外購外協件管理制度一、總則（一）目的為加強公司外購外協件的管理，規范外購外協業務流程，確保外購外協件的質量、交期和成本符合公司要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外購外協件的采購、外協加工及相關管理活動。（三）職責分工1.采購部門負責外購外協件供應商的開發、評估、選擇和管理。制定采購計劃，下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保按時到貨。負責采購合同的簽訂、執行和變更管理。與供應商溝通協調，處理采購過程中的問題和糾紛。2.技術部門提供外購外協件的技術要求和圖紙，參與供應商的技術評審。對外購外協件的質量進行檢驗和驗收，提出質量改進意見。協助解決采購過程中的技術問題。3.質量部門制定外購外協件的檢驗標準和檢驗流程。對外購外協件進行進貨檢驗和試驗，確保質量符合要求。對不合格品進行評審和處理，跟蹤整改情況。參與供應商的質量評估和管理。4.生產部門根據生產計劃，提出外購外協件的需求計劃。協助采購部門進行供應商的選擇和評估。負責外購外協件的到貨接收和入庫管理。反饋外購外協件在生產過程中的質量問題和使用情況。5.財務部門負責審核采購合同的付款條款，辦理采購付款手續。對外購外協件的成本進行核算和分析，提供成本控制建議。參與供應商的價格談判和成本評估。二、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門應根據公司生產經營需求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、質量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況。3.對于符合基本要求的供應商，采購部門組織相關部門進行實地考察，填寫《供應商考察報告》。4.技術部門對外購外協件的技術要求和圖紙進行交底，確保供應商能夠理解并滿足要求。5.質量部門對供應商的質量管理體系進行評估，要求供應商提供相關質量認證文件。（二）供應商評估1.采購部門定期（每年至少一次）對現有供應商進行評估，評估內容包括質量、交期、價格、服務等方面。2.質量部門負責提供供應商的質量評估數據，包括進貨檢驗合格率、退貨率、質量問題投訴等。3.生產部門負責提供供應商的交貨期評估數據，包括按時交貨率、交貨延遲次數等。4.采購部門負責提供供應商的價格評估數據，包括采購價格、價格波動情況等。5.各部門根據評估結果填寫《供應商評估表》，采購部門匯總后進行綜合評估，確定供應商等級。（三）供應商選擇1.根據供應商評估結果，采購部門優先選擇等級高、質量好、交期準、價格合理、服務優的供應商。2.對于重要的外購外協件，應選擇多家供應商進行采購，以降低供應風險。3.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括質量標準、交貨期、價格、付款方式、售后服務等條款。（四）供應商管理1.采購部門定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，及時解決合作過程中出現的問題。2.質量部門定期對供應商進行質量監督和檢查，發現質量問題及時通知供應商整改，并跟蹤整改情況。3.生產部門根據生產計劃變化及時調整對外購外協件的需求，采購部門與供應商協商調整交貨期和數量。4.對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵；對于表現不佳的供應商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消合作資格。三、采購管理（一）采購計劃1.生產部門根據生產計劃，提前[X]天提出外購外協件的需求計劃，明確規格型號、數量、交貨期等要求。2.采購部門根據需求計劃，結合庫存情況，制定采購計劃，明確采購品種、數量、采購時間等。3.采購計劃應經過相關部門審核，確保其合理性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購訂單下達的依據。（二）采購訂單1.采購部門根據采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購品種、規格型號、數量、交貨期、價格、質量標準、包裝要求等內容。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。3.如因生產計劃變更等原因需要變更采購訂單，采購部門應及時與供應商溝通協商，簽訂變更協議，并確保變更后的訂單得到有效執行。（三）采購合同1.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括但不限于以下內容：合同雙方的名稱、地址、聯系方式等。采購品種、規格型號、數量、價格、交貨期等。質量標準、驗收方式及標準。付款方式及期限。違約責任及爭議解決方式。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如技術部門、質量部門、財務部門等，以便各部門按照合同要求進行工作。3.采購合同執行過程中，如發生糾紛，采購部門應及時與供應商協商解決；協商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（四）采購成本控制1.采購部門應通過市場調研、供應商談判等方式，合理控制采購價格，降低采購成本。2.在采購過程中，應充分考慮采購批量、交貨期、付款方式等因素對成本的影響，選擇最優的采購方案。3.財務部門應定期對外購外協件的采購成本進行核算和分析，提出成本控制建議，協助采購部門降低采購成本。四、外協加工管理（一）外協加工計劃1.生產部門根據生產計劃，結合自身生產能力，確定需要外協加工的零部件清單，明確規格型號、數量、加工要求、交貨期等。2.技術部門對外協加工零部件的技術要求和圖紙進行交底，確保外協加工單位能夠理解并滿足要求。3.