物業聯席會議規定

物業聯席會議規定一、總則1.目的：為加強本高端小區物業管理相關各方的溝通與協作，及時協調解決物業管理活動中出現的問題，提高物業服務質量，維護小區業主的合法權益，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于本小區內物業管理聯席會議的組織、召開、決策及執行等相關活動。參與物業聯席會議的各方包括但不限于小區業主委員會、物業服務企業、社區居民委員會、相關政府職能部門（如房地產管理部門、公安部門、城市管理部門等）。3.基本原則：物業聯席會議應遵循公平、公正、公開的原則，充分聽取各方意見和建議，以事實為依據，以法律法規和相關政策為準繩，共同協商解決問題，促進小區物業管理的和諧穩定發展。二、聯席會議的組織1.召集人：物業聯席會議由小區業主委員會主任擔任召集人。如業主委員會主任因故不能履行職責，可委托副主任或其他委員代為召集。若業主委員會尚未成立，則由社區居民委員會指定專人擔任召集人。2.成員構成-業主委員會成員：作為業主的代表，反映業主的需求和意見。-物業服務企業代表：包括項目經理及相關部門負責人，負責介紹物業服務工作情況，提出需要協調解決的問題。-社區居民委員會代表：發揮橋梁紐帶作用，協助溝通協調各方關系，推動社區和諧建設。-相關政府職能部門代表：根據具體議題，邀請涉及的相關政府職能部門人員參加，如房地產管理部門負責指導物業管理工作，公安部門負責小區治安管理，城市管理部門負責處理小區周邊環境秩序等問題。-其他相關方代表：根據實際情況，可邀請小區建設單位、專業經營單位（如水、電、氣等）等相關方代表參加會議，共同協商解決涉及多方利益的問題。3.聯席會議辦公室：設立物業聯席會議辦公室，負責聯席會議的日常工作。辦公室設在小區物業服務中心，由物業服務企業指定專人擔任辦公室主任，負責會議的籌備、組織、記錄、資料整理以及決議的跟蹤落實等工作。三、聯席會議的職責1.協調解決物業管理中的重大問題-對小區物業服務合同的履行情況進行監督檢查，協調解決物業服務企業與業主之間因服務質量、費用收取等方面產生的爭議。-研究解決小區公共區域設施設備的維修、更新、改造等問題，確保小區設施設備的正常運行和使用安全。-處理小區內涉及環境衛生、綠化養護、治安秩序、消防安全等方面的突出問題，維護小區的良好生活環境。2.溝通交流物業管理信息-物業服務企業定期向聯席會議匯報物業服務工作進展情況、工作計劃以及需要業主委員會和相關部門支持配合的事項。-業主委員會向聯席會議通報業主的意見和建議，以及業主大會的相關決議，促進業主與物業服務企業之間的信息對稱。-社區居民委員會傳達上級政府有關物業管理的政策法規和工作要求，反饋社區對小區物業管理的意見和期望。-相關政府職能部門介紹涉及物業管理的政策法規調整情況，對小區物業管理工作進行業務指導。3.推動小區物業管理創新與發展-共同探討如何提升小區物業管理水平，創新服務模式和管理機制，提高業主滿意度。-研究制定小區物業管理的長效機制，促進小區物業管理工作的規范化、制度化和專業化發展。四、聯席會議的召開1.定期會議：物業聯席會議原則上每季度召開一次定期會議。會議時間、地點提前一周由聯席會議辦公室通知各成員。定期會議主要對本季度小區物業管理工作進行總結分析，研究解決存在的普遍性問題，部署下一季度的工作重點。2.臨時會議：在小區物業管理過程中，如遇重大突發事件、緊急問題或經三分之一以上聯席會議成員提議，可召開臨時會議。臨時會議由召集人確定會議時間、地點，并及時通知各成員。臨時會議應針對特定問題迅速做出決策，采取有效措施加以解決。3.會議通知：聯席會議辦公室負責向各成員發送會議通知。通知內容應包括會議時間、地點、議題、議程以及需要參會人員準備的相關資料等信息。通知方式可采用書面通知、電子郵件、電話通知等多種形式，但應確保各成員能夠及時收到通知。4.會議議程-簽到入場：參會人員在會議開始前15分鐘簽到入場，工作人員負責統計參會人員情況。-主持人開場：由召集人或其指定人員主持會議，介紹參會人員，說明會議目的和議程安排。-工作匯報：物業服務企業匯報近期物業服務工作情況，包括服務內容、工作成效、存在問題及解決方案；業主委員會通報業主意見和建議收集情況以及業主大會相關工作進展；社區居民委員會介紹社區對小區物業管理工作的關注重點和建議；相關政府職能部門傳達最新政策法規和工作要求，并對小區物業管理工作進行點評。-議題討論：針對會議議題，各成員充分發表意見和建議，進行深入討論和交流。討論過程中應尊重各方觀點，以理性、客觀的態度分析問題，尋求最佳解決方案。-決策形成：在充分討論的基礎上，根據多數成員的意見形成會議決策。對于爭議較大的問題，可采取投票表決的方式決定，參會成員應按照少數服從多數的原則執行會議決策。-會議總結：由主持人對會議進行總結，強調會議重點和決策事項，明確責任分工和時間節點，確保決策事項得到有效落實。-會議記錄：會議期間，由專人負責記錄會議內容，包括參會人員發言、討論情況、決策結果等信息。會議記錄應準確、完整，并在會議結束后及時整理形成會議紀要。五、會議決策的執行與監督1.決策執行：會議結束后，聯席會議辦公室應根據會議決策內容，制定詳細的任務分解表，明確責任單位、責任人、完成時間和工作要求等，并及時將任務分解表發送給各相關單位和人員。各責任單位和責任人應按照任務分解表的要求，認真組織實施，確保會議決策得到有效執行。2.執行反饋：責任單位應在規定的時間內向聯席會議辦公室反饋決策執行情況。反饋內容包括工作進展、遇到的問題以及下一步工作計劃等。對于未能按時完成任務的，責任單位應說明原因，并提出整改措施和預計完成時間。3.監督檢查：聯席會議辦公室負責對會議決策的執行情況進行跟蹤監督檢查。通過定期檢查、不定期抽查等方式，及時掌握工作進展情況，對執行不力的單位和個人進行督促整改。同時，將決策執行情況向下次聯席會議進行匯報，接受各成員的監督。4.考核評價：建立會議決策執行考核評價機制，將決策執行情況納入對各成員單位和相關人員的考核內容。對于積極落實會議決策、工作成效顯著的單位和個人，給予表彰和獎勵；對于拒不執行或拖延執行會議決策，導致問題惡化或產生不良影響的，依法依規追究相關單位和人員的責任。六、信息公開與檔案管理1.信息公開：為保障業主的知情權和監督權，物業聯席會議應將涉及小區物業管理的重要決策、工作進展以及相關事項及時向業主公開。信息公開方式可通過小區公告欄、業主微信群、物業公司官方網站等渠道進行發布。公開內容應真實、準確、完整，便于業主查閱和了解。2.檔案管理：聯席會議辦公室負責對物業聯席會議的相關資料進行收集、整理、歸檔和保管。檔案資料包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、工作匯報材料、決策執行情況反饋等。檔案應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和使用。同時，應建立電子檔案，確保檔案資料的安全性和完整性。七、附則1.本規定自發布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規及相關政策相抵觸的條款，以國家法律法規及相關政策為準。2.