會務外聯流程管理制度總則目的為規范公司會務外聯工作流程，確保各項會議及對外聯絡活動高效、有序進行，提升公司形象與溝通效果，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的組織安排以及與外部機構、合作伙伴、客戶等的聯絡溝通工作?；驹瓌t1.高效原則：優化流程，減少不必要的環節，確保會議和外聯活動按時、高質量完成。2.專業原則：會務組織和外聯人員應具備專業素養，展現公司良好形象。3.溝通順暢原則：加強內部各部門之間以及與外部相關方的溝通協調，及時解決問題。4.保密原則：涉及公司機密信息的會議和外聯活動，嚴格遵守保密規定。會務流程管理會議籌備1.會議需求發起公司各部門根據工作需要，提前填寫《會議需求申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議議程、預計時長等信息。緊急會議可通過電話、即時通訊工具向行政部門報備需求，事后補填申請表。2.需求審核與協調行政部門收到申請表后，對會議需求進行初步審核，重點審核會議必要性、時間安排合理性以及資源可用性。對于跨部門會議或涉及重要事項的會議，組織相關部門進行協調溝通，確保參會人員能夠按時參與，避免時間沖突。審核通過后，由行政部門確定會議籌備負責人，并安排籌備工作。3.會議通知籌備負責人根據參會人員名單，提前[X]個工作日通過郵件、短信或公司內部通訊軟件等方式發送會議通知。通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程安排、參會要求（如是否需攜帶材料、提前準備匯報內容等）。對于重要會議，可在通知發出后[X]小時內進行電話確認，確保參會人員收到通知并了解相關要求。4.會議資料準備根據會議議程，籌備負責人準備相關會議資料，如會議文件、報告、演示文稿等。資料應確保內容準確、完整，提前打印裝訂成冊（如有需要），并在會議開始前分發給參會人員。對于涉及機密信息的資料，應按照保密規定進行管理，標明密級，限制發放范圍。5.會議場地布置根據會議類型和規模，選擇合適的會議場地，并進行布置。常規會議場地應配備桌椅、投影儀、音響設備、麥克風、白板、筆紙等基本設施，確保正常使用。對于重要會議或有特殊要求的會議，可進行個性化布置，如擺放綠植、懸掛橫幅、設置簽到臺等。在會議開始前[X]小時完成場地布置，并進行設備調試，確保會議能順利進行。6.會議餐飲安排根據會議時長和參會人數，合理安排會議餐飲。提供的餐飲應符合衛生標準，種類搭配合理，滿足不同人員的口味需求。如需安排茶歇，應提前準備好點心、水果、飲品等，并在規定時間擺放在指定區域。會議進行1.簽到管理在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責參會人員簽到。簽到方式可采用紙質簽到、電子簽到等，簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務、簽到時間等信息。對于未按時簽到的人員，及時與相關負責人溝通，了解情況并做好記錄。2.會議記錄與服務安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論要點、決策結果等。記錄應準確、清晰，會后及時整理形成會議紀要，并發送給參會人員及相關部門。會議過程中，服務人員應及時為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務，確保會議環境舒適。關注會議設備運行情況，出現故障及時維修，保障會議正常進行。3.會議主持與組織會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，確保會議按照預定流程有序進行。引導參會人員圍繞主題進行討論，把控會議節奏，避免出現跑題、超時等情況。對于會議中的爭議問題，及時協調溝通，推動達成共識或做出決策。會議結束時，主持人對會議進行簡要總結，明確下一步工作安排。會議后續1.會議紀要跟進會議紀要發送后，相關責任部門應按照紀要內容及時落實工作任務，明確責任人及完成時間節點。行政部門負責對會議紀要的執行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領導匯報進展。對于未按時完成的任務，督促責任部門說明原因，并采取相應的改進措施。2.會議資料歸檔會議結束后，將會議資料進行整理歸檔，包括會議通知、議程、資料、簽到表、會議紀要等。歸檔資料應按照年度、會議類型進行分類存放，便于查詢和查閱。電子資料應做好備份，存儲在安全的服務器或存儲設備中，并建立相應的索引目錄。外聯流程管理外聯需求發起1.業務部門提出需求公司業務部門因業務拓展、合作洽談、項目對接等工作需要，向行政部門提出外聯需求。需求內容應包括外聯對象、目的、時間、地點、預計溝通事項等詳細信息，并填寫《外聯需求申請表》。2.需求審批行政部門收到申請表后，對需求進行初步審核，評估外聯必要性、時間安排、預算等方面的合理性。對于涉及重要合作或大額費用支出的外聯需求，提交公司領導審批。審核通過后，確定外聯負責人，并安排后續工作。外聯準備1.背景調研外聯負責人對外聯對象進行全面背景調研，了解其組織架構、業務范圍、近期動態、合作偏好等信息。收集相關資料，分析對方需求和關注點，為溝通洽談提供參考依據。2.溝通方案制定根據外聯目的和調研情況，制定詳細的溝通方案。方案內容包括溝通主題、議程安排、主要溝通要點、應對策略、人員分工等。明確各環節責任人及時間節點，確保溝通工作有序推進。