物業登記制規定

物業登記制規定一、總則（一）目的為加強本高端小區物業管理工作的規范化、系統化，確保物業信息的準確、完整與可追溯，提高物業服務質量和效率，更好地滿足業主需求，特制定本物業登記制規定。（二）適用范圍本規定適用于本小區物業管理公司全體員工，以及涉及小區物業相關事務的所有登記工作，包括但不限于業主信息登記、設施設備登記、維修記錄登記、外來人員與車輛登記等。（三）基本原則1.真實性原則：所有登記信息必須如實記錄，確保內容真實可靠，不得虛報、瞞報或篡改。2.完整性原則：登記內容應涵蓋相關事務的關鍵要素，保證信息完整，無重要遺漏。3.及時性原則：各類登記工作應在規定時間內完成，及時更新信息，以反映物業狀況的最新動態。4.保密性原則：對涉及業主隱私、公司商業機密等敏感信息嚴格保密，防止信息泄露。二、業主信息登記（一）業主基本信息登記1.登記主體：在業主辦理入住手續時，由物業公司客服人員負責業主基本信息的登記工作。2.登記內容-個人信息：姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系電話（手機、固定電話）、電子郵箱等。-房產信息：所購房產的具體房號、建筑面積、戶型結構、購買時間等。-家庭成員信息：同住家庭成員的姓名、與業主關系、聯系電話等。3.登記流程-客服人員向業主提供《業主基本信息登記表》，詳細說明填寫要求。-業主如實填寫登記表后，客服人員進行初步審核，檢查信息是否完整、準確。-審核無誤后，將登記表錄入物業管理信息系統，并將紙質檔案存檔。（二）業主變更信息登記1.登記情形：當業主的個人信息（如姓名、聯系電話、電子郵箱等）、房產信息（如房產轉讓、租賃等）或家庭成員信息發生變更時，需進行變更信息登記。2.登記主體：業主應主動向物業公司客服中心提出變更申請，由客服人員負責辦理登記手續。3.登記內容：詳細記錄變更前與變更后的信息內容，并注明變更原因及變更時間。4.登記流程-業主填寫《業主信息變更申請表》，提交相關證明材料（如身份證復印件、房產轉讓合同等）。-客服人員對申請表及證明材料進行審核，審核通過后在物業管理信息系統中進行信息更新，并更新紙質檔案。（三）業主投訴與建議登記1.登記主體：物業公司設立專門的投訴與建議受理崗位，由客服人員負責登記業主的投訴與建議信息。2.登記內容-投訴信息：投訴人姓名、房號、聯系電話、投訴時間、投訴事項詳細描述、期望解決時間等。-建議信息：建議人姓名、房號、聯系電話、建議時間、建議內容詳細描述等。3.登記流程-客服人員在接到業主投訴或建議時，應耐心傾聽，并詳細記錄在《業主投訴與建議登記表》中。-對投訴事項進行分類（如物業服務質量、設施設備問題等），及時轉交給相關責任部門處理。-跟蹤投訴與建議的處理進度，將處理結果及時反饋給業主，并記錄在登記表中。三、設施設備登記（一）設施設備基礎信息登記1.登記主體：由物業公司工程維修部門負責對小區內各類設施設備進行基礎信息登記。2.登記內容-設施設備名稱：如電梯、消防設備、給排水系統、供電系統等。-型號規格：詳細記錄設施設備的具體型號、規格參數。-生產廠家：設施設備的生產制造企業名稱。-購置時間：購買設施設備的具體日期。-安裝位置：設施設備在小區內的具體安裝地點。3.登記流程-工程維修人員對小區內設施設備進行全面清查，填寫《設施設備基礎信息登記表》。-對登記表內容進行審核，確保信息準確無誤后，錄入設施設備管理系統，并建立紙質檔案。（二）設施設備維護保養登記1.登記主體：設施設備維護保養工作完成后，由負責該項工作的維修人員進行登記。2.登記內容-維護保養時間：具體的維護保養日期和時間段。-維護保養項目：如設備清潔、零部件更換、調試檢測等詳細項目。-維護保養人員：執行維護保養工作的維修人員姓名。-使用的材料和工具：記錄維護保養過程中使用的主要材料名稱、規格、數量，以及工具名稱。3.登記流程-維修人員在完成維護保養工作后，及時填寫《設施設備維護保養記錄表》。-將記錄表提交給工程維修部門主管審核，審核通過后存檔，并在設施設備管理系統中更新維護保養記錄。（三）設施設備維修登記1.登記主體：設施設備出現故障需要維修時，由報修人填寫報修信息，維修人員負責維修過程及結果的登記。2.登記內容-報修信息：報修人姓名、房號（或設施設備所在位置）、聯系電話、報修時間、故障描述等。-維修信息：維修人員到達現場時間、維修開始時間、維修結束時間、維修措施（如更換故障部件、修復線路等）、維修結果（是否修復、遺留問題等）。3.登記流程-報修人可通過電話、微信公眾號、物業管理APP等方式向物業公司報修，客服人員將報修信息記錄在《設施設備報修登記表》中，并及時轉交給工程維修部門。-維修人員接到報修任務后，前往現場進行維修，維修過程中詳細記錄維修信息在《設施設備維修記錄表》中。-維修完成后，將維修記錄表提交給工程維修部門主管審核，審核通過后，客服人員將維修結果反饋給報修人，并將相關記錄存檔。