企業外部租賃管理制度總則1.目的本制度旨在規范企業外部租賃行為，加強對租賃資產的管理，確保租賃活動合法、合規、有序進行，保障企業資產安全，提高資產使用效益，降低經營風險。2.適用范圍本制度適用于企業所有涉及外部租賃的資產，包括但不限于辦公場地、生產設備、運輸工具、倉儲設施等。3.基本原則合法性原則：租賃活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。效益性原則：通過合理租賃，優化資產配置，提高資產使用效率，實現企業經濟效益最大化。規范性原則：租賃業務流程應規范、透明，確保租賃活動的公正、公平。風險可控原則：充分評估租賃業務中的各類風險，采取有效措施進行防范和控制。租賃計劃管理1.需求提出各部門根據業務發展需要，提前[X]個月向資產管理部門提交外部租賃需求申請，詳細說明租賃資產的名稱、規格、數量、租賃期限、用途等信息，并提供相關業務依據。2.需求審核資產管理部門收到租賃需求申請后，會同財務部門、法務部門等相關部門進行審核。審核內容包括：業務需求的合理性、資產配置的必要性、租賃預算的可行性、法律合規性等。對于重大租賃項目，需提交企業管理層審批。3.租賃計劃制定經審核通過的租賃需求，由資產管理部門匯總編制年度租賃計劃，明確租賃資產的種類、數量、租賃期限、預算金額等，并納入企業年度預算管理。租賃計劃應根據企業業務發展情況和資產狀況進行動態調整。供應商選擇與管理1.供應商篩選建立供應商庫：資產管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。供應商應具備合法經營資質、良好的商業信譽、較強的經濟實力和專業的服務能力。供應商評估：定期對供應商庫中的供應商進行評估，評估內容包括經營狀況、服務質量、價格水平、信用記錄等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于不符合要求的供應商及時淘汰。2.供應商選擇招標采購：對于金額較大、租賃期限較長的租賃項目，原則上采用招標方式選擇供應商。招標過程應嚴格按照國家法律法規和企業相關規定進行，確保公開、公平、公正。競爭性談判：對于一些特殊租賃項目，如技術含量較高、市場競爭不充分等情況，可采用競爭性談判方式選擇供應商。談判過程中應充分比較各供應商的報價、服務方案等，選擇最優供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應嚴格履行審批手續。3.供應商管理合同簽訂：選定供應商后，由企業法務部門會同資產管理部門與供應商簽訂租賃合同。合同應明確雙方的權利義務、租賃資產的名稱、規格、數量、租賃期限、租金及支付方式、維修保養責任、違約責任等條款。履約監督：資產管理部門負責對供應商的履約情況進行監督，定期檢查租賃資產的使用狀況、維修保養情況等。如發現供應商存在違約行為，應及時要求其整改，并按照合同約定追究其違約責任。供應商評價：租賃業務結束后，資產管理部門應對供應商的整體表現進行評價，評價結果作為后續供應商選擇和合作的重要依據。租賃合同管理1.合同起草與審核租賃合同由企業法務部門根據業務需求和相關法律法規起草，確保合同條款合法、合規、完整。合同起草完成后，應提交資產管理部門、財務部門等相關部門進行審核，審核意見反饋至法務部門進行修改完善。重大租賃合同需提交企業管理層審批。2.合同簽訂經審核通過的租賃合同，由企業法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件應及時交至資產管理部門進行歸檔保管，并按照合同約定履行相關義務。3.合同執行與變更合同執行：合同雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。資產管理部門負責跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。合同變更：如因業務需要或其他原因需變更合同條款，應由合同雙方協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件進行歸檔保管。合同變更涉及金額較大或對企業權益有重大影響的，需提交企業管理層審批。4.合同終止與結算合同終止：租賃合同期滿或因其他原因提前終止時，合同雙方應按照合同約定辦理終止手續。