中介行業鑰匙管理制度總則1.目的為規范公司鑰匙的管理，確保公司各類場所的安全與正常使用，保障業務的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于業務人員、行政人員、后勤人員等在工作過程中涉及使用公司鑰匙的情況。3.管理原則鑰匙管理遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保鑰匙的妥善保管、正確使用和及時歸還，防止鑰匙丟失、損壞或濫用導致的安全隱患和工作不便。鑰匙分類及管理職責1.鑰匙分類辦公區域鑰匙：包括公司辦公場所的大門、辦公室門、文件柜、保險柜等鑰匙。業務區域鑰匙：如門店、看房現場等場所的鑰匙。設備設施鑰匙：如倉庫、機房、消防設備間等相關設備設施的鑰匙。2.管理職責行政部門負責制定和完善鑰匙管理制度，并監督制度的執行情況。統一登記、保管各類鑰匙的備用鑰匙，建立鑰匙管理臺賬，詳細記錄鑰匙的領取、歸還、使用情況等信息。定期對鑰匙進行盤點，確保賬實相符。負責鑰匙的維修、更換等工作安排。使用部門負責本部門所使用鑰匙的日常保管和使用，指定專人負責鑰匙管理，并將責任人名單報行政部門備案。監督本部門員工正確使用鑰匙，如發現鑰匙丟失、損壞或異常情況，及時通知行政部門。在人員離職、崗位調動等情況下，負責收回相關鑰匙并交回行政部門。鑰匙領取與歸還1.領取流程新員工入職：新員工入職時，由行政部門發放辦公區域相關鑰匙，并在《鑰匙領取登記表》上登記領取時間、鑰匙類型、領取人等信息，領取人簽字確認。因工作需要臨時借用：員工因工作需要臨時借用其他部門或區域的鑰匙，需填寫《鑰匙借用申請表》，注明借用原因、借用時間、預計歸還時間等，經所在部門負責人審批后，到行政部門領取鑰匙。行政部門在《鑰匙借用申請表》上登記相關信息，并在鑰匙管理臺賬中記錄。2.歸還流程正常使用后歸還：員工使用完畢鑰匙后，應及時歸還至行政部門。行政部門在收到歸還的鑰匙時，需核對鑰匙數量、完整性等，確認無誤后在《鑰匙領取登記表》或《鑰匙借用申請表》上記錄歸還時間，并由歸還人簽字確認。離職或崗位調動：員工離職或崗位調動時，所在部門負責人應督促其將所領取的所有鑰匙交回行政部門。行政部門在收回鑰匙后，需進行詳細核對，如發現鑰匙丟失或損壞，按照本制度相關規定處理。鑰匙保管1.日常保管要求專人負責：各部門指定的鑰匙管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人或帶出公司規定的使用區域。如因特殊情況需要轉借，必須經過部門負責人同意，并做好登記手續。存放安全：鑰匙應存放在安全、干燥、不易損壞的地方，避免與尖銳物品、磁性物質等接觸，防止鑰匙受損。辦公區域的鑰匙一般應存放在抽屜、文件柜等專門的存放位置，業務區域和設備設施的鑰匙如有專門的鑰匙箱，應存放在鑰匙箱內，并確保鑰匙箱的安全。標識清晰：對于相似的鑰匙，應做好明顯的標識，以便區分和正確使用。標識內容應包括鑰匙對應的門、房間、設備設施等信息。2.特殊情況保管出差或外出辦公：員工因出差或外出辦公需要攜帶鑰匙的，應提前向所在部門負責人報告，并采取必要的安全措施，確保鑰匙的安全。出差結束或外出辦公完畢后，及時將鑰匙交回。節假日期間：節假日期間，各部門應安排專人負責保管本部門涉及的重要場所鑰匙。如遇特殊情況需要臨時調整保管人員，應提前做好交接工作，并報行政部門備案。鑰匙使用規范1.正確使用方法員工應按照正確的操作方法使用鑰匙，避免因用力過猛、使用不當等原因導致鑰匙損壞。如發現鑰匙難以插入或轉動不靈活等情況，應及時通知行政部門，不得強行使用。開啟門鎖時，應將鑰匙插入鎖芯，輕輕轉動，直至門鎖打開。關閉門鎖時，應確保門鎖完全鎖好，鑰匙拔出后檢查門鎖是否已牢固鎖住。2.禁止行為嚴禁私自配制公司鑰匙，未經許可不得將鑰匙交由外部人員配制或復制。不得使用鑰匙進行與工作無關的活動，如撬門、破壞其他物品等。禁止在鑰匙上隨意粘貼、刻畫或涂抹無關信息，保持鑰匙的整潔和完好。鑰匙維修與更換1.維修流程當鑰匙出現損壞情況時，使用部門應及時填寫《鑰匙維修申請表》，注明鑰匙損壞情況、所在位置、申請維修時間等信息，提交至行政部門。