企業外購存貨管理制度總則目的為了加強企業外購存貨的管理，規范外購存貨的采購、驗收、入庫、存儲、發出等環節的操作流程，確保外購存貨的質量、數量符合企業要求，保障企業生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于企業所有外購存貨的采購、驗收、入庫、存儲、發出等管理活動。基本原則1.合法性原則：外購存貨的采購活動必須遵守國家法律法規和企業內部規章制度。2.效益性原則：在保證存貨質量的前提下，努力降低采購成本，提高存貨管理效益。3.準確性原則：確保外購存貨的數量、質量、價格等信息準確無誤，避免因信息錯誤導致的管理風險。4.內部控制原則：建立健全內部控制制度，加強對采購、驗收、存儲等環節的監督和制約，防止舞弊行為。采購管理采購計劃1.需求預測：各部門應根據生產經營計劃、銷售訂單等，結合庫存狀況，定期進行存貨需求預測，并提交給采購部門。2.采購計劃編制：采購部門根據各部門的需求預測，結合市場供應情況、經濟批量等因素，編制年度、季度、月度采購計劃。采購計劃應明確采購存貨的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。3.采購計劃審批：采購計劃編制完成后，應提交給相關部門進行審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門應建立供應商信息庫，對潛在供應商進行調查、評估和篩選。評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.供應商選擇：根據評估結果，選擇合格的供應商，并與之簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括貨物名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.供應商管理：采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。對于表現優秀的供應商，可給予適當的獎勵；對于表現不佳的供應商，應及時采取措施進行改進或淘汰。采購訂單下達1.訂單生成：采購部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購存貨的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等內容。2.訂單審核：采購訂單下達后，應提交給相關部門進行審核。審核內容包括訂單的準確性、合規性、合理性等方面。審核通過后的采購訂單作為采購活動的執行依據。采購過程監控1.進度跟蹤：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行進度，及時掌握供應商的生產、發貨情況。如發現問題，應及時與供應商溝通協調，確保采購任務按時完成。2.質量監控：采購部門應加強對采購存貨質量的監控，要求供應商提供產品質量證明文件，并在到貨后進行檢驗。如發現質量問題，應及時與供應商協商解決，確保采購存貨符合企業要求。驗收管理驗收準備1.驗收人員安排：采購部門應組織相關人員成立驗收小組，負責對外購存貨進行驗收。驗收小組成員應包括采購人員、質量檢驗人員、倉庫管理人員等。2.驗收標準制定：質量檢驗人員應根據采購合同和相關標準，制定驗收標準。驗收標準應明確驗收的項目、方法、合格標準等內容。3.驗收場地準備：倉庫管理人員應提前做好驗收場地的準備工作，確保驗收工作的順利進行。驗收流程1.到貨通知：采購部門在收到供應商的發貨通知后，應及時通知驗收小組進行驗收。2.數量驗收：驗收人員首先對到貨存貨的數量進行清點，核對送貨單與采購訂單的一致性。如發現數量不符，應及時與供應商溝通解決。3.質量驗收：質量檢驗人員按照驗收標準對到貨存貨的質量進行檢驗，包括外觀、規格、性能等方面。如發現質量問題，應及時填寫質量檢驗報告，并與供應商協商處理。4.驗收記錄：驗收人員應詳細記錄驗收過程和結果，包括到貨時間、供應商名稱、存貨名稱、規格、數量、質量情況等內容。驗收記錄應作為存貨入庫的依據。驗收結果處理1.合格處理：經檢驗合格的存貨，驗收小組應出具驗收合格報告，并辦理入庫手續。2.