3.資料準備準備好與外聯相關的公司資料，如公司簡介、業務介紹、成功案例、合作意向書等。資料應突出公司優勢和特色，內容簡潔明了，符合對方需求和風格。如需攜帶宣傳資料或禮品，提前做好準備并確保質量。4.預約安排外聯負責人通過電話、郵件或其他合適方式與外聯對象進行預約溝通時間和地點。預約時應禮貌、誠懇，說明溝通目的和大致時長，尊重對方時間安排。如對方時間不方便，協商調整合適的時間，并再次確認預約信息。外聯溝通1.溝通實施按照預定溝通方案，外聯團隊準時到達溝通地點，與外聯對象進行面對面溝通。溝通中注重禮貌禮儀，保持良好的溝通態度和專業形象。按照議程依次進行溝通交流，清晰闡述公司觀點和需求，認真傾聽對方意見和建議。靈活應對溝通中出現的問題和分歧，及時調整溝通策略，推動溝通順利進行。2.記錄與整理安排專人負責溝通記錄，記錄溝通內容、達成的共識、待跟進事項等重要信息。記錄應詳細、準確，確保不遺漏關鍵內容。溝通結束后，及時對記錄進行整理，形成溝通紀要，并發送給外聯對象確認。外聯后續1.合作洽談與跟進如溝通涉及合作事項，根據溝通達成的初步意向，進一步開展合作洽談。明確合作細節，如合作方式、權利義務、利益分配、項目進度安排等。在合作洽談過程中，與法務、財務等相關部門密切配合，確保合作協議合法合規、風險可控。合作意向確定后，按照公司合同管理流程，起草合作協議，提交審批和簽訂。2.關系維護外聯工作結束后，注重與外聯對象保持良好的溝通和關系維護。定期回訪，了解合作進展情況，及時解決合作中出現的問題。適時向對方通報公司發展動態和相關業務信息，增進彼此了解和信任。通過多種方式加強與外聯對象的互動，如邀請參加公司活動、組織業務交流等，鞏固合作關系。資源管理場地資源1.場地登記與維護行政部門建立公司內部會議場地及外部可租賃場地的詳細登記臺賬，記錄場地位置、面積、容納人數、設施配備、租賃價格等信息。定期對公司內部場地設施進行檢查和維護，確保正常使用。對于外部租賃場地，提前考察其環境和設施情況，確保符合會議要求。2.場地預訂與協調根據會議需求，優先安排公司內部合適的場地。如內部場地無法滿足，按照租賃價格、交通便利性等因素，選擇合適的外部場地進行預訂。在預訂場地時，與場地提供方簽訂租賃合同或協議，明確雙方權利義務、使用時間、費用結算等條款。會議前與場地管理方進行溝通協調，確保場地布置、設備調試等工作順利進行。設備資源1.設備清單管理建立公司會議設備清單，詳細記錄設備名稱、型號、數量、購置時間、使用狀況等信息。清單內容應定期更新，確保信息準確無誤。2.設備維護與保養制定會議設備維護保養計劃，定期對設備進行檢查、清潔、調試和維修。對于重要設備，如投影儀、音響設備等，建立專人負責制度，確保設備性能穩定。3.設備使用與調配根據會議需求，合理調配設備資源。設備使用部門應提前提交設備使用申請，說明使用時間、地點、設備名稱及數量等。行政部門根據申請情況，統籌安排設備調配，并做好記錄。設備使用后，使用部門負責歸還設備，并確保設備完好無損。如發現設備故障，及時通知行政部門維修。人力資源1.人員培訓定期組織會務外聯人員培訓，提升其專業技能和綜合素質。培訓內容包括會議組織策劃、溝通技巧、商務禮儀、保密知識、設備操作等方面。鼓勵會務外聯人員參加外部培訓課程或行業交流活動，不斷拓展知識面和視野。2.人員分工與協作根據會務外聯工作任務和人員專業特長，進行合理分工，明確各崗位職責。在會議和外聯活動中，加強團隊協作，各崗位人員密切配合，確保工作順利完成。建立有效的溝通協調機制，及時解決工作中出現的問題和矛盾。保密管理保密制度1.參與會務外聯工作的所有人員應嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對于涉及公司商業機密、技術秘密、客戶信息等敏感信息的會議和外聯活動，采取嚴格的保密措施。信息管理1.會議資料和外聯溝通中涉及的敏感信息，應按照保密級別進行分類管理，限制知悉范圍。2.存儲敏感信息的電子設備應設置密碼保護，并定期進行數據備份。3.紙質資料涉及敏感信息的，應在使用后及時收回或銷毀，防止信息泄露。人員管理1.對參與會務外聯工作的人員進行定期保密教育和提醒，增強保密意識。2.如發現人員違反保密規定，泄露公司機密信息，按照公司相關規定進行嚴肅處理。費用管理預算編制1.在會務外聯工作開展前，根據活動規模、內容、預計參會人數等因素，編制詳細的費用預算。2.預算內容包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、禮品費用、交通費用、人員勞務費用等各項開支。費用審批1.預算編制完成后，提交公司領導審批。審批通過后方可開展相關活動。2.在費用支出過程中，嚴格按照審批后的預算執行。對于超出預算的支出，需提前向領導申請追加預算，經審批后方可支出。費用報銷1.活動結束后，相關人員及時整理費用報銷憑證，按照公司報銷流程進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、合同協議、費用清單等相關資料。3.行政部門對報銷憑證進行審核，確保報銷內容符合預算和財務規定。審核通過后提交財務部門進行報銷支付。監督與考核監督機制1.行政部門定期對會務外聯工作進行內部檢查，查看工作流程執行情況、會議和外聯活動組織效果、資源使用合理性等方面。2.設立意見反饋渠道，鼓勵員工對會務外聯工作提出意見和建議，及時發現問題并加以改進。3.對于重要會議和外聯活動，可邀請相關部門或人員參與監督，確保工作質量。考核辦法1.建立會務外聯人