京東自營采購管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規范京東自營采購活動，確保采購工作的高效、透明、合規，保障公司利益，滿足業務需求，提高采購質量和效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東自營業務中涉及的所有采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規、公司內部規定以及相關行業規范。2.效益性原則：在確保采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和相關部門的審計。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，確保雙方權益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責采購計劃的制定與執行：根據公司業務需求，結合市場情況，制定合理的采購計劃，并組織實施采購活動。2.供應商管理：開發、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。3.采購談判與合同簽訂：與供應商進行采購談判，簽訂采購合同，明確雙方權利義務，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.采購執行與監控：負責采購訂單的下達、跟蹤、協調，確保采購任務按時、按質、按量完成。對采購過程進行監控，及時發現和解決問題。5.采購成本控制：通過市場調研、談判技巧等手段，降低采購成本，提高采購效益。（二）需求部門1.提出采購需求：根據業務發展需要，準確、及時地向采購部門提出采購需求，包括采購商品的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購過程：協助采購部門進行供應商選擇、采購談判等工作，提供專業意見和建議。3.驗收采購商品或服務：對采購回來的商品或服務進行驗收，確保符合合同要求和業務需求。（三）財務部門1.采購預算審核：對采購部門提交的采購預算進行審核，確保預算的合理性和準確性。2.采購資金管理：負責采購資金的安排和支付，監督采購資金的使用情況，確保資金安全。3.采購成本核算：參與采購成本的核算和分析，提供財務數據支持，協助采購部門進行成本控制。（四）質量控制部門1.制定質量標準：根據公司業務需求和行業標準，制定采購商品的質量標準和驗收規范。2.質量檢驗與監督：對采購商品進行質量檢驗和監督，確保采購商品符合質量標準和合同要求。3.處理質量問題：對采購商品出現的質量問題進行調查和處理，與供應商協商解決方案，保障公司利益。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求收集：采購部門定期收集各需求部門的采購需求，包括年度、季度、月度采購計劃以及臨時采購需求。2.市場分析：采購部門對市場動態、供應商情況、價格走勢等進行分析，結合公司業務發展目標和庫存情況，制定采購計劃初稿。3.計劃審核與調整：采購計劃初稿提交給財務部門進行預算審核，需求部門進行業務需求確認，根據審核意見和實際情況對采購計劃進行調整和完善。4.計劃審批：經審核調整后的采購計劃提交給公司管理層進行審批，審批通過后的采購計劃作為采購執行的依據。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。2.供應商評估：采購部門對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。3.供應商選擇：根據評估結果，采購部門選擇合適的供應商，并與其進行初步溝通和洽談。對于重要采購項目，可組織相關部門進行聯合評審，確定最終供應商。4.供應商準入：采購部門與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方權利義務，辦理供應商準入手續，將供應商信息錄入公司供應商管理系統。5.供應商考核：采購部門定期對供應商進行考核評價，考核指標包括交貨及時性、產品質量、售后服務、價格水平等。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判準備：采購部門在與供應商談判前，應充分了解采購商品的市場價格、質量標準、技術要求等信息，制定談判策略和底線。2.采購談判：采購部門與供應商就采購商品的價格、數量、質量、交貨時間、付款方式、售后服務等條款進行談判，爭取有利的采購條件。談判過程中應做好記錄，確保談判內容清晰、準確。3.合同起草與審核：根據談判結果，采購部門起草采購合同，明確雙方權利義務。合同初稿提交給法務部門進行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。4.合同簽訂：經法務部門審核通過后的采購合同，由采購部門與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，作為采購執行和監督的依據。