中藥飲片購進(jìn)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司中藥飲片購進(jìn)管理，保證購進(jìn)中藥飲片的質(zhì)量，規(guī)范采購行為，根據(jù)《中華人民共和國藥品管理法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司中藥飲片的購進(jìn)活動，包括從供應(yīng)商的選擇、采購計劃的制定、合同簽訂、購進(jìn)驗收、儲存養(yǎng)護(hù)到銷售等全過程的管理。3.職責(zé)采購部門：負(fù)責(zé)中藥飲片供應(yīng)商的選擇、評估與管理，制定采購計劃，簽訂采購合同，確保購進(jìn)中藥飲片的合法性、質(zhì)量可靠性及供應(yīng)的及時性。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對購進(jìn)中藥飲片的質(zhì)量進(jìn)行審核、驗收，對不合格品進(jìn)行確認(rèn)、處理，并監(jiān)督采購過程中的質(zhì)量控制措施執(zhí)行情況。倉儲部門：負(fù)責(zé)中藥飲片的儲存、養(yǎng)護(hù)，對購進(jìn)的中藥飲片進(jìn)行數(shù)量驗收，并做好入庫記錄。其他部門：配合采購、質(zhì)量、倉儲等部門做好中藥飲片購進(jìn)管理工作，確保各環(huán)節(jié)工作的順利進(jìn)行。二、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇原則具有合法的藥品生產(chǎn)或經(jīng)營資質(zhì)，證照齊全，信譽良好。具備與所經(jīng)營中藥飲片相適應(yīng)的生產(chǎn)、經(jīng)營條件和質(zhì)量管理體系，能夠保證所供應(yīng)中藥飲片的質(zhì)量穩(wěn)定可靠。具有良好的售后服務(wù)，能夠及時處理客戶反饋的質(zhì)量問題。2.供應(yīng)商篩選與評估資料收集：采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證或藥品經(jīng)營許可證、GMP或GSP認(rèn)證證書、質(zhì)量保證協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告等。實地考察：對初步篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)或經(jīng)營場所的環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、人員管理、質(zhì)量管理等情況，評估其實際生產(chǎn)或經(jīng)營能力。樣品檢驗：要求供應(yīng)商提供所經(jīng)營中藥飲片的樣品，送質(zhì)量管理部門進(jìn)行檢驗，檢驗項目包括性狀、鑒別、檢查、含量測定等，確保樣品質(zhì)量符合法定標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。綜合評估：采購部門會同質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門，根據(jù)收集的資料、實地考察情況和樣品檢驗結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商檔案建立與管理采購部門負(fù)責(zé)為每個合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、質(zhì)量保證協(xié)議、實地考察報告、樣品檢驗記錄、供貨情況記錄、質(zhì)量反饋記錄等。定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。如供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如生產(chǎn)地址、經(jīng)營范圍、法定代表人等變更），應(yīng)及時對其檔案進(jìn)行更新，并重新評估其合格性。4.供應(yīng)商動態(tài)管理質(zhì)量管理部門定期對供應(yīng)商的質(zhì)量狀況進(jìn)行評估和分析，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商所供應(yīng)中藥飲片出現(xiàn)質(zhì)量問題或存在質(zhì)量隱患，應(yīng)及時通知采購部門暫停與其合作，并對其進(jìn)行調(diào)查和處理。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。三、采購計劃管理1.市場需求分析采購部門定期收集市場信息，包括中藥飲片的銷售情況、庫存情況、客戶需求變化等，分析市場需求趨勢，為制定采購計劃提供依據(jù)。與銷售部門保持密切溝通，了解銷售訂單情況和客戶對中藥飲片品種、規(guī)格、數(shù)量的需求，以便準(zhǔn)確把握市場需求。2.采購計劃制定根據(jù)市場需求分析結(jié)果，結(jié)合公司庫存情況，采購部門制定中藥飲片采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特殊情況需要臨時調(diào)整采購計劃，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。3.采購計劃執(zhí)行與調(diào)整采購部門按照批準(zhǔn)的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。在采購過程中，如遇供應(yīng)商無法按時供貨、市場價格波動等原因影響采購計劃執(zhí)行，采購部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，并按規(guī)定程序?qū)Σ少徲媱澾M(jìn)行調(diào)整。四、采購合同管理1.合同簽訂原則采購合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。合同條款應(yīng)包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同起草與審核采購部門負(fù)責(zé)起草采購合同，合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，明確各項條款內(nèi)容。采購合同起草完成后，應(yīng)提交質(zhì)量管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。質(zhì)量管理部門重點審核合同中關(guān)于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、質(zhì)量保證等條款，確保合同符合質(zhì)量管理要求；法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。3.合同簽訂與履行根據(jù)審核意見對采購合同進(jìn)行修改完善后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分送質(zhì)量管理部門、倉儲部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未履行合同約定，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。4.合同變更與終止在合同履行過程中，如因市場變化、產(chǎn)品質(zhì)量問題、不可抗力等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按規(guī)定程序進(jìn)行審批。如合同履行完畢或因其他原因需要終止合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商辦理終止合同手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評估。五、購進(jìn)驗收管理1.驗收人員與場地要求質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織中藥飲片的購進(jìn)驗收工作，驗收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉中藥飲片的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法。