設備維修配件采購規(guī)定

設備維修配件采購規(guī)定一、總則1.目的為加強本高端小區(qū)物業(yè)公司設備維修配件采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的配件質量可靠、價格合理，及時滿足設備維修需求，提高公司運營效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于物業(yè)公司所有用于設備維修的配件采購活動，包括但不限于小區(qū)內的電梯、消防設備、供電設備、給排水設備等維修所需配件。3.職責分工-采購部門：負責配件采購的具體實施，包括尋找供應商、洽談采購合同、下達采購訂單、跟蹤采購進度、驗收貨物等工作。-設備維修部門：負責提出配件采購申請，提供詳細的配件規(guī)格、型號、數量等技術要求，并參與配件的驗收工作，確保配件符合設備維修需求。-財務部門：負責審核采購預算、采購合同及付款申請，對采購資金進行合理安排與監(jiān)控。-質量管理部門（如有）：負責對采購的配件進行質量檢驗和監(jiān)督，確保配件質量符合相關標準和要求。二、采購計劃與申請1.采購計劃制定-設備維修部門應根據小區(qū)設備的運行狀況、維修保養(yǎng)計劃以及歷史維修數據，制定年度、季度和月度的設備維修配件采購計劃。采購計劃應明確配件的名稱、規(guī)格型號、預計數量、采購時間等信息。-年度采購計劃應在每年年底前完成編制，經設備維修部門負責人審核、公司主管領導審批后，提交給采購部門作為采購工作的參考依據。季度和月度采購計劃應根據實際情況進行調整和補充，提前提交給采購部門。2.采購申請流程-當設備出現故障或需要進行維修保養(yǎng)，現有庫存配件無法滿足需求時，設備維修人員應填寫《設備維修配件采購申請表》。申請表應詳細注明配件的名稱、規(guī)格型號、數量、用途、緊急程度等信息，并附上相關的設備故障說明或維修保養(yǎng)計劃文件。-《設備維修配件采購申請表》首先由設備維修小組組長進行初審，確認申請的合理性和必要性。初審通過后，提交給設備維修部門負責人進行審核。設備維修部門負責人應根據采購計劃和實際需求，對申請表進行審核，并簽署審核意見。-對于金額較大或重要的配件采購申請，還需經過公司主管領導審批。審批通過后的采購申請表方可流轉至采購部門進行采購操作。三、供應商管理1.供應商選擇標準-資質與信譽：供應商應具備合法的經營資質，具有良好的商業(yè)信譽，無不良經營記錄和法律糾紛。-產品質量：供應商提供的配件應符合國家相關標準、行業(yè)標準以及公司的技術要求，具有可靠的質量保證。采購部門可要求供應商提供產品的質量檢測報告、認證證書等資料進行審核。-供應能力：供應商應具備足夠的生產能力和庫存儲備，能夠及時滿足公司的采購需求，確保配件的按時供應。對于一些緊急采購需求，供應商應具備快速響應的能力。-價格合理：在保證產品質量的前提下，供應商的報價應具有競爭力，價格合理。采購部門應通過市場調研、比價等方式，對供應商的價格進行評估。-售后服務：供應商應提供完善的售后服務，包括產品的退換貨政策、質量保證期限、技術支持等。對于一些復雜的配件，供應商應能夠提供專業(yè)的安裝、調試和維修指導服務。2.供應商開發(fā)與評估-采購部門應通過多種渠道開發(fā)潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、參加展會等。在獲取供應商信息后，采購部門應向供應商發(fā)送《供應商基本信息調查表》，要求供應商填寫并提供相關資料，包括營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證復印件、組織機構代碼證復印件、產品目錄、質量認證文件等。-采購部門對供應商提交的資料進行初步審核后，對于符合基本要求的供應商，可安排實地考察。實地考察內容包括供應商的生產環(huán)境、生產設備、質量管理體系、倉儲物流等方面。考察結束后，考察人員應撰寫《供應商考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價。-根據資料審核和實地考察結果，采購部門組織相關部門（如設備維修部門、質量管理部門等）對供應商進行綜合評估。評估結果分為合格、不合格和待定三類。對于合格的供應商，納入公司的《合格供應商名錄》；對于不合格的供應商，不再進行合作；對于待定的供應商，可要求其在規(guī)定時間內改進問題后重新進行評估。3.供應商考核與淘汰-建立供應商考核制度，定期對供應商進行考核評價。