代理公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同法律行為，減少合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類代理公司簽訂的所有合同，包括但不限于代理銷售合同、代理推廣合同、代理服務合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規，符合國家政策要求。2.平等互利原則。合同雙方的法律地位平等，權利義務對等，不得損害對方利益。3.協商一致原則。合同條款應經雙方充分協商達成一致意見，避免因條款模糊或歧義引發糾紛。4.誠實守信原則。合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務部門發起業務部門根據工作需要，提出與代理公司簽訂合同的申請，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的名稱、內容、金額、期限、對方代理公司信息等。2.法務審核法務部門收到《合同申請表》后，對合同條款進行法律審核，重點審查合同的合法性、合規性、完整性以及雙方權利義務的對等性。如發現問題，及時與業務部門溝通并提出修改意見。3.財務審核財務部門對合同涉及的費用、支付方式、結算周期等財務條款進行審核，確保公司財務利益得到保障。審核通過后在《合同申請表》上簽字確認。4.分管領導審批分管業務的領導對合同進行審批，綜合考慮業務需求、風險因素等，做出批準或不批準的決定。如合同金額較大或涉及重大事項，需提交總經理辦公會審議。5.簽訂合同經上述流程審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與代理公司簽訂合同。簽訂合同時，應仔細核對合同條款，確保與審批后的內容一致。（二）合同條款要求1.合同主體明確雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息，確保主體資格合法有效。2.合同標的詳細描述代理服務的內容、范圍、標準等，避免模糊不清或產生歧義。3.服務期限明確合同的起始日期和終止日期，如有續約條款，應約定續約條件和方式。4.費用及支付方式明確代理費用的金額、支付時間、支付方式（如銀行轉賬、支票等），以及逾期支付的違約責任。5.雙方權利義務清晰界定雙方在合同履行過程中的權利和義務，包括但不限于服務提供、監督檢查、保密義務、知識產權歸屬等。6.保密條款約定雙方對在合同履行過程中知悉的對方商業秘密、技術秘密等予以保密的責任和期限。7.違約責任明確雙方違反合同約定應承擔的違約責任，包括違約金的數額或計算方式、賠償損失的范圍等。8.爭議解決方式約定雙方在合同履行過程中發生爭議時的解決方式，如協商、仲裁或訴訟。（三）合同印章管理1.合同專用章由專人負責保管，設立使用登記臺賬，記錄合同簽訂時間、合同名稱、對方單位、蓋章人等信息。2.使用合同專用章前，必須經過合同審批流程，由授權人簽字批準。未經批準，不得擅自使用合同專用章。3.蓋章時應確保合同內容與審批后的文本一致，蓋章位置準確、清晰。三、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.業務部門負責合同的具體執行，應指定專人跟蹤合同履行情況，及時掌握代理公司的工作進展。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，形成書面報告，向分管領導匯報。如發現問題，應及時采取措施解決，確保合同順利履行。（二）服務質量監督1.建立服務質量監督機制，業務部門應根據合同約定的服務標準，對代理公司的服務質量進行定期檢查和不定期抽查。2.如發現代理公司服務質量不符合合同要求，應及時向其發出整改通知，要求限期整改。整改后仍不符合要求的，可根據合同約定追究其違約責任。（三）溝通協調機制1.建立與代理公司的定期溝通機制，雙方應定期召開會議，匯報合同履行情況，交流工作經驗，協調解決存在的問題。2.在合同履行過程中，如遇重大事項或緊急情況，雙方應及時溝通協商，采取有效措施妥善處理。四、合同變更與解除管理（一）變更條件1.因不可抗力或政策調整等不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續履行或部分無法履行的。2.經雙方協商一致，同意對合同條款進行變更的。3.合同履行過程中，出現原合同約定的變更事項的。（二）變更流程1.提出變更申請由合同執行部門或代理公司提出合同變更申請，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等。2.審核與審批按照合同簽訂流程，對《合同變更申請表》進行法務審核、財務審核和分管領導審批。審批通過后，方可進行合同變更。3.簽訂變更協議雙方就變更事項協商一致后，簽訂書面的合同變更協議，作為原合同的補充文件。變更協議應明確變更的內容、生效時間等條款。（三）解除條件1.合同期滿，雙方不再續約的。2.因不可抗力或政策調整等原因，導致合同無法繼續履行，雙方協商一致解除合同的。3.一方嚴重違反合同約定，另一方根據合同約定或法律規定解除合同的。（四）解除流程1.提出解除申請由合同執行部門或代理公司提出合同解除申請，填寫《合同解除申請表》，說明解除合同的原因、依據等。2.審核與審批按照合同簽訂流程，對《合同解除申請表》進行法務審核、財務審核和分管領導審批。審批通過后，方可解除合同。3.結算與清理合同解除后，雙方應按照合同約定進行結算，清理各自的債權債務。如因解除合同給對方造成損失的，應按照合同約定或法律規定承擔賠償責任。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關附件、審批文件等資料整理齊全，移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的合同檔案進行核對、登記，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行整理，編制檔案目錄。2.將整理好的合同檔案進行分類歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。3.電子檔案應做好備份，防止數據丟失。（四）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、分管領導批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.查閱和借閱合同檔案時，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借或損毀檔案資料。查閱后應及時歸還檔案管理部門。六、合同風險防范與控制（一）風險識別與評估1.定期對合同進行風險識別和評估，重點關注合同主體資格、合同條款、履行能力、違約責任等方面的風險。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，降低合同風險。（二）風險應對措施1.加強合同簽訂前的調查和審核，確保合同對方主體資格合法、信譽良好。2.完善合同條款，明確雙方權利義務，避免模糊不清或歧義條款。3.建立合同履行跟蹤機制，及時發現和解決合同履行過程中的問題。4.加強對代理公司的管理和監督，提高其履行合同的能力和意識。5.購買必要的保險，如履約保險等，降低因對方違約給公司造成的損失。七、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.積極協商原則。發生合同糾紛后，雙方應首先通過友好協商解決問題，盡量避免進入訴訟或仲裁程序。2.依法處理原則。如協商不成，應依據合同約定和相關法律法規，通過合法途徑解決糾紛。（二）糾紛處理流程1.糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據，如合同文本、往來函件、履行記錄等，分析糾紛原因，提出初步處理意見。2.法務部門介入糾紛處理，協助業務部門制定解決方案，提供法律支持和建議。3.根據糾紛的具體情況，選擇協商、仲裁或訴訟等方式解決糾