倉庫入庫票據管理制度一、總則1.目的為了加強公司倉庫入庫票據的管理，規范入庫流程，確保物資入庫信息的準確、及時、完整，保障公司資產安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有倉庫物資入庫票據的管理，包括原材料、半成品、成品、辦公用品等各類物資。3.職責分工倉庫管理部門：負責入庫票據的接收、審核、登記、保管及傳遞等工作，確保入庫票據的真實性和完整性。采購部門：負責提供采購訂單等相關資料，配合倉庫管理部門做好入庫票據的核對工作。質量檢驗部門：負責對入庫物資進行質量檢驗，并出具檢驗報告，作為入庫票據的重要依據。財務部門：負責根據入庫票據進行賬務處理，監督入庫物資的資金流向，確保財務數據的準確無誤。二、入庫票據的種類及要求1.采購訂單采購部門根據公司生產經營需要，與供應商簽訂采購合同或訂單。采購訂單應明確物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨日期、交貨地點等詳細信息。采購訂單需經采購部門負責人審核簽字，并加蓋公司采購專用章后生效。采購訂單原件由采購部門留存，復印件交倉庫管理部門作為入庫依據。2.送貨單供應商送貨時，應隨貨提供送貨單。送貨單應注明物資的名稱、規格型號、數量、供應商名稱、送貨日期等信息，并加蓋供應商公章或業務專用章。送貨單應與采購訂單的物資信息一致，如存在差異，倉庫管理部門應及時與采購部門溝通核實。3.質量檢驗報告質量檢驗部門對入庫物資進行檢驗后，應出具質量檢驗報告。質量檢驗報告應明確物資的檢驗結果（合格/不合格）、檢驗項目、檢驗標準等信息，并加蓋質量檢驗專用章。對于檢驗合格的物資，質量檢驗報告作為入庫票據的必備附件；對于檢驗不合格的物資，倉庫管理部門應拒絕接收，并及時通知采購部門與供應商協商處理。4.入庫單倉庫管理部門在接收物資時，應根據送貨單、質量檢驗報告等相關憑證，如實填寫入庫單。入庫單應注明物資的名稱、規格型號、數量、入庫日期、倉庫名稱、存放位置等信息，并由倉庫管理人員簽字確認。入庫單應一式多聯，分別送交采購部門、財務部門、倉庫留存等。入庫單的格式應統一規范，便于各部門之間的信息傳遞和核對。三、入庫票據的流程管理1.物資到貨通知采購部門在物資預計到貨前，應提前通知倉庫管理部門做好接收準備工作。通知內容包括物資名稱、規格型號、數量、預計到貨日期等。倉庫管理部門收到通知后，應安排好相應的存儲空間，準備好驗收工具和設備，并通知質量檢驗部門安排檢驗人員。2.物資驗收物資到貨后，倉庫管理人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物資名稱、規格型號、數量等信息。如發現不一致，應及時與采購部門聯系核實。質量檢驗部門按照規定的檢驗標準和方法，對物資進行質量檢驗。檢驗合格的物資，質量檢驗人員應在質量檢驗報告上簽字確認；檢驗不合格的物資，應出具不合格報告，并注明不合格原因。倉庫管理人員根據送貨單、質量檢驗報告等憑證，對物資的數量、外觀等進行驗收。如發現物資存在數量短缺、損壞等問題，應及時與供應商溝通解決，并做好記錄。3.入庫單填寫與審核驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時填寫入庫單。入庫單應按照物資的實際情況如實填寫，確保信息準確無誤。入庫單填寫完畢后，倉庫管理人員應簽字確認，并提交倉庫主管審核。倉庫主管應認真審核入庫單的內容，確保入庫信息的真實性、完整性和準確性。審核無誤后，倉庫主管在入庫單上簽字批準。4.入庫票據傳遞倉庫管理部門將審核后的入庫單分別送交采購部門、財務部門等相關部門。采購部門收到入庫單后，應與采購訂單進行核對，確認物資已按要求入庫。財務部門收到入庫單后，應根據入庫單及相關憑證進行賬務處理，記錄物資的入庫金額、數量等信息。