備品備件及采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司備品備件的管理，規范采購行為，確保生產經營活動的正常進行，降低成本，提高經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有備品備件的采購、庫存管理及相關工作。（三）基本原則1.按需采購原則：根據生產經營實際需求，合理確定備品備件的采購數量和規格，避免盲目采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、符合標準的備品備件，確保設備正常運行。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理等手段，降低采購成本。4.庫存合理原則：科學控制備品備件庫存水平，避免積壓或缺貨，提高庫存周轉率。二、職責分工（一）使用部門1.負責提出備品備件的需求計劃，詳細說明所需備品備件的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。2.參與備品備件的選型、驗收等工作，提供技術支持和使用反饋。3.協助倉庫管理部門做好備品備件的領用和使用管理。（二）采購部門1.根據使用部門的需求計劃，負責備品備件的采購工作，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。2.確保采購的備品備件符合質量要求和交貨期要求，協調解決采購過程中的問題。3.建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。（三）倉庫管理部門1.負責備品備件的入庫、存儲、保管和發放工作，確保備品備件的安全和完好。2.建立備品備件庫存臺賬，定期盤點庫存，及時掌握庫存動態。3.配合采購部門做好備品備件的驗收工作，對不合格品及時反饋處理。（四）質量部門1.參與備品備件的驗收工作，負責對備品備件的質量進行檢驗和判定。2.對采購的備品備件質量問題進行跟蹤和處理，提出改進建議。（五）財務部門1.負責備品備件采購資金的預算安排和支付審核。2.對備品備件的成本進行核算和分析，提供財務數據支持。三、需求計劃管理（一）需求計劃的提出1.使用部門應根據設備運行狀況、維修保養計劃、生產任務等因素，提前制定備品備件需求計劃。2.需求計劃應明確備品備件的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，并經部門負責人審核簽字。（二）需求計劃的審核與匯總1.采購部門收到使用部門的需求計劃后，應進行初步審核，檢查需求的合理性和準確性。2.對于審核通過的需求計劃，采購部門應進行匯總整理，形成公司整體的備品備件需求計劃。（三）需求計劃的調整1.在執行過程中，如因設備故障、生產任務變更等原因導致備品備件需求計劃發生變化，使用部門應及時提出調整申請。2.調整申請應說明調整的原因、調整的內容等，經部門負責人審核簽字后報采購部門。3.采購部門根據調整申請對需求計劃進行相應調整，并通知相關部門。四、采購管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.根據備品備件的質量、價格、交貨期、售后服務等因素，對供應商進行綜合評估，選擇合格的供應商。3.對于新的供應商，采購部門應進行實地考察，了解其生產能力、質量控制體系等情況，并要求提供相關資質證明文件。（二）采購談判1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.采購談判應形成記錄，雙方簽字確認，作為采購合同的附件。（三）采購合同簽訂1.根據采購談判結果，采購部門起草采購合同，經法務部門審核后，報公司領導審批。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門。（四）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購的備品備件名稱、規格、型號、數量、交貨期等信息。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時交貨。（五）采購驗收1.備品備件到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量部門和使用部門進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準，對備品備件的數量、規格、型號、質量等進行檢驗。3.對于驗收合格的備品備件，倉庫管理部門應辦理入庫手續；對于驗收不合格的備品備件，采購部門應及時與供應商協商處理，要求換貨、退貨或補貨等。五、庫存管理（一）庫存分類1.倉庫管理部門應根據備品備件的用途、價值、使用頻率等因素，對庫存進行分類管理。2.庫存分類可分為A類、B類、C類，其中A類為價值高、使用頻率高、對生產影響大的備品備件；B類為價值較高、使用頻率較高的備品備件；C類為價值較低、使用頻率較低的備品備件。（二）庫存存儲1.倉庫管理部門應根據備品備件的特性和要求，合理安排存儲位置，確保庫存安全。2.對于易燃易爆、有毒有害等特殊備品備件，應按照相關規定進行單獨存儲，并采取相應的防護措施。3.倉庫管理部門應定期對庫存進行檢查，確保備品備件的完好無損，發現問題及時處理。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。2.庫存盤點可分為月度盤點、季度盤點和年度盤點，盤點結果應形成盤點報告。3.對于盤盈、盤虧的備品備件，倉庫管理部門應查明原因，提出處理意見，報公司領導審批后進行處理。（四）庫存預警1.倉庫管理部門應根據庫存周轉率、安全庫存等指標，設定庫存預警值。2.當庫存低于預警值時，倉庫管理部門應及時通知采購部門進行補貨；當庫存高于預警值時，采購部門應暫停采購或減少采購量。六、領用管理（一）領用申請1.使用部門因生產或維修需要領用備品備件時，應填寫領用申請表，注明領用的備品備件名稱、規格、型號、數量、用途等信息。2.領用申請表經部門負責人審核簽字后，交倉庫管理部門。（二）領用審批1.倉庫管理部門收到領用申請表后，應進行審核，檢查領用的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的備品備件領用，倉庫管理部門應報公司領導審批。（三）領用發放1.經審批通過后，倉庫管理部門根據領用申請表發放備品備件，并在庫存臺賬上進行記錄。2.領用人員應在領用登記表上簽字確認，確保領用的備品備件數量和質量準確無誤。七、報廢管理（一）報廢鑒定1.對于損壞嚴重、無法修復或已超過使用年限的備品備件，使用部門應提出報廢申請，并填寫報廢鑒定表。2.質量部門、設備管理部門等相關人員應根據報廢鑒定表對備品備件進行鑒定，確定是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的備品備件，報廢申請應報公司領導審批。2.公司領導審批通過后，方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.倉庫管理部門負責對報廢的備品備件進行清理和處置，可采用變賣、回收等方式。2.報廢處理過程中，應做好記錄，確保報廢資產的去向明確。3.財務部門應根據報廢處理結果，及時進行賬務處理。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門應定期對備品備件及采購管理工作進行監督檢查，確保制度的執行情況。2.監督檢查內容包括需求計劃的合理性、采購過程的合規性、庫存管理的準確性、領用發放的規范性等。（二）考核評價1.人力資源部門應根據監督檢查結果，對相關部門和人員進行考核評價。2.考核