物業財務票據管理工作細則?

物業財務票據管理工作細則一、總則1.目的為加強本物業公司財務票據的管理，規范票據的使用、保管、核銷等行為，保障公司財務工作的正常開展，維護公司和業主的合法權益，特制定本工作細則。2.適用范圍本細則適用于本物業公司在經營活動中涉及的各類財務票據，包括但不限于發票、收據、費用報銷單、支票等，以及所有涉及票據管理工作的部門和人員。3.管理原則（1）合法性原則：票據的取得、使用和管理必須符合國家相關法律法規及財務制度的規定。（2）真實性原則：票據所反映的經濟業務內容必須真實、準確、完整，不得弄虛作假。（3）完整性原則：確保票據的各項要素齊全，包括但不限于票據名稱、日期、編號、付款單位、收款單位、金額、用途等。（4）安全性原則：加強票據的保管，防止票據丟失、被盜、損壞等情況發生，確保票據信息的安全。二、票據的種類及適用范圍1.發票（1）增值稅專用發票：適用于公司向增值稅一般納稅人提供物業服務、銷售商品或提供其他應稅服務，且對方要求開具專用發票的情況。此類發票可作為購買方抵扣進項稅額的憑證。（2）增值稅普通發票：用于公司向增值稅小規模納稅人、個人業主或其他不需要抵扣進項稅額的客戶提供服務、銷售商品等業務。2.收據（1）內部收據：主要用于公司內部各部門之間的資金往來，如員工借款、押金退還等。內部收據不得用于對外經營業務收款。（2）外部收據：經財政部門批準印制的行政事業性收費收據，可用于代收符合規定的行政事業性費用，如代收水電費、垃圾處理費等。3.費用報銷單員工在公司日常經營活動中發生的各項費用支出，如差旅費、辦公用品費、業務招待費等，需填寫費用報銷單進行報銷。費用報銷單應附相關票據作為報銷憑證。4.支票（1）現金支票：用于公司向開戶銀行提取現金，以滿足日常現金支付需求，如發放工資、支付小額費用等。（2）轉賬支票：用于公司與其他單位或個人之間的同城轉賬結算，如支付供應商貨款、支付勞務費用等。三、票據的開具1.發票開具（1）發票開具申請：業務部門在需要開具發票時，應填寫《發票開具申請表》，詳細注明開票信息，包括付款單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、服務內容、金額等，并提供相關業務合同或協議作為開票依據。（2）審核環節：申請表提交至財務部門后，財務人員首先核對業務的真實性和合法性，檢查合同或協議的條款與申請內容是否一致，確認無誤后進行發票開具。對于金額較大或有特殊要求的發票開具申請，需經財務負責人審批。（3）開具要求：發票開具應按照國家稅務總局規定的要求進行，確保填寫內容真實、準確、完整，字跡清晰，不得壓線、錯格。發票聯和抵扣聯應加蓋發票專用章。開具增值稅專用發票時，要嚴格審核購買方提供的開票信息，避免因信息錯誤導致發票作廢或無法認證。（4）發票交付：發票開具完成后，財務人員應及時將發票交付給業務部門，由業務部門負責將發票送達付款單位。交付過程需進行登記，注明發票號碼、開票金額、交付日期、接收人等信息，確保發票傳遞的準確性和可追溯性。2.收據開具（1）內部收據開具：由相關部門填寫內部收據，注明收款事項、金額、交款人等信息，經部門負責人簽字后，到財務部門加蓋財務專用章。財務人員應核對收據內容與相關業務的一致性，確保收款金額與實際業務相符。（2）外部收據開具：對于代收行政事業性費用等符合規定的外部收款業務，財務人員根據實際收款情況開具財政監制的外部收據。開具時要填寫清楚收費項目、金額、繳費單位或個人等信息，并加蓋財務專用章。收據存根聯應妥善保管，以備核查。3.費用報銷單填寫（1）員工應按照公司規定的格式填寫費用報銷單，詳細列出每筆費用的發生日期、用途、金額等信息，并將相關票據整齊粘貼在報銷單后面。票據的粘貼應按照類別、時間順序進行，以便審核和查閱。（2）報銷單上需注明附件張數，確保報銷金額與所附票據金額一致。員工本人應在報銷單上簽字確認，然后按照公司審批流程依次提交部門負責人、財務人員、公司領導審批。四、票據的取得1.發票取得（1）業務人員在對外采購商品、接受服務等經濟活動中，必須按照規定取得合法有效的發票。取得發票時，應仔細核對發票的基本信息，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額、稅率、稅額等，確保發票內容真實、準確、完整，發票聯次齊全，發票專用章清晰。（2）對于增值稅專用發票，業務人員應在取得發票后及時傳遞給財務部門，財務人員要在規定的認證期限內進行認證。如發現發票存在問題，如發票開具錯誤、發票過期等，應及時與銷售方聯系，要求其重新開具發票。（3）嚴禁接受虛假發票或不符合規定的發票用于報銷或入賬。對于因接受虛假發票而給公司造成損失的，將追究相關人員的責任。2.