外購led管理制度總則1.目的為了加強公司對外購LED產品的管理，規范采購流程，確保所采購的LED產品符合公司需求，保證產品質量，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外購LED產品的采購活動，包括但不限于LED燈具、LED顯示屏、LED照明模塊等。3.職責分工采購部門負責根據公司需求，尋找合適的LED供應商，進行詢價、比價、議價等采購前期工作。與供應商簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題。質量部門制定LED產品的質量檢驗標準和檢驗流程。對采購的LED產品進行到貨檢驗和抽檢，確保產品質量符合標準。對不合格的LED產品進行判定和處理，跟蹤整改情況。使用部門提出LED產品的采購需求，明確產品規格、數量、質量要求等。參與對采購的LED產品進行驗收，反饋使用過程中的問題。財務部門審核采購合同，確保合同價格合理，付款條款符合公司財務規定。負責采購款項的支付和賬務處理。采購流程1.需求申請使用部門根據工作需要，填寫《LED產品采購申請表》，詳細注明所需LED產品的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，并提交部門負責人審批。2.采購審批部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性后，簽字批準。對于金額較大或特殊的采購申請，需提交公司分管領導審批。3.供應商選擇采購部門根據審批后的采購申請，通過多種渠道尋找潛在的LED供應商。可以通過網絡搜索、行業推薦、供應商目錄等方式獲取供應商信息，并對供應商進行初步篩選。篩選標準包括但不限于：供應商的信譽和口碑，是否有不良記錄。產品質量，是否通過相關認證，如ISO9001質量管理體系認證等。生產能力和供貨能力，能否按時、按質、按量供應產品。價格水平，是否具有競爭力。售后服務，是否能提供及時有效的售后服務。對篩選出的供應商進行實地考察或要求提供樣品，進一步評估其綜合實力。選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價。4.詢價與比價采購部門向選定的供應商發出詢價函，要求其提供LED產品的報價單，包括產品規格、價格、交貨期、付款方式等詳細信息。收集各供應商的報價后，進行比價分析。比價時不僅要考慮產品價格，還要綜合考慮產品質量、售后服務、交貨期等因素。制作《LED產品比價表》，詳細列出各供應商的報價及相關信息，供采購決策參考。5.議價根據比價結果，采購部門與選定的供應商進行議價。與供應商溝通公司的采購需求和價格期望，爭取更優惠的價格和條款。在議價過程中，要充分了解供應商的成本結構和價格底線，以達成雙方都能接受的價格。6.合同簽訂采購部門根據議價結果，起草采購合同。合同內容應包括但不限于：雙方的基本信息，如名稱、地址、聯系方式等。產品的名稱、規格、型號、數量、價格、總價等。交貨時間、地點和方式。質量標準和驗收方法。付款方式和付款期限。售后服務條款，如質保期、維修、更換等。違約責任和爭議解決方式。采購合同初稿完成后，提交給質量部門、財務部門等相關部門審核。各部門根據職責對合同條款進行審核，提出修改意見。采購部門根據審核意見對合同進行修改完善，確保合同條款合法、合規、合理。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。7.訂單下達采購部門根據簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確產品規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購訂單下達后，及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量生產和交付產品。8.到貨驗收產品到貨前，采購部門通知質量部門和使用部門做好驗收準備。質量部門按照制定的質量檢驗標準和檢驗流程，對到貨的LED產品進行檢驗。檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、電氣參數等方面。使用部門參與驗收過程，對產品的實際使用效果進行初步評估。對于驗收合格的產品，由質量部門出具《LED產品驗收報告》，使用部門在驗收報告上簽字確認。對于驗收不合格的產品，質量部門填寫《不合格品報告》，詳細說明不合格情況，并提出處理意見。采購部門負責與供應商溝通，要求其采取整改措施或更換產品，直至產品驗收合格。質量控制1.質量標準制定質量部門根據公司對LED產品的使用要求和行業標準，制定詳細的LED產品質量檢驗標準。質量檢驗標準應包括產品的外觀、尺寸、性能、電氣參數、可靠性等方面的具體要求。2.