臨時場地租賃管理制度總則1.目的為規范公司臨時場地租賃行為，加強對臨時場地租賃的管理，保障公司利益，確保租賃活動安全、有序進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要臨時租賃場地的相關活動。3.原則臨時場地租賃應遵循合法合規、經濟合理、安全可靠的原則。在確保滿足工作需求的前提下，力求降低租賃成本，防范各類風險。租賃申請與審批1.申請流程需求部門填寫《臨時場地租賃申請表》，詳細說明租賃場地的用途、時間、預計人數、特殊要求等信息。將申請表提交至本部門負責人審核，部門負責人需對申請的必要性和合理性進行評估，并簽署意見。經部門負責人審核通過后，申請表流轉至行政部門。行政部門負責對申請信息進行初步審查，核實場地資源的可調配性，并與相關供應商進行溝通。若行政部門初步審查通過，申請表繼續提交至分管領導審批。分管領導根據公司整體工作安排和資源狀況，做出最終審批決定。2.審批要點申請用途是否符合公司業務需求和發展戰略。租賃時間是否與公司其他活動安排沖突。預計人數是否在場地承載能力范圍內，是否會對場地周邊環境和設施造成影響。特殊要求是否合理且具備實現條件。租賃預算是否在公司規定的額度內，是否有更經濟可行的方案。供應商選擇與管理1.供應商篩選行政部門通過多種渠道收集場地供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、實地考察等。對收集到的供應商進行評估，建立供應商名錄。評估內容包括供應商的信譽、資質、場地狀況、服務質量、價格水平等。定期對供應商名錄進行更新，淘汰不符合要求的供應商，引入優質新供應商。2.合同簽訂選定供應商后，由行政部門代表公司與供應商簽訂場地租賃合同。合同中應明確租賃場地的具體位置、面積、用途、租賃期限、租金及支付方式、雙方權利義務、違約責任等條款。合同簽訂前，須經法務部門審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。3.供應商監督與評估行政部門負責對供應商的服務進行監督，確保其按照合同約定提供場地及相關服務。定期收集使用部門對供應商服務的反饋意見，對供應商的服務質量、場地維護等方面進行評估。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予適當獎勵，對存在問題的供應商提出整改要求，情節嚴重的終止合作。場地使用管理1.使用部門職責使用部門負責按照申請用途合理使用租賃場地，不得擅自改變場地用途或超范圍使用。提前安排好場地內的設備設施布置，確保使用安全和有序。在租賃場地內進行活動時，應遵守場地所在場所的各項規章制度?；顒咏Y束后，負責清理場地，恢復場地原狀，確保場地整潔。2.安全管理使用部門應加強對租賃場地的安全管理，制定安全預案，明確安全責任人和安全措施。在場地內配備必要的消防器材和安全警示標識，確保場地安全通道暢通。對參與活動的人員進行安全教育，告知其安全注意事項，避免發生安全事故。如發生安全事故，使用部門應立即采取應急措施，并及時報告公司相關部門。3.環境管理使用部門應保持租賃場地的環境衛生，不得在場地內亂扔垃圾、亂涂亂畫。如需對場地進行裝修或布置，應提前向行政部門報備，并按照規定辦理相關手續。裝修或布置過程中應注意保護環境，避免對場地設施造成損壞。費用管理1.費用預算需求部門在提交租賃申請時，應同時編制臨時場地租賃費用預算。預算內容包括租金、押金、水電費、清潔費、設備租賃費等各項費用。行政部門對預算進行審核，確保預算合理、準確。審核通過后的預算作為費用控制的依據。2.費用支付租金等費用按照合同約定的支付方式和時間進行支付。行政部門負責跟蹤費用支付情況，確保按時足額支付，避免逾期產生違約金或影響公司信譽。費用支付前，需經過財務部門審核。財務部門審核無誤后，辦理支付手續。支付憑證應妥善保存，作為財務核算的依據。3.費用報銷使用部門在活動結束后，應及時整理費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應包括租賃合同、發票、費用清單、支付憑證等相關資料。財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。如發現報銷憑證不符合規定或費用超預算，財務部門有權拒絕報銷。場地歸還與驗收1.歸還要求租賃期限屆滿或提前終止租賃時，使用部門應按照合同約定的時間和要求將場地歸還供應商。歸還場地時，應確保場地內的設備設施完好無損，如有損壞應照價賠償。場地應保持清潔衛生，與租賃前狀態一致。2.驗收流程行政部門會同供應商對歸還的場地進行驗收。驗收內容包括場地設施設備狀況、環境衛生、水電使用情況等。如驗收合格，行政部門與供應商簽署場地驗收確認書。如發現問題，應及時通知使用部門進行整改，直至驗收合格。驗收合格后，供應商應按照合同約定退還押金。如因使用部門原因導致場地損壞或其他違約行為，供應商有權扣除相應押金。檔案管理1.檔案范圍臨時場地租賃活動中產生的各類文件資料，包括申請表、租賃合同、預算文件、支付憑證、驗收報告等，均屬于檔案管理范疇。2.檔案整理行政部門負責對上述檔案進行整理，按照文件類別和時間順序進行分類歸檔。確保檔案資料完整、清晰、易于查閱。3.檔案保管與查閱檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執行。未經批準，任何人不得擅自查閱、復印或銷毀檔案資料。因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中應愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取或損壞檔案。監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對臨時場地租賃活動進行審計監督，檢查租賃流程是否合規、費用支出是否合理、合同執行是否到位等情況。行政部門負責對租賃場地的使用情況進行日常監督檢查，發現問題及時督促使用部門整改。2.違規處理對于違反本制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、責令整改、解除租賃合同等。因違規行為給公司造成經濟損失的，相關