采購部門根據外協加工計劃，選擇合適的外協加工單位，簽訂外協加工合同。（二）外協加工合同1.外協加工合同應明確雙方的權利和義務，包括加工品種、規格型號、數量、加工價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如技術部門、質量部門、財務部門等，以便各部門按照合同要求進行工作。3.外協加工合同執行過程中，如發生糾紛，采購部門應及時與外協加工單位協商解決；協商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（三）外協加工過程控制1.技術部門應定期對外協加工單位進行技術指導和監督，確保加工過程符合技術要求。2.質量部門應制定外協加工件的檢驗標準和檢驗流程，對外協加工件進行檢驗和試驗，確保質量符合要求。3.采購部門應定期對外協加工單位的加工進度進行跟蹤，及時協調解決加工過程中出現的問題，確保按時交貨。（四）外協加工成本控制1.采購部門應通過與外協加工單位談判等方式，合理控制外協加工價格，降低外協加工成本。2.在選擇外協加工單位時，應充分考慮其加工能力、質量水平、價格等因素，選擇最優的外協加工單位。3.財務部門應定期對外協加工成本進行核算和分析，提出成本控制建議，協助采購部門降低外協加工成本。五、質量控制（一）進貨檢驗1.質量部門制定外購外協件的進貨檢驗標準和檢驗流程，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等。2.外購外協件到貨后，倉庫應及時通知質量部門進行檢驗。質量部門按照檢驗標準和流程對外購外協件進行檢驗，填寫《進貨檢驗記錄》。3.對于檢驗合格的外購外協件，質量部門出具《進貨檢驗合格報告》，倉庫辦理入庫手續；對于檢驗不合格的外購外協件，質量部門出具《進貨檢驗不合格報告》，采購部門負責與供應商協商處理。（二）過程檢驗1.在生產過程中，質量部門應對使用的外購外協件進行定期或不定期的抽檢，確保其質量符合要求。2.對于發現的質量問題，質量部門應及時通知生產部門停止使用，并對不合格品進行隔離和標識。3.采購部門負責與供應商溝通協商，要求供應商對不合格品進行處理或更換。（三）成品檢驗1.產品生產完成后，質量部門按照產品質量標準對成品進行檢驗，確保成品質量符合要求。2.對于檢驗合格的成品，質量部門出具《成品檢驗合格報告》，準予入庫或發貨；對于檢驗不合格的成品，質量部門出具《成品檢驗不合格報告》，生產部門負責對不合格品進行返工或報廢處理。（四）質量改進1.質量部門定期對采購的外購外協件質量情況進行統計分析，找出質量問題的原因和規律。2.針對質量問題，組織相關部門召開質量分析會議，制定質量改進措施，并跟蹤措施的執行情況。3.采購部門應加強對供應商的質量控制，要求供應商采取有效的質量改進措施，提高外購外協件的質量水平。六、交貨期管理（一）交貨期確認1.采購部門在下達采購訂單或簽訂外協加工合同時，應與供應商或外協加工單位明確交貨期，并要求其簽字確認。2.供應商或外協加工單位應按照約定的交貨期按時交貨，如因特殊原因需要延遲交貨，應提前[X]天通知采購部門，并說明延遲原因和預計交貨時間。（二）交貨期跟蹤1.采購部門應建立交貨期跟蹤臺賬，及時記錄采購訂單或外協加工合同的執行情況，包括預計交貨期、實際交貨期等。2.定期對交貨期進行跟蹤檢查，對于即將到期的訂單或合同，及時提醒供應商或外協加工單位按時交貨。3.如發現供應商或外協加工單位可能無法按時交貨，采購部門應及時與對方溝通協商，采取措施確保交貨期不受影響。（三）逾期交貨處理1.對于逾期交貨的供應商或外協加工單位，采購部門應按照合同約定追究其違約責任，如扣除違約金、暫停合作等。2.逾期交貨給公司造成損失的，供應商或外協加工單位應承擔相應的賠償責任。3.采購部門應及時調整生產計劃，減少逾期交貨對公司生產經營的影響。七、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商的發票和送貨單后，應及時核對發票信息和貨物數量、質量等情況。2.核對無誤后，采購部門填寫《付款申請單》，注明采購訂單號、供應商名稱、付款金額、付款方式等內容，并附上發票、送貨單等相關憑證。3.《付款申請單》經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門審核。（二）付款審核1.財務部門收到《付款申請單》后，對其進行審核，主要審核付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、相關憑證是否齊全等。2.如審核通過，財務部門在《付款申請單》上簽字，并按照公司財務制度辦理付款手續；如審核不通過，財務部門應注明原因，退回采購部門重新修改。（三）付款執行1.財務部門根據審核通過的《付款申請單》，安排資金進行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯等，具體付款方式按照合同約定執行。2.付款完成后，財務部門應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式等信息。八、文件管理（一）文件分類1.外購外協件管理文件主要包括采購合同、外協加工合同、采購訂單、進貨檢驗記錄、成品檢驗記錄、供應商評估表、供應商考察報告等。2.按照文件的性質和用途，將其分為合同文件、訂單文件、檢驗文件、評估文件等類別。（二）文件編號1.為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統一編號。編號規則如下：采購合同：CGHT+年份+序號外協加工合同：WXJGHT+年份+序號采購訂單：CGDD+年份+序號進貨檢驗記錄：JH檢驗記錄+年份+序號成品檢驗記錄：CP檢驗記錄+年份+序號供應商評估表：GYSPPG+年份+序號供應商考察報告：GYSPKC+年份+序號2.序號為三位數字，從001開始依次編號。（三）文件歸檔1.采購部門負責采購合同、采購訂單等文件的收集、整理和歸檔；質量部門負責進貨檢驗記錄、成品