公司證件及印章管理制度一、總則1.目的為加強公司證件及印章的管理，保障公司合法權益，規范公司證件及印章的使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的所有證件及印章。3.定義公司證件：指公司在經營活動中依法取得的各類證照，包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等。公司印章：指公司在經營活動中使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等。二、證件管理1.證件的申請與辦理各部門因工作需要申請辦理公司證件的，應填寫《公司證件申請表》，詳細說明申請證件的名稱、用途、辦理依據等內容，并提交相關證明材料。《公司證件申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門指定專人負責辦理證件申請手續，按照相關部門的要求準備齊全申請材料，并及時提交申請。在證件辦理過程中，如遇問題或需要補充材料，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保證件辦理工作順利進行。2.證件的領取與保管證件辦理完成后，行政部門指定專人負責領取證件，并進行登記。登記內容包括證件名稱、領取日期、有效期、保管人等。領取后的證件應妥善保管，存放于安全、保密的場所。對于有有效期的證件，行政部門應建立臺賬，提前提醒相關部門在有效期屆滿前辦理換證手續。嚴禁將公司證件外借他人使用。如因工作需要借用的，須經公司分管領導批準，并辦理借用手續。借用期限不得超過規定時間，借用期間借用人員應妥善保管證件，不得遺失、損壞或擅自涂改。3.證件的使用與歸還公司證件的使用應嚴格按照規定的用途進行。使用時，需填寫《公司證件使用登記表》，注明使用部門、使用人、使用日期、使用事由等內容。使用完畢后，借用人員應及時將證件歸還行政部門，并在《公司證件使用登記表》上簽字確認。行政部門應對歸還的證件進行檢查，如發現證件有遺失、損壞或擅自涂改等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。如因工作需要長期使用公司證件的，使用部門應向行政部門提交申請，經公司分管領導批準后，可將證件復印件留存使用部門，但原件仍由行政部門保管。使用部門應妥善保管證件復印件，不得隨意轉借他人。4.證件的年審與換證行政部門應建立公司證件年審與換證臺賬，提前梳理各證件的年審與換證時間，并及時通知相關部門。各部門應按照規定的時間和要求，準備好年審與換證所需的材料，并提交給行政部門。行政部門負責統一辦理年審與換證手續，確保證件的有效性。如因特殊原因未能按時辦理年審與換證手續的，行政部門應及時與相關部門溝通協調，采取補救措施，避免因證件過期而給公司帶來損失。三、印章管理1.印章的刻制公司印章的刻制須經公司法定代表人批準。因工作需要刻制印章的，由申請部門填寫《公司印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等內容，并提交相關證明材料。《公司印章刻制申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司法定代表人審批。審批通過后，由行政部門統一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻制完成后，行政部門應及時將印章收回，并進行登記。登記內容包括印章名稱、刻制日期、印章編號、領取人等。2.印章的領取與保管印章刻制完成后，行政部門指定專人負責領取印章，并進行登記。領取后的印章應妥善保管，存放于安全、保密的保險柜中，并設置專人負責保管鑰匙。公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應由專人保管，不得隨意交接。保管人員如有變動，須辦理印章交接手續，交接雙方應在《公司印章交接登記表》上簽字確認。部門章由各部門負責人指定專人保管，并報行政部門備案。保管人員如有變動，須及時通知行政部門，并辦理印章交接手續。3.印章的使用公司印章的使用應嚴格按照規定的權限和程序進行。使用前，需填寫《公司印章使用申請表》，注明使用部門、使用人、使用日期、使用事由、印章名稱等內容，并按照以下審批流程進行審批：一般性文件、資料等蓋章，由部門負責人審核簽字后，報行政部門負責人審批。涉及合同簽訂、重要文件發布等蓋章，由部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批；如涉及重大事項或金額較大的合同，還需報公司法定代表人審批。審批通過后，印章保管人員方可在《公司印章使用申請表》上簽字，并按照申請表上注明的使用事由在相關文件、合同等材料上加蓋印章。蓋章時，應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等材料上加蓋公司印章。如因工作需要確需提前蓋章的，須經公司法定代表人批準，并在蓋章后對空白材料的使用情況進行跟蹤管理，確保其用于規定的用途。4.印章的停用與銷毀因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要停用印章的，由行政部門填寫《公司印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等內容，并報公司法定代表人審批。審批通過后，行政部門應及時通知各部門停止使用該印章，并將停用的印章收回。收回的印章應妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。對于需要銷毀的印章，行政部門應填寫《公司印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀印章名稱等內容，并報公司法定代表人審批。審批通過后，由行政部門會同公司審計部門、法務部門等相關人員共同對印章進行銷毀，并在《公司印章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀過程應進行拍照或錄像，留存備查。四、監督與檢查1.公司行政部門負責定期對公司證件及印章的管理情況進行檢查，確保各項管理制度的有效執行。檢查內容包括證件及印章的申請、領取、保管、使用、歸還、年審與換證、停用與銷毀等環節。2.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，行政部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.如發現違反本制度規定使用公司證件及印章的行為，行政部門應及時進行調查核實，并視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的