乙級涉密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司乙級涉密檔案的管理，確保涉密檔案的安全與保密，防止公司機密信息泄露，根據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及乙級涉密檔案的產生、收集、整理、存儲、保管、借閱、使用、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.保密原則嚴格遵守國家保密法律法規，確保乙級涉密檔案信息不被泄露。所有接觸和處理涉密檔案的人員均需簽訂保密協議，明確保密責任與義務。2.規范管理原則建立健全涉密檔案管理流程，明確各環節操作規范與要求，確保檔案管理工作的標準化、規范化。3.安全第一原則采取必要的安全防護措施，保障涉密檔案的實體安全和信息安全，防止檔案被篡改、丟失、損毀等情況發生。二、檔案界定與分級（一）乙級涉密檔案界定1.涉及公司重要商業秘密、技術秘密等，一旦泄露可能對公司利益造成較大損害的檔案。2.包含公司一定時期內的關鍵業務數據、未公開的研發成果、市場策略等方面信息的檔案。（二）分級依據根據檔案內容的敏感程度、影響范圍等因素，將乙級涉密檔案分為不同級別，具體分級標準由公司保密委員會根據實際情況確定，并定期進行評估與調整。三、管理職責（一）保密委員會1.負責制定和修訂乙級涉密檔案管理制度，對制度執行情況進行監督檢查。2.審批涉及乙級涉密檔案管理的重大事項，如檔案密級變更、重要檔案的銷毀等。3.協調處理公司內部涉及乙級涉密檔案的泄密事件，追究相關責任人的責任。（二）檔案管理部門1.負責乙級涉密檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、保管等。2.建立乙級涉密檔案管理臺賬，記錄檔案的基本信息、流轉情況等。3.對檔案管理人員進行培訓，提高其業務水平和保密意識。（三）各部門1.負責本部門乙級涉密檔案的產生、收集和初步整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好乙級涉密檔案的借閱、使用等工作，確保檔案使用過程中的安全與保密。3.對本部門涉及乙級涉密檔案的人員進行保密教育，督促其遵守保密制度。（四）檔案管理人員1.嚴格遵守保密制度，保守乙級涉密檔案的秘密。2.按照規定的流程和標準，認真做好檔案的各項管理工作，確保檔案的完整與安全。3.對違反涉密檔案管理制度的行為及時進行制止，并向上級報告。四、檔案產生與收集（一）檔案形成1.各部門在業務活動中產生的涉及乙級涉密的文件、資料、圖表、數據等，承辦人員應及時進行整理，確保材料的真實性、完整性。2.在文件起草、制作過程中，明確標注密級，并按照保密要求進行處理。（二）收集要求1.各部門應定期對本部門產生的乙級涉密檔案進行收集，確保檔案不遺漏。2.收集到的檔案應進行初步分類、整理，剔除無關材料，保證檔案內容準確、清晰。3.對于電子形式的乙級涉密檔案，應及時進行備份，并存儲在安全的介質上。（三）移交1.各部門應在規定時間內將整理好的乙級涉密檔案移交至檔案管理部門。2.移交時，雙方需填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數量、密級等信息，并簽字確認。五、檔案整理與編目（一）整理1.檔案管理部門接收各部門移交的乙級涉密檔案后，按照檔案形成時間、來源、內容等進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.剔除重復、無效的檔案材料，確保檔案的精煉與準確。（二）編目1.編制乙級涉密檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、密級、形成時間、保管期限、來源等信息。2.建立電子目錄和紙質目錄，電子目錄應進行加密存儲，方便檢索和利用。3.根據檔案整理情況，及時更新檔案目錄信息，保證目錄與檔案實際情況一致。六、檔案存儲與保管（一）存儲環境1.設立專門的乙級涉密檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁等安全防護設施。2.庫房溫度應控制在適宜范圍內，相對濕度保持在一定比例，防止檔案因溫濕度變化受損。3.庫房內配備必要的消防器材和應急照明設備，并定期進行檢查和維護。（二）存儲方式1.乙級涉密檔案應分類存放，不同密級的檔案應分區保管，避免相互混淆。2.紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，并加鎖保護。3.電子檔案應存儲在加密的存儲設備上，并進行異地備份，確保數據的安全性。（三）保管措施1.檔案管理人員應定期對乙級涉密檔案進行清查盤點，核對檔案數量、存儲位置等信息，確保檔案賬實相符。2.對檔案的借閱、歸還情況進行詳細記錄，發現問題及時報告并處理。3.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，防止檔案受到污染。4.加強對庫房周邊環境的安全監控，防止未經授權人員進入庫房。七、檔案借閱與使用（一）借閱申請1.公司內部人員因工作需要借閱乙級涉密檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表需經部門負責人審批，涉及重要檔案的借閱申請還需報保密委員會批準。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，對申請進行審核，重點審查借閱目的的合理性、借閱期限的合規性等。2.審核通過后，在申請表上簽署意見，并發放借閱憑證。借閱憑證應注明檔案編號、名稱、密級等信息。（三）借閱規定1.借閱人員憑借閱憑證到檔案庫房借閱乙級涉密檔案，檔案管理人員應按照憑證內容提供檔案，并做好借閱記錄。2.借閱人員必須在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、復印、掃描、拍照等，確因工作需要復印或摘錄檔案內容的，需另行填寫審批表，經批準后方可進行。4.借閱過程中，如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。（四）使用要求1.借閱人員只能在指定的場所使用乙級涉密檔案，使用過程中應遵守保密規定，不得將檔案帶出指定場所。2.使用完畢后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在借閱憑證上簽字確認。3.如需在公司內部會議或討論中使用乙級涉密檔案，應提前向檔案管理部門預約，并在保密的環境下進行，嚴禁無關人員在場。八、檔案保密與監督（一）保密措施1.對接觸乙級涉密檔案的人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和技能。2.在檔案管理工作場所設置明顯的保密標識，提醒工作人員注意保密。3.對涉及乙級涉密檔案的計算機、存儲設備等進行加密管理，設置訪問權限，防止信息泄露。4.檔案管理人員在工作期間應妥善保管個人的工作證件和鑰匙，不得隨意交予他人使用。（二）監督檢查1.保密委員會定期對乙級涉密檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括制度執行情況、檔案保管狀況、人員保密意識等。2.檔案管理部門應每月進行自查，及時發現和糾正存在的問題，并形成自查報告報保密委員會。3.對違反乙級涉密檔案管理制度的行為，應及時進行調查處理，追究相關責任人的責任。九、檔案解密與銷毀（一）解密1.乙級涉密檔案在保密期限屆滿后，或因公司業務發展、保密事項變更等原因，需要解密的，由檔案管理部門提出解密申請。2.解密申請需經原確定密級的部門或保密委員會審核批準，并明確解密后的檔案管理要求。3.解密后的檔案按照非涉密檔案進行管理。（二）銷毀1.對于已解密或不再具有保存價值的乙級涉密檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.銷毀申請應詳細說明檔案的名稱、數量、密級、形成時間等信息，并附銷毀清單，經保密委員會批準后實施。3.銷毀乙級涉密檔案應采用符合國家保密要求的方式進行，