物業共享化制度

物業共享化制度一、總則1.目的本制度旨在通過推動物業資源共享化，提高物業公司的運營效率，降低管理成本，提升服務質量，實現資源的優化配置，為小區業主提供更加優質、高效、便捷的物業服務。2.適用范圍本制度適用于本高端小區物業公司全體員工、所有管理區域及涉及的各類資源。3.基本原則-公平公正原則：確保所有員工和部門在資源共享過程中享有公平的機會，資源分配和使用遵循公正的規則。-高效利用原則：以提高資源利用效率為核心目標，避免資源閑置和浪費，使有限的資源發揮最大的效益。-合作共贏原則：鼓勵各部門之間積極開展合作，通過資源共享實現共同發展，提升整個物業公司的綜合競爭力。-安全保密原則：在資源共享過程中，要高度重視信息安全和保密工作，確保業主信息、公司商業機密等不被泄露。二、共享資源分類及定義1.人力資源共享-內部員工跨部門支援：當某部門因臨時性業務高峰或人員短缺等原因，導致工作任務無法正常完成時，可向人力資源共享平臺提出支援需求。其他部門在不影響自身工作的前提下，安排合適的員工進行跨部門支援。-專家資源庫：建立公司內部專家資源庫，涵蓋工程維修、物業管理、客戶服務等多個領域。各部門員工在遇到專業難題時，可通過資源庫快速找到相關專家進行咨詢和尋求幫助。2.物力資源共享-設備設施共享：對于一些使用率不高但價格昂貴的專業設備，如大型清潔設備、高空作業設備等，實行集中管理和共享使用。各部門根據實際需求提前預約借用，提高設備的使用效率，降低采購成本。-辦公用品及物資共享：設立辦公用品和物資共享倉庫，存放各部門閑置或多余的辦公用品、勞保用品、維修材料等物資。各部門可根據需要在共享倉庫中申領所需物資，減少物資浪費和重復采購。3.信息資源共享-業主信息共享：物業公司各部門在合法合規的前提下，共享業主的基本信息、需求信息、投訴建議等，以便更好地為業主提供個性化、全方位的服務。但要嚴格遵守信息安全和保密規定，防止業主信息泄露。-業務數據共享：建立統一的業務數據平臺，整合物業管理過程中的各類數據，如收費數據、設備維護數據、服務記錄等。各部門可以實時獲取和使用相關數據，為決策提供準確依據，提高工作效率和管理水平。-知識文檔共享：搭建知識文檔共享平臺，鼓勵員工上傳和分享工作中積累的經驗總結、操作手冊、培訓資料等知識文檔，促進公司內部的知識傳播和交流，提升員工的整體素質和業務能力。三、共享資源管理流程1.資源登記與錄入-各部門負責對本部門擁有的可共享資源進行詳細登記：包括資源的名稱、型號、數量、購置時間、使用狀況、存放地點等信息，并填寫《共享資源登記表》。-將登記好的資源信息及時錄入公司共享資源管理系統：確保資源信息的準確性和完整性，便于其他部門查詢和使用。2.資源需求申請-需求部門根據工作需要：通過共享資源管理系統或填寫《共享資源需求申請表》，向資源管理部門提出資源共享需求申請。申請內容應包括所需資源的名稱、數量、使用時間、使用目的等詳細信息。-對于人力資源共享需求：需求部門還需明確支援工作的具體任務、要求和預計工作期限等內容。3.資源審批與調配-資源管理部門收到需求申請后：對申請內容進行審核，核實資源的可用性和合理性。如申請的資源存在多個需求部門，資源管理部門應根據需求的緊急程度、重要性等因素進行綜合評估和調配。-對于重要資源或涉及多個部門的資源共享申請：需提交公司管理層進行審批，經批準后方可實施資源調配。4.資源使用與歸還-需求部門在獲得資源使用批準后：按照規定的時間、地點和使用要求領取并使用共享資源。在使用過程中，要嚴格遵守資源的操作規程和相關管理制度，確保資源的安全和正常使用。