地產公司采供部管理制度一、總則（一）目的為規范地產公司采供部的工作流程，加強采購與供應管理，確保項目物資的及時供應、質量合格、成本合理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于地產公司采供部全體員工，以及與采供業務相關的供應商、合作單位等。（三）基本原則1.合法性原則：采供活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。2.效益原則：在保證物資質量和項目需求的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，通過公平競爭選擇優質供應商，確保采購過程公正透明。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同發展。二、組織架構與職責（一）組織架構采供部設部門經理一名，副經理一名，下設采購組、供應組、成本控制組等崗位。（二）職責分工1.部門經理職責全面負責采供部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。負責與公司內部其他部門的溝通協調，確保采供工作與項目進度相匹配。審核采購合同、供應商評估報告等重要文件，把控采購風險。負責部門團隊建設，組織員工培訓與績效考核。2.副經理職責協助部門經理開展工作，在經理缺席時履行經理職責。負責采購項目的具體執行，組織采購談判、合同簽訂等工作。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。參與供應商管理工作，收集供應商信息，評估供應商資質。3.采購組職責根據項目需求，編制采購計劃，明確采購物資的規格、數量、質量要求等。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟進采購訂單的下達、執行、驗收等環節，及時處理采購過程中的異常情況。4.供應組職責負責物資的接收、入庫、存儲、發放等工作，確保物資數量準確、質量合格。建立物資庫存臺賬，定期盤點庫存，及時反饋庫存信息。協調物資的配送工作，保證物資按時供應到項目現場。對庫存物資進行管理，防止物資損壞、變質、丟失等情況發生。5.成本控制組職責制定采購成本控制目標和措施，對采購項目進行成本分析與核算。參與采購談判，協助采購人員爭取有利的采購價格和付款條件。監控采購成本變動情況，及時提出成本控制建議。負責采購項目的預算編制與執行監督，確保采購費用在預算范圍內。三、采購管理（一）采購計劃1.采購組應根據項目開發進度、工程預算等，提前編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。2.在編制采購計劃時，采購組應充分與項目部門、設計部門等溝通，了解物資需求的準確性和及時性，避免因計劃不周導致物資短缺或積壓。3.采購計劃需經部門經理審核后報公司領導審批，批準后的采購計劃作為采購工作的依據。如遇項目變更等原因需要調整采購計劃，應及時辦理相關審批手續。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發采購組通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，考察其生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面的情況。對于符合基本要求的供應商，采購組應要求其提供營業執照、稅務登記證、產品質量認證等相關資質文件，并填寫供應商調查表。2.供應商評估定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。采購組應收集供應商的供貨記錄、客戶反饋等信息，作為評估的依據。根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商應及時淘汰，并尋找新的替代供應商。3.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等內容。與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，協調解決合作過程中出現的問題，維護良好的合作關系。（三）采購流程1.采購申請項目部門、設計部門等根據項目需求填寫采購申請表，注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交給采供部。采購申請表需經部門負責人審核簽字后報采供部。2.采購審批采供部采購組收到采購申請表后，進行初步審核，確認采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購組應組織相關部門進行會審，評估采購風險和效益。采購申請經部門經理審核、公司領導審批后，方可進入采購環節。3.采購實施根據審批后的采購申請，采購組選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購等，應根據物資特點和采購金額選擇合適的采購方式。采購組與供應商進行談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，并簽訂采購合同。采購組下達采購訂單給供應商，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。4.物資驗收供應組在物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具等。物資到貨后，供應組按照驗收標準進行驗收，檢查物資的數量、規格、型號、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，供應組辦理入庫手續，并填寫入庫單；對于驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。5.采購付款成本控制組根據采購合同和驗收情況，審核采購付款申請。采購付款申請經部門經理審核、公司領導審批后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。