驗收場地應(yīng)清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備必要的驗收設(shè)備和工具，如天平、顯微鏡、紫外光燈、水分測定儀等。2.驗收依據(jù)中藥飲片購進(jìn)驗收應(yīng)以《中華人民共和國藥典》、國家藥品標(biāo)準(zhǔn)、省（自治區(qū)、直轄市）中藥炮制規(guī)范及公司制定的中藥飲片質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。3.驗收內(nèi)容數(shù)量驗收：倉儲部門按照采購合同或送貨憑證核對購進(jìn)中藥飲片的數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。外觀性狀驗收：驗收人員對中藥飲片的外觀性狀進(jìn)行檢查，包括形狀、大小、色澤、表面特征、質(zhì)地、斷面等，應(yīng)符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。包裝驗收：檢查中藥飲片的包裝是否完好，標(biāo)簽內(nèi)容是否齊全、準(zhǔn)確，包括品名、規(guī)格、產(chǎn)地、炮制方法、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、生產(chǎn)企業(yè)等信息。質(zhì)量檢驗：按照規(guī)定的檢驗方法對購進(jìn)中藥飲片進(jìn)行質(zhì)量檢驗，檢驗項目包括性狀、鑒別、檢查、含量測定等。對于易霉變、蟲蛀、泛油的中藥飲片，應(yīng)增加相應(yīng)的檢驗項目。4.驗收記錄驗收人員應(yīng)如實填寫中藥飲片購進(jìn)驗收記錄，記錄內(nèi)容包括購進(jìn)日期、供貨單位、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、驗收合格數(shù)量、不合格數(shù)量及處理情況、驗收人員簽名等。驗收記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。5.不合格品處理驗收過程中發(fā)現(xiàn)的不合格中藥飲片，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時進(jìn)行確認(rèn)，并填寫不合格品記錄。不合格品應(yīng)單獨存放，并有明顯標(biāo)識。對于不合格中藥飲片，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)處理不合格品，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對不合格中藥飲片的處理情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處理日期、處理方式、處理結(jié)果等，并存檔備查。六、儲存與養(yǎng)護(hù)管理1.儲存條件要求倉儲部門應(yīng)根據(jù)中藥飲片的特性和質(zhì)量要求，設(shè)置相應(yīng)的儲存?zhèn)}庫，倉庫應(yīng)具備防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備，保持通風(fēng)良好，溫度、濕度符合規(guī)定要求。不同性質(zhì)的中藥飲片應(yīng)分類存放，如易串味的中藥飲片應(yīng)單獨存放，毒性中藥飲片應(yīng)專柜存放，并有專人保管。2.入庫管理購進(jìn)的中藥飲片經(jīng)質(zhì)量驗收合格后，倉儲部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的儲存條件和要求進(jìn)行存放，并建立庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)記錄中藥飲片的入庫日期、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、保質(zhì)期等信息。入庫的中藥飲片應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識清晰，便于查找和盤點。3.養(yǎng)護(hù)措施倉儲部門應(yīng)定期對中藥飲片進(jìn)行養(yǎng)護(hù)檢查，檢查內(nèi)容包括外觀性狀、包裝、儲存條件等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。根據(jù)中藥飲片的特性和季節(jié)變化，采取相應(yīng)的養(yǎng)護(hù)措施，如通風(fēng)、除濕、降溫、熏蒸、防蟲等。對于易霉變、蟲蛀的中藥飲片，應(yīng)增加養(yǎng)護(hù)檢查頻次。養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)做好養(yǎng)護(hù)記錄，記錄內(nèi)容包括養(yǎng)護(hù)日期、養(yǎng)護(hù)品種、養(yǎng)護(hù)方法、養(yǎng)護(hù)結(jié)果等，并存檔備查。4.庫存盤點倉儲部門應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每月或每季度進(jìn)行一次，年終進(jìn)行全面盤點。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點報告，報相關(guān)部門處理。七、銷售管理1.銷售資質(zhì)審核銷售部門在銷售中藥飲片前，應(yīng)審核客戶的資質(zhì)證明文件，確保客戶具有合法的藥品經(jīng)營資質(zhì)或使用資質(zhì)。對于首次合作的客戶，應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行備案。2.銷售合同管理銷售部門與客戶簽訂銷售合同時，應(yīng)明確中藥飲片的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款，確保合同的合法性、有效性和可操作性。銷售合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送質(zhì)量管理部門、倉儲部門等相關(guān)部門。3.銷售發(fā)貨管理倉儲部門根據(jù)銷售部門開具的發(fā)貨憑證，按照先進(jìn)先出、近期先出的原則組織發(fā)貨。發(fā)貨時應(yīng)核對中藥飲片的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保發(fā)貨準(zhǔn)確無誤。發(fā)貨后，倉儲部門應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將發(fā)貨情況通知銷售部門。4.銷售記錄管理銷售部門應(yīng)建立中藥飲片銷售記錄，記錄內(nèi)容包括銷售日期、購貨單位、品名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價格、銷售人員簽名等。銷售記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。八、人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃制定人力資源部門會同采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門，根據(jù)中藥飲片購進(jìn)管理的要求和員工的實際情況，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容法律法規(guī)培訓(xùn)：包括《中華人民共和國藥品管理法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，使員工了解和掌握藥品管理的法律法規(guī)要求。專業(yè)知識培訓(xùn)：包括中藥飲片的鑒別、炮制、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、儲存養(yǎng)護(hù)等專業(yè)知識，提高員工的業(yè)務(wù)水平和操作技能。職業(yè)道德培訓(xùn)：培養(yǎng)員工的職業(yè)道德意識，樹立正確的價值觀和服務(wù)理念，確保員工在工作中遵守法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。3.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)