不合格處理：經檢驗不合格的存貨，驗收小組應出具驗收不合格報告，并及時通知采購部門與供應商協商處理。處理方式包括退貨、換貨、補貨等。如因質量問題給企業造成損失的，企業有權要求供應商承擔相應的賠償責任。入庫管理入庫單編制1.入庫單生成：倉庫管理人員根據驗收合格報告，編制入庫單。入庫單應明確存貨的名稱、規格、數量、入庫時間、倉庫名稱等內容。2.入庫單審核：入庫單編制完成后，應提交給相關部門進行審核。審核內容包括入庫單的準確性、完整性等方面。審核通過后的入庫單作為存貨入庫的記賬依據。入庫手續辦理1.貨物搬運：倉庫管理人員組織人員將驗收合格的存貨搬運至指定倉庫，并按照規定的存儲方式進行存放。2.入庫登記：倉庫管理人員根據入庫單，對存貨進行入庫登記，更新庫存臺賬。庫存臺賬應詳細記錄存貨的出入庫情況，包括存貨名稱、規格、數量、出入庫時間、倉庫名稱等內容。存儲管理倉庫規劃1.倉庫布局：企業應根據存貨的特點、存儲要求等因素，合理規劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的區域，如存儲區、分揀區、包裝區、辦公區等。2.存儲方式：根據存貨的性質、特點等因素，選擇合適的存儲方式。存儲方式包括貨架存儲、堆垛存儲、托盤存儲等。對于易燃易爆、有毒有害等特殊存貨，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。庫存盤點1.盤點計劃制定：倉庫管理人員應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法等內容。盤點計劃應提交給相關部門進行審批。2.盤點實施：倉庫管理人員按照盤點計劃組織人員進行庫存盤點。盤點過程中，應認真核對存貨的數量、質量、規格等信息，確保賬實相符。3.盤點結果處理：盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，如實反映盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。對于盤盈、盤虧的存貨，應按照企業相關規定進行處理。庫存安全管理1.安全設施配備：倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備、通風設備等，確保存貨存儲安全。2.安全制度執行：倉庫管理人員應嚴格執行安全制度，加強對倉庫的日常管理。嚴禁無關人員進入倉庫，嚴禁在倉庫內吸煙、明火作業等。3.應急處理預案：企業應制定庫存安全應急處理預案，明確在發生火災、水災、盜竊等突發事件時的應急處理措施。倉庫管理人員應定期組織演練，提高應急處理能力。發出管理領料申請1.領料需求提出：各部門根據生產經營需要，填寫領料申請表，注明領料存貨的名稱、規格、數量、用途等內容。2.領料申請審批：領料申請表提交給相關部門進行審批。審批通過后的領料申請表作為倉庫發貨的依據。發貨流程1.發貨通知：倉庫管理人員收到領料申請表后，應及時通知相關人員進行發貨。2.貨物分揀：倉庫管理人員根據領料申請表，組織人員對存貨進行分揀。分揀過程中，應認真核對存貨的名稱、規格、數量等信息，確保發貨準確無誤。3.發貨記錄：倉庫管理人員根據發貨情況，編制發貨記錄，更新庫存臺賬。發貨記錄應明確發貨時間、領料部門、存貨名稱、規格、數量等內容。發料控制1.限額發料：對于一些重要的存貨，企業可實行限額發料制度。倉庫管理人員應根據生產計劃和消耗定額，對領料數量進行控制，確保存貨的合理使用。2.超限額審批：如因特殊原因需要超限額領料的，領料部門應填寫超限額領料申請表，并提交給相關部門進行審批。審批通過后方可發料。核算與監督存貨核算1.核算方法選擇：企業應根據實際情況，選擇合適的存貨核算方法，如先進先出法、加權平均法、個別計價法等。存貨核算方法一經確定，不得隨意變更。2.賬務處理：財務部門應根據采購發票、入庫單、出庫單等原始憑證，及時進行存貨的賬務處理。賬務處理應準確、及時，確保賬賬相符、賬實相符。內部審計與監督1.審計計劃制定：企業內部審計部門應定期制定審計計劃，對存貨管理情況進行審計監督。審計計劃應明確審計的范圍、內容、方法等。2.審計實施：內部審計部門按照審計計劃組織人員進行審計。審計過程中，應認真審查存貨采購、驗收、入庫、存儲、發出等環節的內部控制制度執行情況，檢查存貨的賬實相符情況，發現問題及時