企業工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為公司工程建設、運營管理、維護維修及技術創新提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項、規劃設計、施工建設、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.同步管理原則：工程檔案管理工作應與工程建設進度同步，做到工程進度與檔案形成同步，及時收集、整理、歸檔各類工程文件。3.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設的實際情況，確保檔案內容真實可靠。4.保密性原則：對涉及公司機密的工程檔案，應嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露。二、工程檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司工程檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監督和檢查各部門工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責接收、整理、保管公司各類工程檔案，建立工程檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。4.負責按照規定向公司內部各部門及外部相關單位提供工程檔案查閱、借閱服務。5.定期對工程檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。（二）項目建設部門職責1.負責本部門在工程建設過程中形成的各類文件、資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.協助檔案管理部門做好工程檔案的整理、歸檔工作，確保檔案的完整性和準確性。3.負責對本部門查閱、借閱的工程檔案進行妥善保管，按時歸還。（三）工程設計部門職責1.負責收集、整理工程設計過程中形成的各類圖紙、文件、資料等，并在工程竣工驗收后及時移交檔案管理部門。2.對移交的設計檔案進行自查，確保檔案內容完整、準確、規范。（四）施工單位職責1.負責按照工程檔案管理要求，收集、整理施工過程中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案資料真實、完整、有效。2.在工程竣工驗收前，將整理好的施工檔案移交建設單位檔案管理部門審查、驗收。3.配合建設單位檔案管理部門做好工程檔案的整理、歸檔工作，接受檔案管理部門的指導和監督。（五）監理單位職責1.負責對施工單位工程檔案的形成、整理過程進行監督、檢查，確保施工檔案符合檔案管理要求。2.收集、整理監理過程中形成的各類文件、資料，并在工程竣工驗收后及時移交建設單位檔案管理部門。三、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案分為工程前期文件、工程設計文件、工程施工文件、工程監理文件、工程竣工驗收文件及工程聲像檔案等六大類。具體分類如下：1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。2.工程設計文件：包括初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.工程施工文件：包括施工組織設計、施工方案、技術交底、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.工程監理文件：包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書等。6.工程聲像檔案：包括工程建設過程中的照片、錄像、錄音等。（二）編號工程檔案編號采用“項目名稱分類代碼年度順序號”的結構。具體編號規則如下：1.項目名稱：填寫工程項目的全稱。2.分類代碼：按照上述分類，分別用兩位數字表示，如“01”表示工程前期文件，“02”表示工程設計文件等。3.年度：填寫文件形成的年份，用四位數字表示。4.順序號：按照文件形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，某工程項目2023年形成的第一份工程前期文件編號為：[項目名稱]012023001。四、工程檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責工程檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時收集本部門在工程建設過程中形成的各類文件、資料。2.工程前期文件由項目建設部門負責收集，工程設計文件由設計部門負責收集，工程施工文件由施工單位負責收集，工程監理文件由監理單位負責收集，工程竣工驗收文件由項目建設部門負責收集。3.工程聲像檔案由項目建設部門或指定的專人負責拍攝、收集，確保聲像資料能夠真實反映工程建設的全過程。（二）整理1.收集到的工程檔案應按照分類要求進行整理，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.對每份檔案資料應進行編目，填寫檔案目錄，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.工程圖紙應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，竣工圖章應包括施工單位、編制人、審核人、技術負責人、監理單位、現場監理、總監等信息。4.電子文件應按照規定的格式和命名規則進行整理，存儲在光盤或移動硬盤等存儲介質上，并與紙質檔案同步歸檔。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門應在工程建設過程中，按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的工程檔案移交檔案管理部門歸檔。2.工程檔案歸檔應一式兩份，一份由檔案管理部門保管，另一份由項目建設部門留存備查。（二）移交1.工程竣工驗收后，施工單位應在規定的時間內將整理好的施工檔案移交建設單位檔案管理部門審查、驗收。2.監理單位應在工程竣工驗收后，將整理好的監理檔案移交建設單位檔案管理部門。3.項目建設部門應在工程竣工驗收備案后，將工程前期文件、工程設計文件、工程竣工驗收文件等全部工程檔案移交檔案管理部門統一保管。六、工程檔案的保管與利用（一）保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.對紙質檔案應按照分類、編號順序進行存放，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。（二）利用1.公司內部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應填寫《工程檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因特殊原因需要查閱公司工程檔案的，應持單位介紹信，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好查閱記錄。3.查閱工程檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容的，應經檔案管理部門同意。4.對涉及公司機密的工程檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對工程檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準按照國家有關規定執行。2.工程檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織項目建設部門、工程設計部門、施工單位、監理單位等相關人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷鑒定。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值和歷史意義，確定檔案的保管期限，并填寫《工程檔案鑒定意見書》。（二）銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的工程檔案，經鑒定小組審核，報公司分管領導批準后，予以銷毀。2.工程檔案銷毀應編制《工程檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期