企業(yè)文件分配管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司文件分配管理工作，確保文件及時、準(zhǔn)確、安全地傳遞到相關(guān)人員手中，提高工作效率，促進(jìn)公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文件的分配管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)準(zhǔn)確分配到相關(guān)部門或人員，確保信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，確保文件在傳遞過程中的安全性和保密性，防止文件泄露。3.責(zé)任明確原則：明確文件分配過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保文件分配工作有序進(jìn)行。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報告、技術(shù)文檔等。3.財務(wù)文件：財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、費用報銷單等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。（二）文件編號1.公司文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由部門代碼、年份、文件序號組成。2.部門代碼由兩位數(shù)字表示，具體如下：行政部：01財務(wù)部：02人力資源部：03業(yè)務(wù)一部：04業(yè)務(wù)二部：05……3.年份用四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。4.文件序號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。5.示例：行政部2023年第5號文件編號為“012023005”。三、文件分配流程（一）文件起草與審核1.文件起草部門負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）文件審批1.領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)范圍進(jìn)行審批，審批意見包括同意、修改后同意、不同意等。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽后再進(jìn)行審批。（三）文件編號與登記1.文件審批通過后，由行政部負(fù)責(zé)按照文件編號規(guī)則進(jìn)行編號，并在文件分配管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、起草部門、審批領(lǐng)導(dǎo)、文件類型、密級、發(fā)文日期、有效期等。（四）文件印制1.根據(jù)文件審批意見和登記信息，行政部安排文件印制工作。2.文件印制應(yīng)確保質(zhì)量，格式規(guī)范，內(nèi)容清晰。（五）文件分發(fā)1.行政部根據(jù)文件的性質(zhì)和分發(fā)范圍，確定文件的分發(fā)方式，包括紙質(zhì)文件分發(fā)和電子文件分發(fā)。2.紙質(zhì)文件分發(fā)：對于需要發(fā)送給外部單位的文件，由行政部負(fù)責(zé)按照收件地址進(jìn)行封裝、郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)。對于公司內(nèi)部文件，行政部根據(jù)文件分發(fā)清單，將文件分發(fā)給各部門指定的文件接收人。文件接收人應(yīng)在收到文件后在文件分發(fā)登記表上簽字確認(rèn)。3.電子文件分發(fā)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式將電子文件發(fā)送給相關(guān)人員。發(fā)送電子文件時，應(yīng)在郵件主題或系統(tǒng)通知中注明文件名稱和編號，并確保文件內(nèi)容的完整性和可讀性。（六）文件簽收與存檔1.文件接收人收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收，并檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件或需要長期保存的文件，接收部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。3.文件存檔應(yīng)確保文件的安全、完整，便于查閱和使用。四、文件分配管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司文件分配管理制度的制定、修訂和完善。2.負(fù)責(zé)文件的編號、登記、印制、分發(fā)、存檔等工作。3.協(xié)調(diào)各部門之間的文件分配工作，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳遞。4.定期對公司文件分配管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（二）文件起草部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合公司政策和實際工作需要。2.對起草的文件進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。3.配合行政部做好文件的分發(fā)、簽收等工作。（三）文件審批領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對提交的文件進(jìn)行審批，提出明確的審批意見。2.確保審批文件的合法性、合規(guī)性和有效性。（四）文件接收部門及人員職責(zé)1.及時接收分配的文件，對文件進(jìn)行簽收和登記。2.按照公司規(guī)定對文件進(jìn)行妥善保管和使用，不得擅自銷毀或泄露文件內(nèi)容。3.對文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真閱讀和研究，及時反饋文件執(zhí)行過程中存在的問題。五、文件保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，根據(jù)文件密級和工作需要，確定文件的分發(fā)對象。2.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧乐刮募孤丁?.加強(qiáng)對文件存儲場所的安全管理，確保文件存放安全。（二）保密責(zé)任1.文件起草部門、審批領(lǐng)導(dǎo)、接收部門及人員等應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對所接觸的文件內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任。2.如因工作需要查閱、復(fù)制機(jī)密文件，應(yīng)按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.對于違反保密規(guī)定，導(dǎo)致文件泄露的行為，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、文件跟蹤與反饋（一）文件跟蹤1.行政部負(fù)責(zé)對文件的分發(fā)、簽收、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤，確保文件分配工作順利進(jìn)行。2.定期對文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決文件分配過程中存在的問題。（二）文件反饋1.文件接收部門及人員在收到文件后，應(yīng)及時對文件內(nèi)容進(jìn)行研究和處理，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件執(zhí)行情況或反饋意見反饋給文件起草部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.文件起草部門根據(jù)反饋意見，對文件進(jìn)行進(jìn)一步完善或調(diào)整，確保文件的有效性和可操作性。七、文件清理與銷毀（一）文件清理1.行政部定期對公司文件進(jìn)行清理，清理范圍包括已過期、已執(zhí)行完畢、已失效等文件。2.清理文件時，應(yīng)按照文件編號和登記信息進(jìn)行核對，確保清理工作準(zhǔn)確無誤。（二）文件銷毀1.對于需要銷毀的文件，由行政部填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對公司文件分配管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件分配流程的執(zhí)行情況、文件保密管理情況、文件跟蹤與反饋情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件分配管理工作納入部門和個人績效考核