檢驗流程進貨檢驗：采購的LED產品到貨后，質量檢驗人員首先對產品的外包裝進行檢查，查看是否有破損、變形等情況。然后按照質量檢驗標準對產品進行抽樣檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續。過程檢驗：對于一些批量生產的LED產品，質量部門應在生產過程中進行抽檢，確保產品質量符合標準。對生產過程中發現的質量問題，及時通知生產部門進行整改。成品檢驗：產品生產完成后，質量部門對成品進行全面檢驗，確保產品質量符合質量檢驗標準和合同要求。只有檢驗合格的產品才能進入倉庫或發貨。3.不合格品處理對于檢驗過程中發現的不合格LED產品，質量部門應立即進行標識和隔離，防止不合格品混入合格品中。質量部門組織相關人員對不合格品進行評審，分析不合格原因，確定處理方式。處理方式包括返工、返修、退貨、讓步接收等。對于返工或返修后的產品，質量部門應重新進行檢驗，確保產品質量符合要求。對于退貨的產品，采購部門負責與供應商協商退貨事宜，并跟蹤退貨進度。對于讓步接收的產品，應明確讓步接收的條件和范圍，并做好記錄。庫存管理1.入庫管理采購的LED產品到貨后，倉庫管理人員根據《LED產品驗收報告》和采購訂單，對產品進行核對驗收。核對無誤后，辦理入庫手續，填寫《LED產品入庫單》，注明產品名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息。將產品按照規定的存儲位置進行存放，確保產品擺放整齊、便于查找。2.庫存盤點倉庫管理人員定期對LED產品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。在盤點過程中，要認真核對產品的數量、規格、型號等信息，發現賬實不符的情況，要及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異報告》。對于盤盈或盤虧的產品，要按照公司的相關規定進行處理。3.庫存預警根據公司對LED產品的使用情況和庫存周轉率，設定庫存預警指標。當庫存數量低于或高于預警指標時，倉庫管理人員及時向采購部門發出庫存預警信息。采購部門根據庫存預警信息，結合公司的生產計劃和采購周期，及時安排采購或調整庫存，確保公司的正常生產和運營不受影響。付款管理1.付款審批采購部門根據采購合同的約定，在產品到貨驗收合格后，填寫《LED產品付款申請單》，注明采購合同編號、產品名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等信息，并提交相關部門審批。財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、付款金額是否準確等。審核通過后，提交公司分管領導審批。對于金額較大的付款申請，需提交公司總經理審批。2.付款方式根據采購合同的約定，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括：貨到付款：產品到貨驗收合格后，一次性支付全部貨款。分期付款：按照合同約定的分期次數和比例支付貨款。銀行承兌匯票：以銀行承兌匯票的方式支付貨款。其他方式：根據雙方協商確定的其他付款方式。3.賬務處理財務部門在完成付款審批后，按照付款方式進行賬務處理。對于貨到付款的情況，在支付貨款后，及時記錄應付賬款的減少和銀行存款的減少。對于分期付款的情況，按照每期付款金額進行賬務處理。對于銀行承兌匯票支付的情況，記錄應付票據的減少和銀行存款的減少。同時，財務部門要及時登記相關的明細賬和總賬，確保賬務記錄準確無誤。供應商管理1.供應商評估采購部門定期對LED供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。評估周期一般為每年一次。根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于表現較差的供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考慮終止合作。2.供應商激勵為了提高供應商的積極性和合作意愿，公司建立供應商激勵機制。對于在產品質量、交貨期、價格等方面表現突出的供應商，給予一定的獎勵，如獎金、榮譽證書、優先合作機會等。同時，加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商會議，分享公司的發展戰略和需求信息，共同探討合作中存在的問題和解決方案，促進雙方的共同發展。3.供應商淘汰對于出現以下情況的供應商，公司將予以淘汰：產品質量連續出現問題，嚴重影響公司生產和運營。交貨期經常延誤，導致公司生產計劃無法按時完成。價格不合理，且拒絕協商調整。售后服務不到位，對公司提出的問題不及時處理。存在商業欺詐行為或其他嚴重違反合同約