質量記錄保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司質量記錄的保密管理，確保公司質量信息的安全與機密性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及質量記錄的部門、崗位及人員，包括但不限于質量管理部門、生產部門、研發部門、銷售部門、采購部門等，以及與公司有業務往來的外部合作伙伴、供應商、客戶等。（三）定義1.質量記錄：指公司在質量管理活動中形成的，反映產品質量形成過程和結果的各種文件、資料、圖表、數據、報告等，包括但不限于質量手冊、程序文件、作業指導書、檢驗報告、試驗記錄、不合格品處理記錄、客戶投訴處理記錄等。2.保密：指對公司質量記錄中涉及的商業秘密、技術秘密、客戶信息等予以保護，防止未經授權的披露、使用或泄露。（四）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規和相關政策的要求，確保質量記錄保密管理工作的合法性。2.保密性原則：采取有效措施，確保質量記錄的保密性，防止信息泄露。3.完整性原則：保證質量記錄的完整性和準確性，不得擅自篡改、偽造或銷毀質量記錄。4.可控性原則：對質量記錄的訪問、使用、傳遞等進行嚴格控制，確保只有經過授權的人員才能接觸和處理相關記錄。二、職責分工（一）質量管理部門1.負責制定和完善質量記錄保密管理制度，并監督制度的執行情況。2.對質量記錄的分類、編號、存儲、檢索等進行統一管理，確保質量記錄的完整性和可追溯性。3.定期對質量記錄進行審查和清理，銷毀過期或無用的質量記錄，并做好相關記錄。4.對涉及質量記錄保密的違規行為進行調查和處理，提出處理意見和建議。（二）各部門1.負責本部門質量記錄的收集、整理、歸檔和保管工作，確保質量記錄的真實、準確、完整。2.嚴格按照公司質量記錄保密管理制度的要求，對本部門質量記錄進行保密管理，防止信息泄露。3.對本部門員工進行質量記錄保密教育和培訓，提高員工的保密意識和責任感。4.配合質量管理部門做好質量記錄的審查、清理和銷毀工作。（三）員工個人1.嚴格遵守公司質量記錄保密管理制度，不得擅自泄露、傳播或使用質量記錄中的信息。2.妥善保管本人負責的質量記錄，不得隨意丟棄或轉借他人。3.在工作中需要查閱、使用質量記錄時，必須按照規定的程序進行申請和審批，并嚴格遵守保密規定。4.發現質量記錄存在保密問題或安全隱患時，應及時向部門負責人或質量管理部門報告。三、質量記錄的分類與編號（一）分類原則根據質量記錄的性質、用途、來源等因素，對質量記錄進行分類，以便于管理和檢索。（二）分類方法1.質量管理體系文件：包括質量手冊、程序文件、作業指導書等。2.質量檢驗文件：包括檢驗計劃、檢驗報告、試驗記錄等。3.不合格品管理文件：包括不合格品評審記錄、處理記錄等。4.客戶相關文件：包括客戶訂單、合同、客戶投訴處理記錄等。5.內部審核與管理評審文件：包括內部審核報告、管理評審報告等。6.其他質量記錄：如質量改進記錄、培訓記錄等。（三）編號規則1.質量記錄的編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。2.編號由字母和數字組成，具體格式如下：質量管理體系文件：QMSXXXXXX質量檢驗文件：QITXXXXXX不合格品管理文件：QNCXXXXXX客戶相關文件：QCRXXXXXX內部審核與管理評審文件：QIAXXXXXX其他質量記錄：QOTXXXXXX其中，“QMS”、“QIT”、“QNC”、“QCR”、“QIA”、“QOT”分別為質量管理體系文件、質量檢驗文件、不合格品管理文件、客戶相關文件、內部審核與管理評審文件、其他質量記錄的英文縮寫；“XX”表示文件所屬部門代碼；“XXXX”表示文件順序號。（四）編號管理1.質量管理部門負責制定和維護質量記錄編號規則，并確保各部門嚴格按照規則進行編號。2.各部門在編制質量記錄時，應按照編號規則進行編號，并在文件上注明編號。3.質量記錄編號一經確定，不得隨意更改。如需更改，應按照規定的程序進行申請和審批，并做好相關記錄。四、質量記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.質量記錄應采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式進行保存，確保記錄的安全性和完整性。2.電子質量記錄應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。3.紙質質量記錄應存放在專門的文件柜或檔案室中，按照分類和編號順序進行存放，便于查閱和管理。（二）保管期限1.質量記錄的保管期限應根據相關法律法規和公司規定執行，一般分為長期保存和短期保存兩種。2.長期保存的質量記錄包括質量管理體系文件、客戶訂單、合同等，保管期限為[X]年。3.短期保存的質量記錄包括檢驗報告、試驗記錄、不合格品處理記錄等，保管期限為[X]年。4.超過保管期限的質量記錄，應按照規定的程序進行審查和清理，經批準后予以銷毀。（三）保管要求1.質量記錄的存儲環境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保記錄的質量不受影響。2.對電子質量記錄應設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和修改相關記錄。3.對紙質質量記錄應建立借閱登記制度，借閱人員應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，方可借閱，并在規定的時間內歸還。