四、供應管理（一）物資入庫1.供應組在物資到貨前，應提前通知倉庫做好接收準備工作，包括安排庫位、準備驗收工具等。2.物資到貨時，供應組與運輸人員共同核對物資的數量、規格、型號等信息，并檢查物資的外觀質量。3.供應組按照驗收標準對物資進行驗收，驗收合格后填寫入庫單，辦理入庫手續。入庫單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。4.對于驗收不合格的物資，供應組應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。如因特殊原因需要讓步接收，應經相關部門負責人批準，并在入庫單上注明情況。（二）物資存儲1.倉庫應根據物資的特性和類別，合理規劃庫位，確保物資分類存放、整齊有序。2.倉庫應建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規格、型號、數量、出入庫時間、供應商等信息。3.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點結果應形成盤點報告，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。4.對于易損、易腐、易燃易爆等特殊物資，倉庫應采取相應的防護措施，確保物資安全存儲。（三）物資發放1.項目部門根據施工進度和實際需求，填寫物資領用申請表，注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交給采供部。2.采供部供應組收到物資領用申請表后，進行審核，確認領用需求的合理性和必要性。3.對于審核通過的物資領用申請，供應組按照規定的流程辦理物資發放手續，填寫出庫單，通知倉庫發貨。4.倉庫管理人員根據出庫單發放物資，并在庫存臺賬上記錄物資的發放情況。5.物資發放應遵循先進先出、急用先發的原則，確保項目施工的正常進行。五、成本控制（一）成本預算1.成本控制組應根據采購計劃和項目預算，編制采購成本預算。采購成本預算應包括物資采購價格、運輸費用、倉儲費用、稅費等各項費用。2.在編制采購成本預算時，成本控制組應充分考慮市場價格波動、供應商報價變化等因素，確保預算的準確性和合理性。3.采購成本預算需經部門經理審核后報公司領導審批，批準后的采購成本預算作為采購成本控制的依據。（二）成本核算與分析1.成本控制組應定期對采購項目進行成本核算，對比實際采購成本與預算成本的差異，分析差異產生的原因。2.在采購過程中，成本控制組應及時關注市場價格變化，與供應商進行談判，爭取有利的采購價格和付款條件，降低采購成本。3.對于采購成本超預算的項目，成本控制組應及時分析原因，并提出改進措施和建議，報部門經理和公司領導審批后實施。（三）成本控制措施1.建立采購成本控制目標責任制，將采購成本控制指標分解到采購組和相關人員，明確責任人和考核標準。2.加強市場調研，及時掌握物資市場價格動態，為采購談判提供依據。3.優化采購流程，提高采購效率，減少采購環節中的不必要費用。4.與供應商建立長期穩定的合作關系，通過批量采購、戰略合作等方式爭取更優惠的采購價格。5.加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同中關于價格、付款方式、交貨期等條款有利于公司降低成本。六、風險管理（一）風險識別1.采供部應定期對采購與供應業務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、交貨期風險等。2.風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法，全面、系統地識別風險。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，確定其發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如采用風險矩陣等工具對風險進行評估和排序。（三）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險因素，應采取重點防范措施；對于低風險因素，可進行適當監控和管理。2.針對市場價格波動風險，可通過簽訂價格調整條款、套期保值等方式進行應對；對于供應商違約風險，應加強供應商管理，簽訂詳細的合作協議，并建立供應商違約賠償機制；對于質量風險，應加強物資驗收管理，嚴格把控質量標準；對于交貨期風險，應與供應商保持密切溝通，建立預警機制，及時解決可能影響交貨期的問題。七、信息管理（一）采購信息管理1.采購組應建立采購信息檔案，收集、整理與采購業務相關的信息，包括供應商信息、采購合同、采購訂單、采購發票等。2.采購信息檔案應分類存放，便于查詢和使用。同時，應定期對采購信息進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。3.采購組應及時將采購信息傳遞給相關部門，如供應組、成本控制組等，以便各部門協同工作。（二）供應信息管理1.供應組應建立物資庫存信息管理系統，實時記錄物資的出入庫情況、庫存數量、庫存位置等信息。2.物資庫存信息管理系統應與公司內部其他部門的信息系統進行對接，實現信息共享，便于各部門及時了解物資庫存情況。3.供應組應定期對物資庫存信息進行分析，為物資采購、庫存管理等提供決策支持。八、績效考核（一）考核指標1.采購組考核指標采購任務完成率：考核采購組是否按照采購計劃按時完成采購任務。采購成本控制：考核采購組采購成本是否控制在預算范圍內。物資質量合格率：考核采購物資的質量是否符合要求。供應商滿意度：考核采購組與供應商的合作關系是否良好。2.供應組考核指標物資供應及時率：考核供應組是否按照項目需求及時供應物資。物資庫存準確率：考核供應組物資庫存賬實是否相符。物資損耗率：考核供應組物資在存儲和發放過程中的損耗情況。服務滿意度：考核供應組為項目部門提供的服務是否滿意。3.成本控制組考核指標采購成本預算執行率：考核成本控制組采購成本是否嚴格按照預算執行。成本分析報告質量：考核成本控制組提交的成本分析報告是否準確、及時、有價值。成本節約額：考核成本控制組通過成本控