麗水機(jī)關(guān)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范麗水機(jī)關(guān)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于麗水機(jī)關(guān)各部門(mén)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作部署會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。2.務(wù)實(shí)管用原則會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密?chē)@工作實(shí)際，注重針對(duì)性和可操作性，切實(shí)解決問(wèn)題。3.規(guī)范有序原則會(huì)議組織、安排、記錄等各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保會(huì)議規(guī)范有序。二、會(huì)議分類(lèi)及組織（一）工作部署會(huì)1.召開(kāi)頻率根據(jù)工作需要適時(shí)召開(kāi)，一般每月至少召開(kāi)一次全局性工作部署會(huì)，各部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況定期召開(kāi)本部門(mén)工作部署會(huì)。2.參會(huì)人員全局性工作部署會(huì)參會(huì)人員為機(jī)關(guān)全體工作人員；部門(mén)工作部署會(huì)參會(huì)人員為本部門(mén)全體人員。3.會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)上級(jí)指示精神，部署階段性重點(diǎn)工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)、責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。4.組織部門(mén)全局性工作部署會(huì)由辦公室負(fù)責(zé)組織；部門(mén)工作部署會(huì)由各部門(mén)自行組織。（二）業(yè)務(wù)研討會(huì)1.召開(kāi)頻率根據(jù)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展情況不定期召開(kāi)。2.參會(huì)人員相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干，必要時(shí)可邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者或相關(guān)領(lǐng)域代表參加。3.會(huì)議內(nèi)容圍繞業(yè)務(wù)工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行深入研討，交流經(jīng)驗(yàn)，探索解決方案，推動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。4.組織部門(mén)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)組織。（三）協(xié)調(diào)會(huì)1.召開(kāi)頻率根據(jù)工作協(xié)調(diào)需要及時(shí)召開(kāi)。2.參會(huì)人員涉及工作協(xié)調(diào)的相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。3.會(huì)議內(nèi)容針對(duì)工作中存在的跨部門(mén)協(xié)調(diào)問(wèn)題進(jìn)行溝通協(xié)商，明確職責(zé)，協(xié)調(diào)解決矛盾，促進(jìn)工作協(xié)同推進(jìn)。4.組織部門(mén)由需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織，必要時(shí)可由辦公室協(xié)助。（四）座談會(huì)1.召開(kāi)頻率根據(jù)特定主題或工作需要適時(shí)召開(kāi)。2.參會(huì)人員根據(jù)座談會(huì)主題確定參會(huì)范圍，一般包括相關(guān)部門(mén)人員、服務(wù)對(duì)象代表、基層群眾代表等。3.會(huì)議內(nèi)容圍繞特定主題聽(tīng)取意見(jiàn)建議，了解實(shí)際情況，為決策提供參考依據(jù)。4.組織部門(mén)由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)組織，辦公室給予必要支持。三、會(huì)議籌備（一）會(huì)議計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等內(nèi)容，并于會(huì)議召開(kāi)前[X]個(gè)工作日提交至辦公室匯總。2.辦公室對(duì)各部門(mén)會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行審核，根據(jù)工作安排進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，避免會(huì)議時(shí)間沖突。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的重要會(huì)議，由辦公室牽頭組織相關(guān)部門(mén)共同協(xié)商會(huì)議計(jì)劃。（二）會(huì)議通知1.根據(jù)審核后的會(huì)議計(jì)劃，辦公室或會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排、會(huì)議要求等內(nèi)容。2.會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，重要會(huì)議應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)送。對(duì)于臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議，應(yīng)通過(guò)電話、短信等方式及時(shí)通知參會(huì)人員。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議通知，按時(shí)參加會(huì)議。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。（三）會(huì)議材料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議主題和議程安排，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議材料，包括會(huì)議文件、匯報(bào)材料、發(fā)言稿、調(diào)查問(wèn)卷等。2.會(huì)議材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。重要會(huì)議材料應(yīng)提前送領(lǐng)導(dǎo)審閱，確保材料質(zhì)量。3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前將會(huì)議材料發(fā)放給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容。（四）會(huì)議場(chǎng)地布置1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類(lèi)型，合理選擇會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)滿(mǎn)足會(huì)議需求，具備良好的通風(fēng)、照明、音響等條件。2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置，包括擺放桌椅、懸掛會(huì)標(biāo)、設(shè)置簽到臺(tái)、準(zhǔn)備茶水等。重要會(huì)議應(yīng)根據(jù)需要擺放綠植、鮮花等，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。3.會(huì)議場(chǎng)地布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方、整齊有序，體現(xiàn)機(jī)關(guān)的良好形象。四、會(huì)議組織與實(shí)施（一）簽到與入場(chǎng)1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘安排人員在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)置簽到臺(tái)，組織參會(huì)人員簽到入場(chǎng)。2.