嬰幼兒動態信息管理制度一、總則（一）目的為了加強對公司涉及嬰幼兒相關信息的管理，確保信息的準確性、完整性和安全性，保護嬰幼兒及其家庭的隱私，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及嬰幼兒信息的收集、存儲、使用、共享、刪除等環節的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策，確保嬰幼兒信息管理活動合法合規。2.準確性原則：保證所收集、存儲的嬰幼兒信息真實、準確、完整，避免虛假或錯誤信息。3.保密性原則：對嬰幼兒信息予以嚴格保密，防止信息泄露、篡改或不當使用。4.必要性原則：僅在必要的范圍內收集和使用嬰幼兒信息，避免過度收集。5.安全性原則：采取有效措施保障嬰幼兒信息的安全，防止信息丟失、損壞或遭受未經授權的訪問。二、嬰幼兒信息的收集（一）收集主體1.公司人力資源部門在員工入職、離職等相關流程中，涉及到員工子女（嬰幼兒）信息時進行收集。2.公司相關業務部門在開展特定業務活動，且確實需要獲取嬰幼兒信息時，經公司授權后進行收集。（二）收集范圍1.基本信息：包括嬰幼兒姓名、性別、出生日期、身份證號碼（如有）、父母姓名及聯系方式等。2.健康信息：如嬰幼兒的疫苗接種情況、健康狀況等（根據實際業務需求確定是否收集）。3.其他相關信息：根據公司具體業務需要，經審批后可收集的其他必要信息。（三）收集方式1.主動提供：員工在入職時主動填寫相關嬰幼兒信息表格，提供給人力資源部門。2.業務流程中獲取：在業務辦理過程中，如涉及嬰幼兒相關業務，由相關業務部門按照規定流程獲取所需信息。（四）收集要求1.明確告知信息提供方收集嬰幼兒信息的目的、范圍、方式以及使用規則等，確保其自愿提供信息。2.收集過程應遵循合法、正當、必要的原則，不得采取欺騙、誘導等不正當手段獲取信息。3.對于通過多種渠道收集的信息，應進行核對和整合，確保信息的一致性和準確性。三、嬰幼兒信息的存儲（一）存儲介質1.采用電子存儲方式，使用公司內部安全的服務器存儲空間，對嬰幼兒信息進行集中存儲。2.定期對存儲的數據進行備份，備份介質包括磁帶、光盤等，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（二）存儲安全措施1.設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問嬰幼兒信息存儲系統。不同級別的人員具有不同的權限，如人力資源部門負責人可查看所有嬰幼兒信息，相關業務部門人員只能查看其業務范圍內涉及的嬰幼兒信息等。2.采用加密技術對存儲的嬰幼兒信息進行加密處理，確保信息在存儲過程中的保密性。3.建立數據存儲審計機制，記錄對嬰幼兒信息存儲系統的所有訪問操作，包括訪問時間、操作人員、操作內容等，以便進行追溯和審計。（三）存儲期限1.一般情況下，嬰幼兒信息的存儲期限為自相關業務結束或員工離職后[X]年。2.對于涉及法律法規有明確規定存儲期限的情況，按照法律法規要求執行。四、嬰幼兒信息的使用（一）使用目的1.人力資源部門使用嬰幼兒信息主要用于員工關懷、福利發放等相關工作，如為員工子女提供節日禮品、組織親子活動等。2.相關業務部門使用嬰幼兒信息是為了開展與嬰幼兒相關的特定業務活動，如產品研發、市場調研等，但必須確保使用目的合法、正當且必要。（二）使用方式1.內部使用：公司內部各部門在其職責范圍內，根據規定流程使用所獲取的嬰幼兒信息。例如，人力資源部門根據員工提供的嬰幼兒信息，為其辦理相關福利手續；業務部門利用嬰幼兒信息進行產品試用反饋收集等。2.數據分析：對收集到的嬰幼兒信息進行匯總和分析，用于公司的決策支持、業務優化等，但不得泄露涉及個人隱私的具體信息。在進行數據分析時，應采取匿名化處理措施，確保分析結果不涉及個人身份識別。（三）使用審批1.公司內部各部門如需使用嬰幼兒信息，應填寫《嬰幼兒信息使用申請表》，詳細說明使用目的、使用范圍、使用期限等內容。