企業(yè)檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工對公司檔案的借閱管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司內部工作需要。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理室，負責公司各類檔案的集中統一管理。（二）職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則等。3.負責檔案借閱的登記、審批、催還等工作。4.對檔案借閱情況進行統計分析，定期向公司領導匯報。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。三、檔案借閱范圍（一）允許借閱的檔案1.與員工工作相關的一般性業(yè)務檔案，如合同文件、項目資料、業(yè)務報表等。2.經公司領導批準的涉及公司歷史沿革、企業(yè)文化等方面的檔案資料。（二）限制借閱的檔案1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等重要檔案。2.尚未完成歸檔整理或正在進行處理的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定限制查閱的檔案。四、借閱申請與審批（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數量、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.申請表應經所在部門負責人簽字同意，涉及重要檔案或跨部門借閱的，還需報公司分管領導審批。（二）審批流程1.部門負責人審批：對本部門員工的借閱申請進行審核，重點審查借閱目的是否與工作相關、預計歸還日期是否合理等，簽署審批意見。2.分管領導審批：對于涉及重要檔案、跨部門借閱或部門負責人認為需要進一步審核的申請，提交公司分管領導審批。分管領導根據申請內容及公司相關規(guī)定進行審批，決定是否同意借閱。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.重要檔案的借閱期限根據具體情況由分管領導確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，應確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞、遺失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。3.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應進行認真核對，確認無誤后在《檔案借閱申請表》上注明歸還日期，并將申請表歸檔保存。六、借閱檔案的保管（一）借閱人責任1.借閱人應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、涂改、銷毀檔案內容。2.在借閱期間，借閱人應采取必要的措施確保檔案的安全，如防止檔案受潮、防火、防盜等。3.借閱人如需將檔案帶出公司辦公區(qū)域，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關登記手續(xù)。（二）檔案管理部門監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對借閱檔案的保管情況進行檢查，發(fā)現問題及時督促借閱人整改。2.如發(fā)現借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門有權收回所借閱的檔案，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。七、保密規(guī)定（一）借閱人保密義務1.借閱人應對所借閱檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等信息嚴格保密，不得向無關人員透露。2.在借閱檔案過程中，如因工作需要必須使用檔案中的保密信息，應在規(guī)定的范圍內使用，并采取必要的保密措施。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業(yè)務水平。2.檔案管理部門應對檔案庫房及檔案存儲設備采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設備、設置門禁系統、加密存儲等。3.對涉及保密檔案的借閱申請、審批過程及借閱記錄等信息，檔案管理部門應嚴格保密，防止信息泄露。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經批準擅自借閱檔案。2.超過借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。3.轉借他人或擅自復制、摘錄、涂改、銷毀檔案內容。4.違反保密規(guī)定，泄露檔案中涉及的公司機密信息。5.在借閱檔案過程中因保管不善導致檔案丟失、損壞。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應給予口頭警告，并要求借閱人立即改正。2.對于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應發(fā)出書面通知，責令借閱人限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應的經濟處罰，如罰款[X]元等。3.對于嚴重違規(guī)行為，如泄露公司機密信息、造成重大檔案損