行政部門收到《鑰匙維修申請表》后，安排專業人員進行檢查和維修。對于能夠當場維修的，應立即進行維修；對于需要更換零部件或特殊處理的，應及時聯系相關供應商或維修單位進行維修，并跟蹤維修進度。維修完成后，行政部門應在《鑰匙維修申請表》上記錄維修結果，并將維修后的鑰匙歸還使用部門。使用部門在收到維修后的鑰匙時，應進行試用，確認無誤后在《鑰匙維修申請表》上簽字確認。2.更換流程若鑰匙損壞嚴重無法維修或因其他原因需要更換鑰匙，使用部門應填寫《鑰匙更換申請表》，詳細說明更換原因、涉及的鑰匙類型和數量等信息，經所在部門負責人審核后，報行政部門審批。行政部門審批通過后，安排更換鑰匙的相關工作。如需重新配制鑰匙，應選擇正規的鑰匙配制單位，并要求其做好配制記錄。配制完成后，行政部門應將新鑰匙發放給使用部門，并在鑰匙管理臺賬中更新相關信息。對于因鑰匙更換導致的鎖具更換等情況，行政部門應協調相關部門進行處理，確保安全和正常使用。鑰匙盤點1.盤點周期行政部門應定期對鑰匙進行盤點，原則上每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點工作應確保全面、準確，涵蓋公司所有類型的鑰匙。2.盤點方法小盤點時，行政部門根據鑰匙管理臺賬，對備用鑰匙進行逐一核對，檢查鑰匙數量、標識等是否與臺賬記錄一致。同時，與各部門鑰匙管理人員溝通，了解本季度鑰匙的使用、歸還、維修、更換等情況。大盤點時，除了核對備用鑰匙外，還應對在用鑰匙進行實地檢查。行政部門可會同各部門負責人，對辦公區域、業務區域、設備設施等場所的鑰匙使用情況進行抽查，核實鑰匙是否在規定位置、是否正常使用等。3.盤點結果處理盤點結束后，行政部門應編制《鑰匙盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、范圍、實際盤點數量、與臺賬記錄的差異情況等。如發現賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。對于因丟失、損壞等原因導致的鑰匙短缺，應按照本制度相關規定追究責任人的責任，并及時進行補充或更換。對于盤點中發現的其他問題，如標識不清、保管不當等，應提出整改意見，督促相關部門和人員進行改進。鑰匙遺失與損壞處理1.遺失處理員工發現鑰匙遺失后，應立即向所在部門負責人報告，并協助行政部門進行查找。如確實無法找回，應填寫《鑰匙遺失報告表》，詳細說明遺失鑰匙的類型、數量、可能遺失的時間和地點等信息。所在部門負責人應在《鑰匙遺失報告表》上簽署意見，報行政部門審批。行政部門審批通過后，根據鑰匙遺失的情況，采取相應的措施，如更換門鎖、重新配制鑰匙等，確保相關場所的安全。同時，對遺失鑰匙的責任人進行批評教育，并根據情節輕重給予相應的經濟處罰。因鑰匙遺失可能導致的安全風險或其他后果，由遺失鑰匙的責任人承擔相應責任。如因遺失鑰匙給公司造成經濟損失的，責任人應按照公司相關規定進行賠償。2.損壞處理員工因使用不當或其他原因導致鑰匙損壞的，應及時向所在部門負責人報告，并填寫《鑰匙損壞報告表》，說明損壞原因、損壞情況等信息。所在部門負責人應根據實際情況，判斷是否屬于正常損耗范圍。如屬于正常損耗，由行政部門安排維修或更換；如因員工故意或重大過失導致鑰匙損壞，除由責任人承擔維修或更換費用外，公司還將根據情節輕重給予相應的紀律處分。對于因鑰匙損壞影響工作正常進行的，相關部門應及時采取臨時措施，確保工作不受影響，并督促責任人盡快解決鑰匙損壞問題。監督與考核1.監督機制行政部門負責對公司鑰匙管理制度的執行情況進行日常監督檢查，定期或不定期對各部門鑰匙管理情況進行抽查，發現問題及時督促整改。各部門負責人應加強對本部門員工鑰匙使用和保管情況的監督，確保本部門員工嚴格遵守鑰匙管理制度。2.考核辦法將鑰匙管理情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守鑰匙管理制度、認真履行鑰匙管理職責的員工給予適當獎勵；對違反鑰匙管理制度的員工，視情節輕重給予相應的扣分、罰款、警告、辭退等處罰。具體考核指標包括鑰匙領