考核指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購部門應根據實際采購情況，收集相關數據和信息，對供應商進行量化考核評分。-每季度或半年對供應商進行一次綜合考核。對于考核評分優(yōu)秀的供應商，公司可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先支付貨款等；對于考核評分不達標（低于規(guī)定分數線）的供應商，采購部門應向其發(fā)出《整改通知書》，要求其在規(guī)定時間內進行整改。若供應商在規(guī)定時間內未能有效整改，或連續(xù)多次考核不達標，采購部門應將其從《合格供應商名錄》中淘汰，終止合作關系。四、采購流程1.詢價與比價-采購部門收到經審批的《設備維修配件采購申請表》后，根據配件的規(guī)格型號和采購數量，從《合格供應商名錄》中選取至少三家供應商進行詢價。詢價方式可采用電話詢價、郵件詢價或傳真詢價等，確保詢價信息的準確傳達和及時回復。-采購部門對供應商的報價進行整理和分析，對比各供應商的價格、交貨期、付款方式等條款。在比價過程中，不僅要考慮價格因素，還要綜合評估其他條款對公司采購成本和運營的影響。對于一些關鍵配件或大額采購項目，采購部門可組織相關部門（如設備維修部門、財務部門等）進行集體議價，爭取更優(yōu)惠的采購條件。2.采購合同簽訂-根據詢價和比價結果，采購部門選擇最合適的供應商，并與其進行采購合同的洽談。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括配件的名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款。合同條款應清晰、準確、完整，避免出現模糊不清或容易引起歧義的表述。-采購合同擬定后，由采購部門負責人進行初審，確保合同條款符合公司的采購政策和要求。初審通過后，將合同文本提交給公司的法務部門（如有）進行審核，重點審查合同的合法性、合規(guī)性以及風險防范條款。法務部門審核通過并提出修改意見后，采購部門根據意見對合同進行修改完善，最終由公司主管領導審批簽字。-經審批后的采購合同由采購部門與供應商簽訂，雙方簽字蓋章后合同生效。采購部門應將合同副本分發(fā)給設備維修部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。3.采購訂單下達-采購合同簽訂后，采購部門根據合同條款和設備維修部門的需求，及時下達《采購訂單》給供應商。《采購訂單》應明確訂單編號、采購合同編號、配件名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價、交貨日期、交貨地點等信息，確保供應商準確了解采購需求。-《采購訂單》經采購部門負責人審核后，以書面或電子形式發(fā)送給供應商。同時，采購部門應保留《采購訂單》的發(fā)送記錄，以便后續(xù)查詢和跟蹤。供應商收到《采購訂單》后，應在規(guī)定時間內回復確認，若有任何異議，應及時與采購部門溝通協(xié)商。4.采購進度跟蹤-采購部門負責對采購訂單的執(zhí)行進度進行跟蹤，確保供應商按照合同約定的交貨期按時交貨。在采購訂單下達后的一周內，采購部門應與供應商取得聯(lián)系，確認訂單的執(zhí)行情況。在交貨期前一周，采購部門應再次提醒供應商按時交貨，并了解訂單的生產進度和發(fā)貨安排。-對于一些緊急采購訂單或重要配件的采購，采購部門應增加跟蹤頻率，及時掌握訂單的執(zhí)行動態(tài)。如發(fā)現供應商存在可能影響交貨期的問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施解決問題，確保按時交貨。若供應商無法按時交貨，采購部門應及時通知設備維修部門，并根據實際情況協(xié)商解決方案，如調整維修計劃、尋找替代供應商等。5.貨物驗收-配件到貨前，采購部門應提前通知設備維修部門和質量管理部門（如有）做好驗收準備工作。設備維修部門應根據配件的技術要求和維修需求，準備相應的檢測工具和驗收標準；質量管理部門應按照公司的質量檢驗制度，制定檢驗方案。-配件到貨時，采購部門應與供應商送貨人員一起核對貨物的名稱、規(guī)格型號、數量、包裝等信息，確保與《采購訂單》和送貨清單一致。同時，采購部門應檢查貨物的外觀是否有損壞、變形等情況。-設備維修部門和質量管理部門按照驗收標準對配件進行質量檢驗。對于一些簡單的配件，可采用外觀檢查、尺寸測量等方法進行檢驗；對于一些復雜的配件或關鍵設備的配件，可能需要進行性能測試、功能驗證等專業(yè)檢驗。