公司行政部各種管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部管理，提高工作效率，確保各項工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項制度符合國家法律法規及相關政策要求。2.合理性原則：制度制定合理，充分考慮實際工作情況和員工需求。3.規范性原則：明確工作流程、標準和要求，確保工作規范統一。4.有效性原則：制度能夠有效執行，達到預期管理效果。二、行政部組織架構及職責（一）組織架構行政部設部門經理一名，副經理一名，下設行政事務組、后勤保障組、檔案管理組等。（二）職責1.部門經理職責全面負責行政部工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調行政部與其他部門的工作關系，確保行政工作的順利開展。負責行政部人員的管理和考核，提升團隊整體素質。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.副經理職責協助部門經理開展工作，負責分管工作的具體組織和實施。負責行政事務組的日常管理，包括文件收發、會議組織、辦公用品采購等。監督后勤保障組的工作，確保公司辦公環境良好、設施設備正常運行。協助部門經理做好行政部與其他部門的溝通協調工作。3.行政事務組職責負責公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發和歸檔。組織安排公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃。負責辦公用品、辦公設備的采購、管理和發放。辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續。負責公司印章的管理和使用。4.后勤保障組職責負責公司辦公區域的環境衛生維護，定期進行清潔消毒。管理公司辦公設施設備，定期進行檢查、維護和維修，確保正常使用。負責公司食堂、宿舍的管理，提供餐飲和住宿服務。做好公司車輛的調度、使用和維護管理。負責公司安全保衛工作，制定安全制度，加強安全檢查，確保公司人員和財產安全。5.檔案管理組職責負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管。建立檔案管理制度，規范檔案管理流程。提供檔案查閱服務，確保檔案的安全和有效利用。三、行政事務管理制度（一）文件管理制度1.文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和實際情況。文件起草應語言規范、邏輯清晰、表述準確，注明起草部門、起草人及日期。2.文件審核部門負責人對起草的文件進行審核，重點審核文件內容的準確性、完整性和合規性。涉及多個部門的文件，由相關部門共同審核。3.文件印發審核通過的文件由行政部統一編號、排版、印發。文件印發應嚴格按照規定的格式和份數進行，確保文件質量。4.文件歸檔文件印發后，行政部應及時將文件原件及電子文檔進行歸檔，以便查閱和保存。歸檔文件應分類存放，便于查找和管理。（二）會議管理制度1.會議計劃行政部每月初制定公司月度會議計劃，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等。會議計劃應提前征求各部門意見，確保會議安排合理。2.會議組織行政部負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的布置、會議資料的準備等。會議組織應提前做好各項準備工作，確保會議順利進行。3.會議記錄行政部安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。4.會議紀要會議紀要由行政部起草，經部門經理審核后印發給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門和完成時間，確保會議精神得到有效落實。（三）辦公用品管理制度1.采購計劃各部門每月底根據工作需要制定辦公用品采購計劃，報行政部匯總。行政部根據各部門采購計劃，結合庫存情況，制定公司月度辦公用品采購計劃。2.采購實施行政部按照采購計劃進行辦公用品的采購，選擇合格的供應商，確保采購物品的質量和價格合理。采購過程中應嚴格遵守公司采購流程，簽訂采購合同，確保采購行為合法合規。3.入庫管理辦公用品采購到貨后，行政部倉庫管理人員應及時進行驗收，核對物品的數量、規格、質量等。驗收合格的辦公用品應辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物品名稱、規格、數量、供應商等信息。4.發放管理各部門根據工作需要填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人簽字后到行政部倉庫領取。倉庫管理人員根據領用申請表發放辦公用品，填寫出庫單，注明物品名稱、規格、數量、領用部門等信息。5.庫存管理行政部倉庫管理人員應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓的辦公用品，應及時與相關部門溝通，合理調配使用或進行處理。（四）證照管理制度1.證照申請各部門根據工作需要提出證照申請，填寫申請表，注明申請證照的種類、用途、所需材料等。申請表經部門負責人簽字后報行政部審核。2.證照辦理行政部負責證照申請材料的準備和提交，按照相關部門的要求辦理證照。辦理過程中應及時與相關部門溝通，確保證照辦理順利進行。3.證照領取證照辦理完成后，行政部及時領取證照，并進行登記和保管。領取證照時應核對證照信息，確保證照的真實性和有效性。4.證照使用各部門因工作需要使用證照時，應填寫證照使用申請表，經部門負責人簽字后到行政部領取。使用完畢后應及時歸還行政部，行政部做好使用記錄。5.證照年檢行政部負責定期提醒證照年檢時間，組織相關部門準備年檢材料，辦理年檢手續。