資產管理部門負責對租賃資產進行驗收，確保資產完好無損。租金結算：財務部門根據租賃合同約定和實際租賃情況，及時與供應商進行租金結算。結算過程中應嚴格審核相關票據和憑證，確保資金支付安全、準確。租賃資產管理1.資產交付與驗收供應商按照租賃合同約定將租賃資產交付企業時，資產管理部門應組織相關部門進行驗收。驗收內容包括資產的數量、規格、型號、質量、性能等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理資產交接手續，并填寫資產驗收清單。2.資產使用與維護使用管理：各部門負責租賃資產的日常使用管理，應按照操作規程正確使用資產，確保資產安全、正常運行。嚴禁擅自改變資產用途或轉借他人使用。維護保養：資產管理部門應制定租賃資產維護保養計劃，明確維護保養責任人和維護保養周期。定期對租賃資產進行維護保養，確保資產性能良好。對于需要維修的資產，應及時聯系供應商或專業維修機構進行維修，并做好維修記錄。3.資產盤點與清查定期盤點：資產管理部門應定期對租賃資產進行盤點，盤點周期為[X]年。盤點內容包括資產的數量、使用狀況、存放地點等。盤點結束后，編制資產盤點報告，對盤點結果進行分析總結。不定期清查：根據企業管理需要或其他特殊情況，可對租賃資產進行不定期清查。清查結果如發現賬實不符等問題，應及時查明原因，并按照相關規定進行處理。4.資產處置到期處置：租賃合同期滿后，對于不再續租的租賃資產，資產管理部門應根據資產狀況提出處置意見，報企業管理層審批后進行處置。處置方式包括報廢、轉讓、變賣等。提前處置：如因業務調整或其他原因需提前終止租賃合同并處置租賃資產的，應按照上述程序辦理相關手續。處置資產時應遵循公開、公平、公正的原則，確保資產價值最大化。租賃費用管理1.費用預算財務部門根據租賃計劃和租賃合同約定，編制租賃費用預算，明確各項租賃費用的金額、支付時間等，并納入企業年度預算管理。租賃費用預算應嚴格控制，確保不超出企業承受能力。2.費用支付支付申請：各部門根據租賃合同約定，在租金支付日前[X]個工作日向財務部門提交租金支付申請，注明租賃資產名稱、租賃期限、租金金額等信息，并提供相關發票和憑證。支付審核：財務部門收到支付申請后，應嚴格審核相關資料，確保支付金額準確、支付依據合法合規。審核通過后，按照企業資金審批流程進行支付。3.費用核算與分析財務部門應按照財務會計準則對租賃費用進行準確核算，定期編制租賃費用報表，分析租賃費用的構成和變動情況。通過費用分析，為企業優化租賃決策、控制租賃成本提供依據。風險管理1.風險識別與評估風險識別：資產管理部門會同法務部門、財務部門等相關部門，對租賃業務中可能存在的風險進行全面識別，包括市場風險、信用風險、法律風險、操作風險等。風險評估：采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對風險進行分類排序，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時了解租賃資產市場價格波動情況。通過與供應商協商簽訂合理的租金調整條款、采用靈活的租賃期限等方式，降低市場風險對企業的影響。信用風險應對：加強對供應商的信用管理，建立供應商信用檔案，定期評估供應商信用狀況。對于信用狀況不佳的供應商，采取必要的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例等。法律風險應對：加強租賃合同的審核管理，確保合同條款合法合規。聘請專業法律顧問，及時咨詢解決租賃業務中的法律問題，防范法律風險。操作風險應對：建立健全租賃業務操作流程和內部控制制度，加強對租賃業務各環節的管理和監督。提高工作人員的業務素質和風險意識，規范操作行為，減少操作失誤。監督與檢查1.內部審計監督企業內部審計部門定期對租賃業務進行審計監督，檢查租賃業務的合法性、合規性、真實性和效益性。審計內容包括租賃計劃執行情況、租賃合同簽訂與履行情況、租賃資產管理情況、租賃費用支付情況等。對于審計發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監督檢查資產管理部門負責對租賃業務進行日常監督檢查，定期檢查租賃資產的使用狀況、維護保養情況、租金支付情況等。發現問題及時督促相關部門進行整改，確保租賃業務正常運行。3.違規處理對于違反本制度規定