四、外來人員與車輛登記（一）外來人員登記1.登記主體：小區門崗保安負責對外來人員進行登記。2.登記內容-基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系電話。-來訪信息：來訪時間、來訪事由、被訪業主房號、預計離開時間。3.登記流程-外來人員進入小區時，門崗保安應禮貌詢問來訪事由，并請其出示有效身份證件。-保安根據外來人員提供的信息，填寫《外來人員登記表》，同時與被訪業主取得聯系，確認是否同意來訪。-經業主同意后，為外來人員發放臨時出入證，并告知其在小區內的注意事項。外來人員離開小區時，保安收回臨時出入證，并記錄離開時間。（二）外來車輛登記1.登記主體：同樣由小區門崗保安負責對外來車輛進行登記。2.登記內容-車輛信息：車牌號碼、車輛品牌、顏色。-車主信息：車主姓名、聯系電話。-來訪信息：來訪時間、來訪事由、被訪業主房號、預計離開時間。3.登記流程-外來車輛進入小區時，門崗保安指揮車輛靠邊停下，要求車主出示有效證件，并說明來訪事由。-保安填寫《外來車輛登記表》，與被訪業主取得聯系，確認是否同意來訪。-經業主同意后，為車輛發放臨時停車證，并指引車輛前往指定停車區域停放。外來車輛離開小區時，保安收回臨時停車證，記錄離開時間，并按照規定收取停車費用（如有）。五、物業費用登記（一）物業費收繳登記1.登記主體：物業公司財務部門負責物業費收繳登記工作。2.登記內容-業主信息：業主姓名、房號。-繳費信息：繳費周期（如月度、季度、年度）、繳費金額、繳費時間、繳費方式（現金、銀行轉賬、微信支付、支付寶支付等）。3.登記流程-財務人員在收到業主繳納的物業費后，開具相應的收款憑證。-根據收款憑證及業主繳費信息，填寫《物業費收繳登記表》，并錄入物業管理收費系統。-定期對物業費收繳情況進行統計分析，生成報表，上報公司管理層。（二）物業費用支出登記1.登記主體：物業公司財務部門負責物業費用支出的登記工作。2.登記內容-支出項目：如人員工資、水電費、設施設備維護費、辦公用品費等。-支出金額：具體的支出數額。-支出時間：費用發生的日期。-支出對象：收款單位或個人名稱。-審批情況：記錄費用支出的審批流程及審批結果。3.登記流程-費用報銷人填寫費用報銷單，附上相關發票、合同等證明材料，按照公司審批流程進行審批。-審批通過后，財務人員根據報銷單及相關憑證，填寫《物業費用支出登記表》，并進行賬務處理。-定期對物業費用支出情況進行匯總分析，為公司成本控制和預算管理提供數據支持。六、登記檔案管理（一）檔案分類與編號1.物業公司應對各類登記檔案進行分類管理，如業主信息檔案、設施設備檔案、外來人員與車輛檔案、物業費用檔案等。2.為每類檔案編制唯一的編號，編號應遵循一定的編碼規則，便于查詢和管理。（二）檔案存儲與保管1.登記檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列整齊；電子檔案應存儲在物業公司的服務器或云端存儲設備中，并定期進行備份。2.檔案保管場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱與借閱1.物業公司內部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門主管審批后，到檔案管理人員處辦理查閱手續。查閱過程中，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞檔案。2.如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門主管和公司領導審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案。（四）檔案銷毀1.對于超過保存期限或已無保存價值的檔案，應按照規定進行銷毀。檔案銷毀前，檔案管理人員應編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數量等信息。2.《檔案銷毀清單》經公司領導審批后，由檔案管理人員和監督人員共同對檔案進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，并在銷毀過程中做好記錄。七、監督與考核（一）監督機制1.物業公司設立專門的監督小組，負責對物業登記工作進行定期檢查和不定期抽查。監督小組由行政部門、客服部門、工程維修部門等相關人員組成。2.監督小組檢查的內容包括登記信息的準確性、完整性、及時性，登記流程的執行情況，檔案管理的規范性等。（二）考核標準1.制定詳細的物業登記工作考核標準，對員工的登記工作進行量化考核。考核指標包括登記信息的差錯率、登記及時率、檔案管理規范率等。2.對于在物業登記工作中表現優秀的員工，給予表彰和獎勵；對于違反登記制度、導致登記