檢驗過程中，應詳細記錄檢驗結果，填寫《配件驗收報告》。-若配件驗收合格，設備維修部門、質量管理部門和采購部門相關人員應在《配件驗收報告》上簽字確認。驗收合格的配件應及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照規(guī)定進行存放和管理。若配件驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其采取換貨、退貨、補貨等措施解決問題。同時，采購部門應將不合格情況記錄在供應商考核檔案中，作為供應商考核評價的依據。五、采購付款管理1.付款申請-配件驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應根據采購合同的付款條款，及時整理相關付款資料，填寫《付款申請表》。付款資料包括采購合同副本、《采購訂單》、《配件驗收報告》、供應商開具的發(fā)票等。-《付款申請表》應詳細注明付款金額、付款方式、收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，并由采購部門負責人簽字確認。2.付款審批-《付款申請表》及相關付款資料首先提交給財務部門進行審核。財務部門應審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及付款金額是否符合合同約定，相關手續(xù)是否齊全等。審核通過后，財務部門負責人在《付款申請表》上簽署審核意見。-財務部門審核通過的《付款申請表》提交給公司主管領導進行審批。公司主管領導根據公司的資金狀況和采購合同執(zhí)行情況，對付款申請進行審批。審批通過后，《付款申請表》流轉至財務部門進行付款操作。3.付款執(zhí)行-財務部門根據審批通過的《付款申請表》，按照公司規(guī)定的付款方式和付款流程，及時向供應商支付貨款。付款完成后，財務部門應做好付款記錄，并將付款憑證復印件分發(fā)給采購部門等相關部門。六、庫存管理與盤點1.庫存管理-建立設備維修配件庫存管理制度，明確倉庫管理人員的職責和工作流程。倉庫應設置專門的區(qū)域存放配件，按照配件的類別、規(guī)格型號等進行分類存放，并做好標識，便于查找和管理。-倉庫管理人員應建立庫存臺賬，詳細記錄配件的出入庫情況，包括出入庫日期、配件名稱、規(guī)格型號、數量、出入庫單號等信息。庫存臺賬應做到賬物相符，確保庫存數據的準確性。-設備維修部門領用配件時，應填寫《配件領用申請表》，注明領用配件的名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，到倉庫辦理領用手續(xù)。倉庫管理人員根據審批后的《配件領用申請表》進行發(fā)料，并在庫存臺賬上記錄領用情況。2.庫存盤點-定期對設備維修配件庫存進行盤點，確保庫存數量的準確性和賬物相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次小盤點，每年進行一次全面大盤點。-在盤點前，倉庫管理人員應將庫存臺賬整理核對完畢，確保賬面上的庫存數據準確無誤。盤點過程中，盤點人員應按照規(guī)定的盤點方法和流程，對倉庫內的所有配件進行逐一清點，并記錄實際盤點數量。-盤點結束后，盤點人員應編制《庫存盤點報告》，將實際盤點數量與庫存臺賬記錄的數量進行對比，找出差異并分析原因。對于盤盈或盤虧的配件，應按照公司的相關規(guī)定進行處理。同時，根據盤點結果對庫存管理工作進行總結和改進，完善庫存管理制度和流程。七、監(jiān)督與審計1.內部監(jiān)督-公司內部應建立采購監(jiān)督機制，對設備維修配件采購活動進行全程監(jiān)督。采購部門應定期向公司主管領導匯報采購工作進展情況，包括采購計劃執(zhí)行情況、供應商管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況等。-設備維修部門、財務部門、質量管理部門等相關部門應積極配合采購監(jiān)督工作，對采購過程中發(fā)現的問題及時提出意見和建議。公司內部審計部門應定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動是否符合公司的規(guī)章制度和相關法律法規(guī)，采購流程是否規(guī)范，采購合同的執(zhí)行情況是否良好等。2.違規(guī)處理-對于在設備維修配件采購過程中出現的違規(guī)行為，如采購人員與供應商勾結謀取私利、收受回扣、擅自變