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司信息管理部門進行技術可行性審核，再由公司分管領導審批。3.未經審批，任何部門和個人不得擅自使用嬰幼兒信息。五、嬰幼兒信息的共享（一）共享原則1.嚴格控制共享范圍，僅在公司內部因工作需要且經過授權的情況下進行信息共享。2.共享的嬰幼兒信息必須保持完整和準確，不得進行篡改或刪減。3.在共享嬰幼兒信息時，應與接收方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，確保信息安全。（二）共享情形1.人力資源部門與財務部門共享嬰幼兒信息，以便財務部門準確核算員工福利費用。2.業務部門與研發部門共享嬰幼兒信息，用于產品研發過程中的用戶需求分析，但共享的信息應進行脫敏處理，不涉及個人身份識別。（三）共享流程1.提出共享申請：由信息需求部門填寫《嬰幼兒信息共享申請表》，說明共享原因、共享對象、共享信息內容等。2.審批流程：申請表經需求部門負責人、信息提供部門負責人審核后，提交至公司信息管理部門進行技術審核，最后由公司總經理審批。3.信息共享：經審批通過后，由信息管理部門按照規定的方式和途徑將嬰幼兒信息共享給接收方，并記錄共享過程。六、嬰幼兒信息的刪除（一）刪除條件1.當存儲期限屆滿，且相關業務已結束，不再需要使用嬰幼兒信息時，應及時進行刪除。2.員工離職且其嬰幼兒信息不再與公司業務相關時，應在離職手續辦理完畢后的規定時間內刪除其嬰幼兒信息。3.如因信息錯誤或其他原因需要刪除嬰幼兒信息的，經核實后應立即刪除。（二）刪除流程1.由信息管理部門發起嬰幼兒信息刪除申請，填寫《嬰幼兒信息刪除申請表》，說明刪除原因、涉及信息范圍等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。3.審批通過后，信息管理部門按照數據刪除操作規程，對指定的嬰幼兒信息進行徹底刪除，并記錄刪除過程。（三）刪除驗證1.在完成嬰幼兒信息刪除操作后，應進行數據殘留驗證，確保信息已被徹底刪除，不存在殘留數據。2.驗證方式可包括數據查詢、備份數據檢查等，驗證結果應記錄在案。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司信息管理部門定期對嬰幼兒信息的收集、存儲、使用、共享、刪除等環節進行內部檢查，確保各項操作符合本制度規定。2.人力資源部門和各業務部門應配合信息管理部門的檢查工作，提供相關資料和信息。（二）審計監督1.公司審計部門定期對嬰幼兒信息管理情況進行審計，審查信息管理的合規性、安全性等方面。2.審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）違規處理1.對于違反本制度規定，擅自收集、存儲、使用、共享、刪除嬰幼兒信息，或導致信息泄露、篡改等情況的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.情節嚴重的，將依法追究其法律責任。八、培訓與教育（一）培訓對象1.所有涉及嬰幼兒信息管理的員工，包括人力資源部門員工、相關業務部門員工以及信息管理部門員工等。2.新入職員工在入職培訓中應接受嬰幼兒信息管理相關內容的培訓。（二）培訓內容1.本制度的詳細內容，包括嬰幼兒信息管理的各個環節、操作流程、注意事項等。2.法律法規中關于嬰幼兒信息保護的相關規定，增強員工的法律意識。3.信息安全知識，如數據加密、訪問控制、信息保密等，提高員工的信息安全防范能力。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請公司內部專家或外部專業機構進行授課，講解嬰幼兒信息管理的最新要求和操作規范。2.發放培訓資料，如制度手冊、操作指南等，供員工隨時查閱和學習。3.