應明確提出修改要求與重點關注事項。發起部門根據管理層的審批意見，對活動方案進行最后的修改完善，并將修改后的方案再次提交給管理層確認。（七）審批結果反饋與存檔1.無論促銷活動方案的最終審批結果如何，行政部都應在審批完成后的[X]個工作日內，將審批結果正式反饋給發起部門。反饋內容應包括審批決定、具體的審批意見與建議等。2.對于批準通過的促銷活動方案，行政部負責將活動方案及相關審核意見進行整理歸檔，建立專門的促銷活動檔案庫。檔案內容應包括活動策劃書、成本預算表、各部門審核意見、管理層審批意見等資料，以便日后查詢與參考。3.對于未批準通過的促銷活動方案，發起部門應根據審批意見進行總結分析，如有必要，可對活動方案進行重新策劃與修改，按照本審批流程再次提交審批。五、特殊情況處理1.對于緊急且必要的促銷活動，因時間緊迫無法按照正常審批流程進行操作的，發起部門應在活動發起前向管理層進行口頭匯報，說明活動的緊急情況、主要內容、預期效果與成本預算等關鍵信息。2.管理層在聽取匯報后，應在[X]小時內做出臨時決策，同意活動開展的，發起部門可先啟動活動，但需在活動開展后的[X]個工作日內補齊相關審批手續，按照本規定的審批流程進行事后審核與備案。3.如遇重大促銷活動或涉及酒店重要戰略決策的活動，管理層可根據實際情況組織專項會議進行深入研討與決策，必要時可邀請外部專家或顧問提供專業意見。此類活動的審批流程可根據實際情況適當延長，但應確保在活動籌備的合理時間內完成審批工作。六、監督與評估1.在促銷活動執行過程中，各相關部門應按照職責分工對活動進行監督。市場營銷部負責監控活動的市場推廣效果與客戶反饋情況；財務部負責跟蹤活動的成本支出與財務狀況；行政部負責協調活動中的人力資源與后勤保障工作，確保活動按計劃順利進行。2.活動結束后，發起部門應在[X]個工作日內對活動進行全面總結評估，撰寫活動評估報告。報告內容應包括活動目標的完成情況、實際成本支出與預算對比分析、活動效果（如銷售額增長、客戶滿意度提升等）、