（四）采購執行與監控1.采購訂單下達：采購部門根據采購合同，在公司采購管理系統中下達采購訂單，明確采購商品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單跟蹤：采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保采購任務按時、按質、按量完成。如遇問題，應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。3.到貨驗收：采購商品到貨前，采購部門應通知質量控制部門和需求部門做好驗收準備。到貨后，質量控制部門按照質量標準和驗收規范對采購商品進行檢驗，需求部門對采購商品的數量、規格、型號等進行核對。驗收合格后，由需求部門在驗收單上簽字確認。4.采購付款：采購商品驗收合格后，采購部門根據合同約定，填寫付款申請單，附上驗收單、發票等相關憑證，提交給財務部門進行審核。財務部門審核通過后，按照公司資金管理制度進行付款。（五）采購結算與報銷1.采購結算：采購部門定期與供應商進行結算，核對采購商品的數量、金額、發票等信息，確保結算準確無誤。結算完成后，采購部門應及時將結算情況反饋給財務部門。2.采購報銷：采購人員在采購過程中發生的差旅費、業務招待費等費用，按照公司報銷制度進行報銷。報銷時應提供相關發票、審批單等憑證，經財務部門審核通過后予以報銷。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺等因素可能導致采購成本增加、采購任務無法按時完成。2.供應商風險：供應商破產、違約、產品質量問題等可能影響公司正常生產經營。3.合同風險：合同條款不明確、合同執行過程中出現糾紛等可能給公司帶來經濟損失。4.內部風險：采購人員違規操作、采購流程不規范等可能導致公司利益受損。（二）風險評估1.定性評估：對識別出的風險進行定性評估，判斷風險的可能性和影響程度，分為高、中、低三個等級。2.定量評估：對于部分重要風險，可采用定量評估方法，如計算風險發生的概率和損失金額，進一步確定風險的嚴重程度。（三）風險應對措施1.市場風險應對：建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格。同時，拓寬采購渠道，優化采購計劃，降低供應短缺風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，定期對供應商進行考核評價，建立供應商淘汰機制。與重要供應商簽訂戰略合作協議，共同應對市場風險。對于可能出現風險的供應商，提前制定應急預案，確保采購任務不受影響。3.合同風險應對：加強合同管理，在合同起草、審核、簽訂過程中嚴格把關，確保合同條款明確、合法、有效。建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。加強與供應商的溝通協調，妥善處理合同糾紛。4.內部風險應對：加強采購人員培訓，提高采購人員的業務水平和職業道德素質。完善采購流程，加強內部監督，建立健全采購責任追究制度，對違規操作的采購人員進行嚴肅處理。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購商品的價格、運輸成本、倉儲成本等，評估采購成本是否控制在預算范圍內，是否實現了采購成本的降低。2.采購質量：考核采購商品的質量是否符合公司要求，是否滿足業務需求，質量合格率是否達到規定標準。3.采購效率：評估采購任務的完成時間是否符合合同要求，采購訂單的處理周期是否合理，是否及時響應需求部門的采購需求。4.供應商管理：考察供應商的交貨及時性、售后服務質量、合作滿意度等指標，評估供應商管理工作的成效。5.合規性：檢查采購活動是否遵守國家法律法規、公司內部規定以及相關行業規范，是否存在違規操作行為。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（如月度、季度、年度）對采購績效進行自我評估，填寫采購績效評估表，提交給上級領導和相關部門。2.綜合評估：由財務部門、質量控制部門、需求部門等相關部門組成評估小組，對采購部門的采購績效進行綜合評估。評估小組根據采購績效評估指標，結合采購部門的工作實際情況，進行打分評價。3.數據分析：通過對采購數據的統計分析，如采購金額、采購數量、采購成本、質量合格率等，評估采購績效的變化趨勢和存在的問題。（三）評估結果應用1.績效獎勵：對于采購績效優秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如獎金、榮譽證書等，激勵采購人員提高工作積極性和工作質量。2.績效改進：對于采購績效不達標的部門和個人，分析原因，制定改進措施，限期進行整改。采購部門應根據評估結果，總結經驗教訓，不斷優化采購流程和管理方法，提高采購績效水平。3.人員晉升與調整：采購績效評估結果作為采購