其他票據取得（1）員工在辦理借款、押金退還等業務時，應取得公司開具的內部收據作為憑證。內部收據應加蓋財務專用章，確保其有效性。（2）在代收行政事業性費用時，應從相關收費部門取得合法的收費票據，并及時將票據傳遞給財務部門進行賬務處理。（3）取得支票時，應認真核對支票的各項要素，包括支票號碼、出票日期、付款單位名稱、付款行名稱、金額大小寫、用途等，確保支票的真實性和有效性。收到支票后，應及時送存銀行，避免支票過期或遺失。五、票據的審核1.財務審核（1）財務人員在收到各類票據后，首先對票據的合法性、真實性、完整性進行審核。審核發票時，要檢查發票是否符合國家稅收法規的規定，是否為正規稅務機關監制的發票，發票上的各項內容是否填寫齊全、正確，發票專用章是否合規。（2）對于費用報銷單，財務人員要審核報銷內容是否符合公司的費用報銷規定，費用支出是否合理，所附票據與報銷單填寫的內容是否一致，報銷金額是否正確等。審核過程中如發現問題，應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關信息。（3）對于支票等結算票據，財務人員要審核支票的填寫是否規范，出票日期、金額、收款人等關鍵信息是否正確，支票是否在有效期內等。2.審批審核（1）部門負責人應審核本部門員工提交的費用報銷單及相關票據，確認費用支出是否與業務相關，是否符合部門預算和公司規定，報銷金額是否合理等。部門負責人簽字后，將報銷單提交給財務部門進行審核。（2）公司領導在審批票據時，重點關注費用支出的合理性、必要性以及是否符合公司的整體利益。對于重大費用支出，需進行集體決策或經過專門的審批流程。六、票據的保管1.日常保管（1）財務部門應設立專門的票據保管崗位或指定專人負責票據的保管工作。票據保管人員應具備良好的職業道德和責任心，確保票據的安全和完整。（2）票據應存放在專門的保險柜或票據柜中，按照票據種類、號碼順序進行分類存放，便于查找和管理。同時，要做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施，確保票據不受損壞。（3）對于已開具的發票存根聯、收據存根聯以及作廢發票、收據等，應按照會計檔案管理的要求進行保存。保存期限按照國家相關法律法規的規定執行，一般為10年。保存期滿后，經公司領導批準，按照規定的程序進行銷毀。2.電子票據保管（1）隨著電子票據的廣泛應用，財務部門應加強對電子票據的管理。電子票據應以電子數據的形式進行存儲，存儲介質應定期進行備份，防止數據丟失。（2）電子票據的存儲應建立索引目錄，方便查詢和檢索。同時，要確保電子票據的真實性、完整性和安全性，防止電子票據被篡改或偽造。（3）電子票據的打印件作為會計憑證入賬時，應與電子數據進行核對，確保兩者一致。打印件上應注明電子票據的存儲路徑、查詢方式等信息，以備后續查閱。七、票據的核銷1.發票核銷（1）已開具的發票在交付給付款單位后，財務人員應及時跟蹤發票的使用情況。對于已認證抵扣或已入賬的發票，應進行相應的核銷處理。（2）對于作廢發票，財務人員應在發票各聯次上加蓋“作廢”章，并將作廢發票的所有聯次妥善保管，按照規定的期限進行保存和銷毀。同時，在發票開具系統中進行作廢操作，確保系統記錄與實際發票狀態一致。2.收據核銷（1）內部收據在相關業務結束后，如員工借款還清、押金退還完畢等，財務人員應將相應的收據進行核銷。核銷時，在收據上注明“已核銷”字樣，并登記核銷日期。（2）外部收據在完成代收費用的上繳和結算后，應按照財政部門的要求進行核銷。財務人員應整理好收據存根聯及相關資料，報送財政部門進行審核和核銷。3.支票核銷（1）支票在使用后，財務人員應根據銀行的進賬單或付款回單等憑證，對支票進行核銷。核銷時，在支票登記簿上記錄支票的使用情況，包括支票號碼、出票日期、付款金額、收款單位、用途、核銷日期等信息。（2）對于作廢的支票，應在支票上加蓋“作廢”章，并妥善保管，定期進行清理和銷毀。同時，在支票登記簿上注明支票作廢原因和作廢日期。八、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對財務票據的管理情況進行審計檢查。審計內容包括票據的開具、取得、審核、保管、核銷等環節，檢查是否符合本細則及國家相關法律法規的規定。內部審計部門在審計過程中，應查閱相關的票據存根、發票開具記錄、費用報銷憑證、支票登記簿等資料，核實票據的真實性、完整性和合法性。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期自查財務部門應定期組織對本部門票據管理工作進行自查。自查工作應形成書面報告，內容包括票據管理的基本情況、存在的問題及改進措施等。自查報告應報送公司領導和內部審計部門。3.違規處理對于在票據管