中學后勤采購管理制度一、總則1.目的為了規范中學后勤采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質量，滿足學校教育教學及日常工作需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于中學后勤部門所涉及的各類物資、設備、服務等采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公平對待每一個供應商，不偏袒、不歧視，保證采購結果公正合理。效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。誠信原則：采購各方應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護良好的采購秩序。二、采購組織與職責1.采購領導小組組成：由學校分管后勤工作的領導擔任組長，后勤部門負責人、財務部門負責人、教師代表等為成員。職責負責審議采購計劃和采購預算，確保采購活動符合學校整體規劃和財務狀況。對重大采購項目進行決策，包括采購方式的選擇、供應商的確定等。監督采購過程，協調解決采購過程中出現的重大問題。2.后勤采購部門組成：設采購主管一名，采購專員若干。職責根據學校各部門需求，編制采購計劃，報采購領導小組審批。負責具體采購活動的組織實施，包括市場調研、供應商選擇、采購合同簽訂等。建立采購檔案，妥善保管采購相關文件資料，如采購申請、報價單、合同等。跟蹤采購合同執行情況，協調處理合同履行過程中的問題，確保采購物資按時、按質、按量供應。3.財務部門職責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關。負責采購資金的支付結算，對采購資金的使用情況進行監督檢查。4.使用部門職責根據教學、辦公等實際需要，提出物資設備采購申請，明確采購規格、數量、質量要求等。參與采購過程中的驗收工作，對采購物資的質量、數量等進行確認。對采購物資的使用情況進行反饋，協助采購部門改進采購工作。三、采購計劃管理1.采購需求預測后勤采購部門應定期與各使用部門溝通，了解學校教育教學、辦公等工作的發展趨勢，預測未來一定時期內的物資設備需求。分析學校現有物資設備的庫存狀況，結合教學計劃、設施設備更新計劃等，綜合考慮各種因素，確定合理的采購需求。2.采購計劃編制后勤采購部門根據采購需求預測結果，結合學校預算安排，編制年度采購計劃。年度采購計劃應明確采購項目名稱、規格型號、數量、預算金額、預計采購時間等內容。對于臨時性、緊急性采購需求，使用部門應及時填寫采購申請單，說明采購原因、采購物品明細等，經部門負責人簽字后提交后勤采購部門。后勤采購部門審核后，納入月度采購計劃或專項采購計劃進行安排。3.采購計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購領導小組審議。采購領導小組應從學校整體利益出發，對采購計劃的必要性、合理性、可行性進行審核，重點審查采購預算是否合理、采購項目是否符合學校發展規劃等。經采購領導小組審批通過的采購計劃，由后勤采購部門負責組織實施。如采購計劃需要調整，應重新履行審批程序。四、采購方式1.公開招標適用范圍：一次性采購金額較大、技術規格復雜、市場競爭充分的物資設備采購項目。操作流程后勤采購部門發布招標公告，公告應包括采購項目名稱、采購內容、技術規格、供應商資格要求、投標截止時間、開標時間及地點等信息。供應商報名參加投標，采購部門對報名供應商進行資格預審，確定符合條件的供應商名單。向資格預審合格的供應商發售招標文件，招標文件應明確采購項目的詳細要求、評標標準、合同條款等內容。組織開標、評標會議，由評標委員會按照評標標準對各供應商的投標文件進行評審，推薦中標候選人。采購領導小組根據評標委員會的推薦意見，確定中標供應商，并發布中標公告。與中標供應商簽訂采購合同。2.邀請招標適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。操作流程后勤采購部門根據采購項目特點和供應商信息，選擇若干家符合條件的供應商，向其發出投標邀請書。被邀請供應商按照邀請書要求，在規定時間內提交投標文件。后續開標、評標、定標等環節與公開招標基本相同，但參與投標的供應商數量相對較少。3.競爭性談判適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的項目。操作流程后勤采購部門成立談判小組，談判小組由采購代表和有關專家組成，人數應為三人以上的單數。談判小組制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案條款等。邀請符合資格條件的供應商參加談判，向其發出談判邀請書，并提供談判文件。組織談判會議，談判小組與各供應商進行多輪談判，供應商應根據談判情況進行報價和承諾。談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。操作流程后勤采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采購項目名稱、采購內容、單一來源采購理由等，提交采購領導小組審批。采購領導小組審核通過后，后勤采購部門與單一供應商進行協商，確定采購價格、合同條款等內容。公示單一來源采購情況，公示期不少于五個工作日，接受學校教職工及社會監督。公示無異議后，與供應商簽訂采購合同。5.詢價適用范圍：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。