-使用完畢后：需求部門應及時將資源歸還至指定地點，并通知資源管理部門進行驗收。如發現資源有損壞、丟失等情況，需求部門應承擔相應的賠償責任。四、人力資源共享具體規定1.跨部門支援工作機制-建立跨部門支援工作協調小組：由人力資源部門負責人擔任組長，各部門負責人為成員。協調小組負責統籌規劃、組織實施和監督跨部門支援工作，及時解決工作中出現的問題和矛盾。-制定跨部門支援工作流程：明確需求提出、人員選派、工作交接、支援期間管理、工作評價等各個環節的具體要求和操作規范，確?？绮块T支援工作有序進行。-設立跨部門支援激勵機制：對于積極參與跨部門支援工作且表現優秀的員工，給予一定的物質獎勵和精神表彰，如獎金、榮譽證書等；在員工績效考核、晉升、評優等方面，將跨部門支援工作表現作為重要參考依據。2.專家資源庫管理-專家選拔與入庫：制定專家選拔標準，從公司內部選拔具有豐富專業知識和實踐經驗的員工作為專家候選人。經個人申請、部門推薦、公司評審等程序，確定專家庫成員名單，并頒發專家聘書。-專家職責與義務：專家庫成員應定期更新和維護自己的專業知識，為公司內部員工提供專業咨詢和技術指導；參與公司組織的專業培訓、技術研討等活動，分享經驗和見解；協助公司解決重大技術難題和業務問題。-專家使用與評價：員工在遇到專業問題時，可通過共享資源管理系統或直接聯系專家庫成員尋求幫助。公司定期對專家的工作表現進行評價，根據評價結果進行動態調整，對于不履行職責或表現不佳的專家，取消其專家資格。五、物力資源共享具體規定1.設備設施共享管理-設備設施集中管理部門：負責制定設備設施共享管理制度和操作規范，建立設備設施檔案，記錄設備設施的采購、使用、維護、維修等情況。-設備設施借用流程：需求部門提前填寫《設備設施借用申請表》，詳細說明借用設備的名稱、型號、借用時間、使用地點、使用用途等信息，經設備設施管理部門審核批準后，辦理借用手續。借用部門在借用期間負責設備設施的保管和日常維護，如發現設備設施出現故障或損壞，應及時通知設備設施管理部門進行維修。-設備設施維護與保養：設備設施集中管理部門按照設備設施的使用說明書和相關規定，制定維護保養計劃，并組織實施。定期對設備設施進行檢查、維護和保養，確保設備設施處于良好的運行狀態。2.辦公用品及物資共享管理-共享倉庫管理：設立專門的共享倉庫，配備倉庫管理人員。倉庫管理人員負責共享倉庫的日常管理工作，包括物資的出入庫登記、盤點、保管等。-物資申領流程：各部門根據工作需要填寫《辦公用品及物資申領表》，向共享倉庫提出物資申領申請。倉庫管理人員根據庫存情況進行審核發放，對于庫存不足的物資，及時通知采購部門進行采購補充。-物資盤點與清理：共享倉庫定期進行物資盤點，確保賬物相符。對于長期積壓、損壞或已無使用價值的物資，及時進行清理和報廢處理，避免占用存儲空間。六、信息資源共享具體規定1.業主信息共享管理-業主信息收集與整合：物業公司各部門在日常工作中收集業主的各類信息，如業主基本資料、聯系方式、房屋信息、服務需求等。由客戶服務部門負責對業主信息進行統一整合和錄入業主信息管理系統，確保信息的完整性和準確性。-業主信息使用權限：根據工作需要，為不同部門和崗位的員工設定相應的業主信息使用權限。例如，客戶服務人員可查看和使用業主的基本信息、服務需求等；維修人員可查看與維修相關的業主房屋信息等。員工在使用業主信息時，必須嚴格遵守信息安全和保密規定，不得將業主信息泄露給無關人員。-業主信息安全保障：建立業主信息安全保障體系，采取數據加密、訪問控制、備份恢復等技術手段，確保業主信息的安全性和保密性。