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，簽到后按照指定座位就座。會(huì)議組織人員應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員有序入場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)秩序。（二）會(huì)議主持1.會(huì)議應(yīng)明確主持人，主持人一般由部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，提前做好準(zhǔn)備工作。2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程安排和參會(huì)人員等情況，宣布會(huì)議開(kāi)始。3.在會(huì)議過(guò)程中，主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題發(fā)言，確保會(huì)議有序進(jìn)行。對(duì)于偏離主題、發(fā)言時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等情況，主持人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行提醒和引導(dǎo)。（三）會(huì)議發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程安排有序發(fā)言，發(fā)言?xún)?nèi)容應(yīng)緊扣主題，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.如需匯報(bào)工作或介紹情況，匯報(bào)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好匯報(bào)材料，匯報(bào)時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，條理清晰。3.在會(huì)議發(fā)言過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)，做好記錄，不得隨意打斷他人發(fā)言。如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點(diǎn)和建議。（四）會(huì)議記錄1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排、發(fā)言?xún)?nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的會(huì)議記錄格式，采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式均可。記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。3.會(huì)議記錄經(jīng)會(huì)議主持人審閱后，作為會(huì)議檔案保存。重要會(huì)議記錄應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。（五）會(huì)議秩序維護(hù)1.參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、隨意走動(dòng)、交頭接耳等。2.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)，對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律的行為及時(shí)進(jìn)行提醒和制止。對(duì)于嚴(yán)重違反會(huì)議紀(jì)律的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。五、會(huì)議決議與落實(shí)（一）會(huì)議決議形成1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決議事項(xiàng)。會(huì)議決議應(yīng)具體、明確、可操作，包括工作任務(wù)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)間等內(nèi)容。2.會(huì)議決議經(jīng)參會(huì)人員討論通過(guò)后，應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)主持人審核后印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。（二）會(huì)議決議落實(shí)1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議決議要求，制定具體的工作方案，明確工作措施和時(shí)間進(jìn)度，認(rèn)真組織實(shí)施。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議組織部門(mén)匯報(bào)會(huì)議決議落實(shí)情況，對(duì)于落實(shí)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)反饋，共同研究解決辦法。3.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議決議落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。對(duì)于未按時(shí)完成或執(zhí)行不到位的責(zé)任部門(mén)，應(yīng)進(jìn)行督促整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)問(wèn)責(zé)。六、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、類(lèi)型、時(shí)間等因素，提前編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會(huì)議場(chǎng)地租賃、會(huì)議材料印刷、茶水餐飲、交通住宿、設(shè)備租賃等費(fèi)用。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。對(duì)于預(yù)算金額較大的重要會(huì)議，應(yīng)報(bào)經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出憑證，按照財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。對(duì)于超預(yù)算支出的部分，應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷(xiāo)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)憑證予以退回，確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)、合理。七、會(huì)議檔案管理（一）檔案收集1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)收集整理會(huì)議相關(guān)資料，包括會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單、會(huì)議照片等，作為會(huì)議檔案保存。2.會(huì)議檔案收集應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于缺失或不完整的資料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充和完善。（二）檔案整理1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的會(huì)議檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案目錄，便于查閱和管理。2.會(huì)議檔案應(yīng)按照年度、會(huì)議類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)存放，同一會(huì)議的相關(guān)資料應(yīng)集中存放，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案保管1.會(huì)議檔案應(yīng)妥善保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室，確保檔案安全。檔案保管應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)損壞、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱會(huì)議檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，