4.定期對質量記錄進行盤點和清查，確保記錄的數量和完整性與實際情況相符。五、質量記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱質量記錄，應根據工作需要，按照規定的程序進行申請和審批。2.查閱質量管理體系文件、內部審核與管理評審文件等重要質量記錄，需經質量管理部門負責人批準；查閱其他質量記錄，需經所在部門負責人批準。3.外部人員查閱質量記錄，必須經過公司主管領導批準，并簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《質量記錄查閱申請表》，注明查閱的記錄名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交給相應的審批人進行審批，審批通過后，方可查閱。3.查閱人員應在指定的地點查閱質量記錄，不得擅自將記錄帶出公司或轉借他人。4.查閱過程中，應保持記錄的完整性和整潔性，不得擅自涂改、標記或損壞記錄。5.查閱完畢后，查閱人員應將質量記錄歸還，并在《質量記錄查閱申請表》上簽字確認。（三）使用要求1.使用質量記錄時，應確保記錄的真實性和準確性，不得擅自篡改或偽造記錄。2.因工作需要復印質量記錄時，應經審批人批準，并注明復印用途和份數。3.對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內容的質量記錄，應嚴格按照保密規定進行使用和管理，不得泄露給無關人員。六、質量記錄的傳遞與共享（一）傳遞原則1.質量記錄的傳遞應遵循準確、及時、安全的原則，確保記錄能夠及時、準確地傳遞到需要的部門和人員手中。2.在傳遞質量記錄時，應采取適當的方式和措施，防止記錄在傳遞過程中丟失、損壞或泄露。（二）傳遞方式1.電子質量記錄可通過公司內部網絡、電子郵件等方式進行傳遞。2.紙質質量記錄可通過專人送達、郵寄等方式進行傳遞。（三）共享要求1.質量記錄的共享應根據工作需要，按照規定的程序進行申請和審批。2.共享質量記錄時，應明確共享的范圍、目的、期限等信息，并確保共享人員具有相應的權限和保密意識。3.對共享的質量記錄，共享人員應妥善保管，不得擅自泄露或傳播給無關人員。七、質量記錄的保密措施（一）人員管理1.對涉及質量記錄保密的人員進行定期審查和評估，確保人員具備良好的保密意識和職業道德。2.與涉及質量記錄保密的人員簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，約束人員的行為。3.對新入職員工進行質量記錄保密培訓，使其了解公司質量記錄保密管理制度的要求和重要性。4.定期對員工進行質量記錄保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。（二）物理安全1.對存放質量記錄的場所進行安全防護，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.對電子質量記錄存儲設備進行加密處理，設置訪問密碼，并定期更換密碼。3.對紙質質量記錄進行分類存放，設置專門的檔案室或文件柜，并配備必要的安全設備。（三）信息安全1.建立質量記錄保密信息安全管理體系，制定信息安全策略和應急預案，確保信息安全。2.對質量記錄進行備份，定期進行數據恢復演練，防止數據丟失。3.對質量記錄的訪問進行監控和審計，及時發現和處理異常訪問行為。4.采用加密技術對質量記錄進行傳輸和存儲，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。八、保密監督與檢查（一）監督機構成立公司質量記錄保密管理監督小組，由質量管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門保密工作負責人。監督小組負責對公司質量記錄保密管理制度的執行情況進行監督和檢查。（二）監督檢查內容1.質量記錄的分類、編號、存儲、保管等是否符合規定。2.質量記錄的查閱、使用、傳遞、共享等是否按照規定的程序進行申請和審批。3.質量記錄保密措施的落實情況，包括人員管理、物理安全、信息安全等方面。4.員工對質量記錄保密制度的了解和執行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：質量管理部門每年至少組織一次全面的質量記錄保密管理檢查，對各部門質量記錄保密制度的執行情況進行檢查和評估。2.不定期抽查：監督小組不定期對各部門質量記錄保密管理情況進行抽查，發現問題及時督促整改。3.專項檢查：針對質量記錄保密管理中的重點問題或薄弱環節，組織專項檢查，深入分析原因，采取有效措施加以改進。（四）問題處理1.對監督檢查中發現的問題，應及時下達《質量記錄保密管理整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告質量管理部門。3.對違反質量記錄保密管理制度的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的，依法追究法律責任。九、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權擅自查閱、使用、傳遞、共享質量記錄。2.泄露、傳播或使用質量記錄中的信息，給公司造成損失。3.擅自篡改、偽造或銷毀質量記錄。4.違反質量記錄保密管理制度的其他行為。（二）處理措施1.對發現的違規行為，應立即進行調查，收集相關證據