同時，加強員工的信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和防范能力。2.業務數據共享管理-業務數據平臺建設與維護：由信息技術部門負責建設和維護統一的業務數據平臺，確保平臺的穩定性和可靠性。各部門按照規定的數據格式和接口標準，將本部門的業務數據及時上傳至業務數據平臺。-業務數據分析與應用：設立數據分析崗位或團隊，負責對業務數據進行分析和挖掘。通過數據分析，為公司的決策制定、服務優化、成本控制等提供支持。各部門可根據工作需要，從業務數據平臺獲取相關數據進行分析和應用。-數據質量管控：建立數據質量管理制度，明確數據錄入、審核、存儲、使用等環節的質量要求和責任。定期對業務數據進行質量檢查和清理，確保數據的準確性、一致性和完整性。3.知識文檔共享管理-知識文檔上傳與分類：鼓勵員工將工作中積累的各類知識文檔上傳至知識文檔共享平臺。為便于查詢和使用，對上傳的知識文檔進行分類管理，如按照業務領域、文檔類型等進行分類。-知識文檔審核與推薦：設立知識文檔審核小組，對員工上傳的知識文檔進行審核，確保文檔內容的準確性、實用性和合法性。對于質量較高的知識文檔，審核小組可進行推薦，提高文檔的關注度和使用率。-知識文檔使用與評價：員工可根據自身需求在知識文檔共享平臺上搜索和下載所需的知識文檔。同時，鼓勵員工對知識文檔進行評價和反饋，以便文檔作者進行改進和完善。七、監督與考核1.監督機制-成立共享資源監督小組：由公司管理層、各部門代表和業主代表組成，負責對物業共享化制度的執行情況進行監督檢查。監督小組定期對共享資源的登記、使用、歸還等情況進行抽查，及時發現和糾正資源共享過程中存在的問題。-設立舉報渠道：鼓勵員工和業主對資源共享過程中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。2.考核指標-資源共享利用率：考核共享資源的實際使用情況，通過計算共享資源的使用次數、使用時長等指標，評估資源的共享利用程度。-需求部門滿意度：通過問卷調查、面談等方式，收集需求部門對資源共享服務的滿意度評價，了解需求部門對資源共享的及時性、質量等方面的意見和建議。-信息安全與保密：考核各部門在信息資源共享過程中對信息安全和保密規定的執行情況，如是否發生信息泄露事件、是否遵守信息使用權限等。3.考核結果應用-將共享資源考核結果與部門和員工的績效考核掛鉤。對于在資源共享工作中表現優秀的部門和員工，給予相應的績效加分和獎勵；對于考核不達標或存在違規行為的部門和員工，進行績效扣分、通報批評等處理。-根據考核結果，及時總結經驗教訓，對物業共享化制度進行調整和完善，不斷提高資源共享管理水平。八、培訓與宣傳1.培訓計劃-制定物業共享化制度培訓計劃：明確培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間等。培訓內容包括制度解讀、資源共享流程、操作技能等方面。-定期組織培訓活動：針對不同崗位的員工，開展有針對性的培訓。例如，對一線員工重點培訓資源共享的操作流程和實際應用；對管理人員重點培訓資源共享的管理理念和決策方法。2.宣傳推廣-通過公司內部宣傳欄、電子顯示屏、微信群等渠道：廣泛宣傳物業共享化制度的意義、目的和具體內容，提高員工對制度的認知度和認同感。-制作物業共享化宣傳手冊：發放給員工和業主，詳細介紹資源共享的范圍、流程和使用方法等，方便員工和業主了解和參與資源共享工作。