會議營銷會場管理制度一、總則1.目的為規范會議營銷會場的管理，確保會議營銷活動的順利開展，提高營銷效率，維護公司形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有會議營銷會場的使用與管理。3.基本原則安全第一原則：確保參會人員的人身安全以及會場設施設備的安全運行。高效有序原則：保證會議營銷活動能夠按照預定流程高效進行，現場秩序井然。服務至上原則：為參會人員提供優質、周到的服務，提升參會體驗。二、會場使用申請與審批1.申請流程各部門如需使用會議營銷會場，需提前[X]個工作日填寫《會議營銷會場使用申請表》，詳細說明會議主題、時間、預計參會人數、會議內容等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門負責對申請信息進行初步審核。2.審批流程行政部門審核通過后，將申請表提交至公司分管領導審批。分管領導審批同意后，行政部門將審批結果反饋給申請部門，并安排會場使用相關事宜。三、會場布置與準備1.布置要求根據會議營銷活動的主題和內容，進行會場的整體布置。布置應簡潔大方、突出主題，營造良好的會議氛圍。會場內的桌椅擺放應整齊有序，確保參會人員有舒適的座位。按照會議流程和需求，合理設置展示區、演示區、互動區等功能區域。2.設備準備提前檢查會場內的音響設備、投影儀、燈光設備等是否正常運行，確保會議期間設備無故障。根據會議需要，配備足夠數量的麥克風、激光筆、白板筆等輔助設備。準備好會議所需的資料，如宣傳冊、產品手冊、演示文稿等，并確保資料內容準確、完整。3.餐飲安排根據參會人數和會議時長，合理安排餐飲。餐飲應符合衛生標準，提供多樣化的選擇。提前與餐飲供應商溝通，確保餐飲按時供應，保證質量。四、會場人員管理1.工作人員職責主持人：負責會議的開場、流程引導、互動環節組織等工作，確保會議順利進行。講師：負責產品知識、營銷策略等內容的講解，要具備專業的知識和良好的表達能力。接待人員：在會場入口處迎接參會人員，引導其就座，并提供必要的幫助。后勤保障人員：負責會場設備的維護、餐飲服務、現場秩序維護等工作，確保會議期間各項服務到位。2.工作人員培訓定期組織工作人員進行培訓，培訓內容包括會議流程、產品知識、服務規范等。通過培訓，提高工作人員的業務水平和服務意識，確保能夠為參會人員提供優質的服務。3.參會人員管理提前向參會人員發送會議通知，告知會議的時間、地點、主題等信息。要求參會人員按時到達會場，遵守會場紀律，不得隨意走動、大聲喧嘩。對于遲到、早退的參會人員，做好記錄，并及時向相關部門反饋。五、會場安全管理1.安全設施檢查定期對會場的安全設施進行檢查，如消防器材、安全通道等，確保設施完好有效。確保安全通道暢通無阻，嚴禁在安全通道內堆放雜物。2.消防安全管理會場內嚴禁吸煙，設置明顯的禁煙標識。配備足夠數量的消防器材，并定期進行檢查和維護。組織工作人員進行消防安全培訓，提高消防安全意識和應急處理能力。3.突發事件應急處理制定突發事件應急預案，如火災、地震、人員突發疾病等。定期組織應急演練，確保工作人員熟悉應急處理流程，能夠在突發事件發生時迅速、有效地進行處理。六、會場衛生管理1.日常清潔安排專人負責會場的日常清潔工作，保持會場內地面、桌面、座椅等干凈整潔。及時清理會場內的垃圾，確保垃圾桶內垃圾不溢出。2.會前會后清潔在會議營銷活動前后，對會場進行全面清潔，包括地面吸塵、桌面擦拭、設備清潔等。檢查會場內的衛生情況，確保符合衛生標準。七、會場設備管理1.設備使用規范工作人員應按照設備操作規程使用設備，嚴禁違規操作。使用設備前，需檢查設備是否正常，如有問題及時向后勤保障人員報告。使用完畢后，應及時關閉設備電源，并清理設備表面。2.設備維護與保養定期對會場設備進行維護與保養，如音響設備的調試、投影儀的清潔等。建立設備維護檔案，記錄設備的維護情況和維修歷史。對于出現故障的設備，及時聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。八、會場費用管理1.費用預算在會議營銷活動策劃階段，由行政部門會同相關部門制定會場使用費用預算，包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、宣傳資料費用等。費用預算經公司領導審批后執行。2.費用報銷會議營銷活動結束后，相關部門應及時整理費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、費用清單等。行政部門負責對費用報銷進行審核，確保費用支出符合預算和公司規定。九、會場使用監督與評估1.監督機制行政部門負責對會議營銷會場的使用情況進行監督，確保各項管理制度得到有效執行。對于違反會場管理制度的行為，及時進行糾正，并記錄在案。2.評估反饋會議營銷活動結束后，行政部門組織相關部門和參會人員對會場使用情況進行評估。評估內容包括會場布置、設