業務公章使用管理制度一、總則（一）目的為規范公司業務公章的使用管理，保障公司合法權益，維護公司正常業務秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司業務活動中使用業務公章的行為。（三）定義業務公章是公司在對外開展業務活動時，用于證明公司身份、確認業務事項、簽署相關文件等的專用印章。二、業務公章的刻制與備案（一）刻制1.業務公章的刻制由公司行政部門統一負責，根據公司業務需要，按照相關法律法規及公司規定的程序進行申請。2.申請刻制業務公章時，需填寫《業務公章刻制申請表》，詳細注明公章名稱、用途、規格等信息，并經公司法定代表人或其授權人批準。3.行政部門應選擇具有資質的正規印章制作單位進行刻制，確保公章的質量和安全性。（二）備案1.業務公章刻制完成后，行政部門應及時將公章的樣式、編號等信息進行登記備案，并將備案情況告知公司各相關部門。2.備案信息應包括公章名稱、編號、刻制日期、使用范圍、保管人等內容，以便于查詢和管理。三、業務公章的保管（一）保管部門1.業務公章由公司指定的部門或專人負責保管，原則上應保管在公司內部，不得隨意帶出公司。2.根據業務需要，業務公章可由不同部門保管，但應明確各保管部門的職責和權限，確保公章的安全使用。（二）保管人員1.業務公章保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉公司業務和公章使用規定。2.保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將公章信息泄露給他人。3.保管人員如有變動，應及時辦理公章交接手續，確保公章保管的連續性和安全性。（三）保管要求1.業務公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.公章保管人員應定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發現公章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應的措施。3.嚴禁將業務公章借給他人使用，如因特殊情況需要借用，必須經過嚴格的審批程序，并在規定的時間內歸還。四、業務公章的使用（一）使用范圍1.業務公章主要用于公司對外簽訂的各類業務合同、協議、文件、信函等，以及其他需要證明公司身份和業務事項的場合。2.具體使用范圍由公司根據業務需要進行明確規定，并在公司內部進行公示。（二）使用流程1.業務部門在使用業務公章前，應填寫《業務公章使用申請表》，詳細注明使用事由、文件名稱、文號、使用部門、使用人等信息，并附上相關文件的復印件。2.《業務公章使用申請表》應經業務部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。如涉及重大業務事項或金額較大的合同，還需經公司法定代表人審批。3.公章保管人員在收到經審批的《業務公章使用申請表》后，應認真核對申請表上的各項信息，確保無誤后，方可在規定的位置加蓋公章。4.加蓋公章時，應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在文件的空白處。5.使用完畢后，公章保管人員應及時將《業務公章使用申請表》及相關文件進行歸檔保存，以備查閱。（三）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋業務公章。2.如因業務需要必須在空白文件上加蓋公章，應在蓋章前填寫好文件內容，并經相關部門負責人審核簽字后，方可加蓋公章。3.不得將業務公章用于與公司業務無關的事項，如個人借款、擔保等。五、業務公章的審批（一）審批原則1.業務公章的使用應遵循合法、合規、謹慎的原則，確保公司利益不受損害。2.審批人員應認真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，嚴格把關，防止濫用公章的行為發生。（二）審批權限1.一般業務事項的公章使用，由業務部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.重大業務事項或金額較大的合同，需經公司法定代表人審批。3.涉及公司重要機密或敏感信息的文件，在加蓋公章前，還需經公司保密部門審核同意。（三）審批流程1.業務部門填寫《業務公章使用申請表》，并按照審批權限依次提交相關人員審批。2.審批人員應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批，并簽署審批意見。如遇特殊情況需要延長審批時間，應及時告知業務部門。3.經審批同意后，業務部門方可將申請表交至公章保管人員處加蓋公章。六、業務公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司業務調整、機構變更、公章損壞等原因，需要停用業務公章時，由行政部門提出申請，并填寫《業務公章停用申請表》。2.《業務公章停用申請表》應經公司法定代表人或其授權人批準后，方可辦理停用手續。3.公章保管人員在收到停用通知后，應立即停止使用該公章，并將公章妥善保管。（二）銷毀1.對于停用的業務公章，行政部門應按照相關規定進行銷毀。銷毀前，應填寫《業務公章銷毀申請表》，詳細注明公章名稱、編號、停用原因等信息，并經公司法定代表人或其授權人批準。2.銷毀業務公章時，應選擇在公司內部人員的監督下進行，確保銷毀過程的真實性和安全性。3.銷毀完成后，行政部門應將銷毀情況記錄在案，并將相關資料進行歸檔保存。七、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對業務公章的使用管理情況進行監督檢查，確保制度的有效執行。（二）檢查內容1.業務公章的保管是否安全，是否存在遺失、損壞等情況。2.業務公章的使用是否符合規定的范圍和流程，審批手續是否齊全。3.業務公章的使用記錄是否完整、準確，是否及時歸檔保存。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門應定期對業務公章的使用管理情況進行檢查，檢查周期為[X]個月。2.不定期抽查：行政部門可根據工作需要，不定期對業務公章的使用管理情況進行抽查。3.專項檢查：針對業務公章使用管理中存在的突出問題或重大事項，行政部門可組織專項檢查。（四）違規處理1.對于違反本制度規定使用業務公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規使用業務公章給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，將