操作流程后勤采購部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，詢價通知書應包括采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間及地點、報價要求等內容。供應商在規定時間內提交報價文件，報價文件應包含報價表、技術規格偏離表、售后服務承諾等。采購部門對各供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。五、供應商管理1.供應商準入后勤采購部門建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息，包括企業名稱、法定代表人、聯系方式、經營范圍、資質證書、業績情況等。制定供應商準入標準，對申請進入信息庫的供應商進行資格審查。準入標準應包括供應商的經營狀況、信譽狀況、產品質量、售后服務能力等方面的要求。對于符合準入標準的供應商，采購部門將其納入供應商信息庫，并進行動態管理。2.供應商評價與考核定期對供應商進行評價與考核，評價周期一般為一年。評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平、合同履行情況等方面。采購部門通過收集使用部門反饋意見、查閱采購合同執行記錄、實地考察等方式獲取供應商評價信息。根據評價結果，對供應商進行分類管理。對于評價優秀的供應商，在后續采購中給予優先考慮；對于評價不合格的供應商，及時從供應商信息庫中剔除，并限制其在一定期限內不得參與學校采購活動。3.供應商激勵與淘汰建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先支付貨款、頒發榮譽證書等，以鼓勵供應商提高服務質量和產品質量。對于出現嚴重質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，按照合同約定進行處罰，并及時淘汰出供應商信息庫。六、采購合同管理1.合同簽訂采購項目確定成交供應商后，后勤采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間及地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，必須由財務部門對合同中的付款條款進行審核，確保付款方式合理、資金安全。采購合同簽訂后，應及時將合同副本送財務部門、使用部門等相關部門備案。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。使用部門應配合采購部門做好合同執行工作，對采購物資進行驗收，并及時反饋驗收結果。如發現采購物資存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應及時與供應商協商解決，必要時可按照合同約定追究供應商的違約責任。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采購合同，采購部門應及時通知供應商，并按照合同約定及相關法律法規辦理解除合同手續。解除合同后，雙方應按照約定進行結算和清理。七、采購驗收管理1.驗收標準采購物資設備的驗收應按照采購合同約定的質量標準、技術規格等進行。如合同未明確約定驗收標準的，應按照國家相關標準、行業標準或通用標準進行驗收。對于一些特殊物資設備，如教學儀器、醫療設備等，還應按照相關專業標準和使用要求進行驗收。2.驗收程序采購物資到貨前，后勤采購部門應通知使用部門做好驗收準備工作。物資到貨后，采購部門組織使用部門、質量檢驗人員等組成驗收小組進行驗收。驗收小組應按照驗收標準對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對和檢驗。驗收合格的物資，驗收小組應出具驗收報告，并在驗收報告上簽字確認。驗收報告應包括采購項目名稱、供應商名稱、物資名稱、規格型號、數量、質量狀況、驗收結論等內容。對于驗收不合格的物資，驗收小組應及時通知供應商進行整改或退換貨處理。供應商整改或退換貨后，應重新組織驗收，直至驗收合格為止。八、采購付款管理1.付款申請采購合同履行完畢，供應商提交付款申請后，后勤采購部門應首先對采購合同執行情況進行審核，確認供應商是否按照合同約定履行了義務。審核無誤后，采購部門填寫付款審批單，注明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發票等相關證明文件，提交財務部門審核。2.付款審批財務部門收到付款審批單后，對付款申請進行嚴格審核。審核內容包括采購合同的合法性、有效性，驗收報告的真實性，發票的合規性，付款金額的準確性等。財務部門審核通過后，按照學校財務管理制度規定的審批流程，提交學校領導審批。經學校領導批準后，財務部門辦理付款手續。3.付款方式采購付款方式應根據采購合同約定執行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。對于金額較大的采購項目，應盡量采用銀行轉賬方式付款，以確保資金安全。在付款過程中，財務部門應嚴格遵守銀行結算紀律，按照規定的付款程序和時間辦理付款業務，不得無故拖延付款。九、采購監督與審計1.內部監督學校設立采購監督小組，由紀檢監察部門人員、教職工代表等組成，負責對采購活動進行全程監督。采購監督小組應定期檢查采購制度的執行情況，對采購計劃、采購方式、供應商選擇、采購合同簽訂、采購驗收等環節進行監督檢查，發現問題及時督促整改。后勤采購部門應主動接受采購監督小組的監督，積極配合監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.審計監督學