確保公司各類證照按時年檢，避免因證照過期影響公司正常經營。（五）印章管理制度1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部經理保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章由財務部負責人保管，法人章由法定代表人或其授權人保管。印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全。3.印章使用印章使用應嚴格按照公司規定的審批流程進行，填寫印章使用申請表，注明使用事項、使用部門、使用人等信息。申請表經相關領導簽字批準后，印章保管人員方可蓋章。4.印章登記印章保管人員應建立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用情況，包括使用時間、使用事項、批準人等信息。定期對印章使用登記簿進行核對，確保印章使用記錄準確無誤。5.印章廢止因公司機構變更、業務調整等原因需要廢止印章時，行政部應及時收回印章，并進行封存或銷毀。印章廢止后，應在印章使用登記簿上注明廢止日期和原因。四、后勤保障管理制度（一）環境衛生管理制度1.清潔標準辦公區域地面、桌面、門窗等應保持清潔，無灰塵、無污漬。會議室、接待室等公共區域應定期進行清潔消毒，確保環境整潔衛生。2.清潔頻次辦公區域每天進行日常清潔，公共區域每周進行全面清潔。特殊時期或重要活動前，應增加清潔頻次。3.清潔責任行政部負責安排專人負責公司環境衛生清潔工作，明確各區域的清潔責任人。清潔責任人應按照清潔標準和頻次進行清潔，確保工作質量。（二）設施設備管理制度1.設備采購各部門根據工作需要提出設施設備采購申請，填寫申請表，注明設備名稱、規格、數量、用途等信息。申請表經部門負責人簽字后報行政部審核，行政部根據公司預算和實際情況進行采購。2.設備驗收設施設備采購到貨后，行政部組織相關部門進行驗收，核對設備的數量、規格、質量等。驗收合格的設備應辦理入庫手續，填寫入庫單，注明設備名稱、規格、數量、供應商等信息。3.設備安裝調試行政部負責聯系專業人員對新采購的設施設備進行安裝調試，確保設備正常運行。安裝調試過程中應做好記錄，包括設備型號、安裝時間、調試情況等。4.設備使用各部門使用設施設備時應按照操作規程進行，不得違規操作。設備使用人員應定期對設備進行維護保養，發現問題及時報告行政部。5.設備維護維修行政部定期組織對設施設備進行檢查，發現問題及時安排維修。對于需要外修的設備，行政部應選擇合格的維修單位進行維修，并做好維修記錄。6.設備報廢對于已無法正常使用或維修成本過高的設施設備，由使用部門提出報廢申請，填寫申請表，注明設備名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息。申請表經部門負責人簽字、行政部審核、公司領導批準后進行報廢處理。（三）食堂管理制度1.食堂衛生食堂應保持環境衛生整潔，食品加工區域應符合衛生標準。食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行體檢和培訓。2.食品采購食堂食品采購應選擇正規供應商，確保食品質量安全。采購的食品應索證索票，建立食品采購臺賬。3.食品加工食堂工作人員應按照食品加工操作規程進行加工，確保食品熟透、衛生。食品加工過程中應嚴格遵守食品安全制度，防止食品污染和變質。4.食品供應食堂應按時供應飯菜，保證飯菜質量和口味。合理搭配菜品，滿足員工不同的飲食需求。5.食堂管理行政部負責食堂的日常管理，監督食堂工作人員的工作，聽取員工的意見和建議。定期對食堂進行檢查，發現問題及時整改，確保食堂管理規范、服務質量良好。（四）宿舍管理制度1.宿舍入住公司為員工提供宿舍，員工如需入住，應向行政部提出申請，填寫申請表，注明個人信息、入住時間等。申請表經部門負責人簽字后報行政部審核，審核通過后安排入住。2.宿舍管理行政部負責宿舍的日常管理，制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權利和義務。定期對宿舍進行檢查，確保宿舍安全、衛生、整潔。3.宿舍設施設備行政部為宿舍配備必要的設施設備，如床、桌椅、衣柜等。住宿人員應愛護宿舍設施設備，如有損壞應及時報告行政部進行維修。4.宿舍安全住宿人員應遵守宿舍安全規定，不得在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線等。注意防火防盜，確保個人財產安全。5.宿舍衛生住宿人員應保持宿舍衛生整潔，定期打掃房間，整理個人物品。不得在宿舍內亂扔垃圾，保持公共區域衛生。（五）車輛管理制度1.車輛調度行政部負責公司車輛的調度管理，根據工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息。2.車輛使用車輛使用人員應按照用車申請表上的時間、地點、事由使用車輛，不得擅自更改。使用車輛過程中應遵守交通規則，確保行車安全。3.車輛維護行政部定期組織對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好。車輛使用人員發現車輛故障應及時報告行政部，由行政部安排維修。4.車輛安全車輛使用人員應嚴格遵守車輛安全制度，不得疲勞駕駛、酒后駕駛等。定期對車輛進行安全檢查，確保車輛安全設施齊全有效。5.車輛費用管理行政部負責車輛費用的核算和報銷，包括燃油費、過路費、維修費等。車輛費用報銷應嚴格按照公司財務制度進行，確保費用支出合理合規。五、檔案管理制度（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案收集人員應定期對本部門的文件、資料、合同等進行整理，及時移交行政部檔案管理組。（二）檔案整理1.檔案管理組收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.整理檔案時應剔除重復、無效的文件，對文件進行編號、編目、裝訂等處理。（三）檔案歸檔1.整理