人才檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了規范公司人才檔案的借閱管理，確保人才檔案的安全與完整，充分發揮人才檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工借閱人才檔案的管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則：借閱人才檔案必須經過嚴格的審批流程，確保借閱目的明確、合理。2.安全保密原則：借閱過程中要確保人才檔案的安全，嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。3.限期歸還原則：借閱人才檔案必須在規定期限內歸還，不得逾期。二、人才檔案的定義與范圍（一）定義人才檔案是指公司在招聘、培訓、考核、晉升等人力資源管理活動中形成的，反映員工個人基本情況、工作經歷、業績表現、培訓記錄、獎懲情況等信息的文件材料。（二）范圍1.員工個人簡歷、應聘登記表、面試評估表等招聘相關材料。2.員工培訓記錄、培訓證書、考試成績等培訓相關材料。3.員工績效考核記錄、考核報告、績效獎金發放記錄等考核相關材料。4.員工晉升審批表、崗位調動記錄、薪酬調整記錄等晉升與薪酬相關材料。5.員工獎懲決定、獎勵證書、違紀記錄等獎懲相關材料。6.其他與員工個人相關的重要文件材料。三、借閱流程（一）借閱申請1.公司內部各部門因工作需要借閱人才檔案時，應由借閱部門填寫《人才檔案借閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明借閱目的、借閱檔案清單、預計借閱期限等信息。2.申請表需經借閱部門負責人簽字確認后，提交至人力資源部。（二）審批1.人力資源部收到申請表后，對借閱申請進行審核。審核內容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規定、借閱檔案清單是否準確等。2.對于重要崗位人員或涉及敏感信息的人才檔案借閱申請，需經人力資源總監審批。審批通過后，人力資源部在申請表上加蓋“同意借閱”章，并注明審批意見。（三）借閱登記1.人力資源部根據審批通過的申請表，對借閱人才檔案的相關信息進行登記。登記內容包括借閱部門、借閱人姓名、借閱檔案清單、借閱期限、審批意見等。2.登記完成后，人力資源部將申請表及借閱檔案清單留存一份，作為借閱管理的依據；另一份申請表及借閱檔案清單交借閱人，作為借閱憑證。（四）檔案借閱1.借閱人憑人力資源部開具的借閱憑證到檔案管理人員處領取所借閱的人才檔案。檔案管理人員在發放檔案時，應與借閱人共同核對檔案清單，確保檔案數量準確、內容完整。2.借閱人領取檔案后，應妥善保管，不得擅自轉借、涂改、抽取、撤換或損壞檔案材料。（五）歸還1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還所借閱的人才檔案。如需延期歸還，應提前向人力資源部提出書面申請，經批準后方可延期。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數量和內容，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發現問題，應及時向借閱人核實，并做好記錄。3.檔案管理人員確認檔案完好無損后，在借閱登記記錄上注明歸還日期，并將檔案歸檔。同時，將借閱憑證收回存檔。四、借閱期限（一）一般情況下，人才檔案的借閱期限為[X]個工作日。（二）特殊情況需要延長借閱期限的，需經人力資源總監批準，但最長不得超過[X]個工作日。五、借閱權限（一）人力資源部有權查閱和借閱公司所有員工的人才檔案。（二）公司內部各部門負責人有權查閱和借閱本部門員工的人才檔案，但涉及重要崗位人員或敏感信息的檔案需經人力資源總監批準。（三）其他人員因工作需要借閱人才檔案的，需經人力資源總監批準。六、保密規定（一）借閱人應對所借閱的人才檔案內容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。（二）在借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。如需復印部分檔案內容，需經人力資源部同意，并在規定的范圍內使用。（三）借閱人歸還檔案時，應確保檔案內容未被泄露，如有違反保密規定的行為，將依法追究其責任。七、檔案保管與維護（一）人力資源部應指定專人負責人才檔案的保管工作，確保檔案存放安全、有序。（二）檔案管理人員應定期對人才檔案進行整理、核對，發現問題及時處理。同時，要做好檔案的防潮、防蟲、防火等工作，確保檔案的完整性和可讀性。（三）對于破損、褪色或字跡模糊的檔案材料，檔案管理人員應及時進行修復或復制，以保證檔案的質量。八、監督與檢查（一）人力資源部負責對人才檔案借閱情況進行定期檢查，確保借閱流程規范、檔案安全。（二）對于違反本制度的借閱行為，人力資源部應及時進行糾正，并