財務部門應定期與倉庫管理部門核對入庫數據，確保賬實相符。5.入庫票據保管倉庫管理部門應妥善保管入庫票據，建立入庫票據臺賬，對入庫票據的接收、審核、傳遞、保管等情況進行詳細記錄。入庫票據臺賬應包括入庫日期、物資名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫單編號等信息。入庫票據應按照日期、類別等進行分類存放，便于查找和核對。入庫票據的保存期限應符合公司檔案管理規定，一般為[X]年。保存期滿后，經相關部門批準，方可進行銷毀處理。四、入庫票據的審核要點1.采購訂單審核審核采購訂單是否與公司生產經營計劃相符，是否經過適當的審批流程。檢查采購訂單的物資信息是否準確、完整，包括名稱、規格型號、數量、價格、交貨日期等。核對采購訂單上的供應商信息是否正確，是否與公司供應商名錄一致。2.送貨單審核審核送貨單的物資信息與采購訂單是否一致，如存在差異，是否有合理的解釋和說明。檢查送貨單上的供應商名稱、公章或業務專用章是否清晰、有效。確認送貨單上的數量、規格型號等信息是否與實際到貨物資相符。3.質量檢驗報告審核審核質量檢驗報告的檢驗項目、檢驗標準是否符合公司要求和相關行業標準。檢查質量檢驗報告上的檢驗結果是否明確，合格物資是否有檢驗人員簽字確認，不合格物資是否注明不合格原因。核對質量檢驗報告的出具日期是否在物資到貨后合理時間內。4.入庫單審核審核入庫單的填寫內容是否完整、準確，包括物資名稱、規格型號、數量、入庫日期、倉庫名稱、存放位置等。檢查入庫單上的倉庫管理人員簽字是否齊全，是否經過倉庫主管審核批準。核對入庫單與送貨單、質量檢驗報告等相關憑證的一致性，確保入庫信息的真實性。五、入庫票據的異常處理1.物資與采購訂單不符如發現到貨物資與采購訂單不符，倉庫管理人員應立即停止驗收，并及時通知采購部門。采購部門應與供應商聯系核實情況，查明原因。如因供應商原因導致物資與采購訂單不符，采購部門應要求供應商按照采購訂單要求及時補貨或換貨；如因采購部門自身失誤導致訂單錯誤，采購部門應及時調整采購訂單，并通知倉庫管理部門和相關部門。2.質量檢驗不合格對于質量檢驗不合格的物資，倉庫管理部門應拒絕接收，并將不合格物資單獨存放，做好標識。采購部門應及時與供應商協商處理不合格物資，如退貨、換貨、補貨等。供應商應在規定時間內將處理結果反饋給公司。質量檢驗部門應對不合格物資進行分析，查找原因，提出改進措施，防止類似問題再次發生。3.入庫票據丟失或損壞如發現入庫票據丟失或損壞，相關責任人應及時報告倉庫主管。倉庫主管應組織調查，查明原因，并采取相應的補救措施。對于丟失的入庫票據，如能提供其他有效證明材料（如送貨單復印件、質量檢驗報告復印件等），經相關部門審核確認后，可作為入庫依據；對于損壞的入庫票據，應及時進行更換或修復，并確保入庫信息的完整性。對因保管不善導致入庫票據丟失或損壞的責任人，應按照公司相關規定進行處罰。六、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對倉庫入庫票據管理情況進行審計，檢查入庫票據的真實性、完整性、準確性，以及入庫流程的合規性。審計人員應抽取一定數量的入庫票據進行詳細核對，包括采購訂單、送貨單、質量檢驗報告、入庫單等，與相關部門的記錄進行比對，發現問題及時提出整改意見。2.定期盤點倉庫管理部門應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點時，應同時核對入庫票據與庫存實物的一致性。盤點結束后，倉庫管理部門應編制盤點報告，說明盤點情況、發現的問題及處理結果。如發現入庫票據與庫存實物不符，應及時查明原因，并進行調整。3.日常檢查倉庫主管應加強對倉庫管理人員入庫票據管理工作的日常檢查，確保入庫票據的規范填寫、及時傳遞和妥善保管。檢查內容包括入庫