子公司印章證照管理制度一、總則（一）目的為加強子公司印章證照的管理，規(guī)范印章證照的使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司及其下屬各部門、分支機構(gòu)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章證照的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：明確專人負責印章證照的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴格的審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用印章證照。4.安全保密原則：采取有效措施確保印章證照的安全存放，防止遺失、被盜用或濫用。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等重要事項。2.法定代表人章：用于特定的財務文件、票據(jù)等。3.財務專用章：用于財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務相關(guān)業(yè)務。4.合同專用章：用于簽訂各類合同協(xié)議。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知等。（二）印章的刻制1.新設立子公司需要刻制印章時，由子公司行政部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、材質(zhì)等信息，并附上相關(guān)批準設立子公司的文件。2.申請表經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，由行政部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的合法刻章單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應及時登記印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期、領(lǐng)取人等信息，并將印章移交專人保管。（三）印章的保管1.設立專門的印章保管柜，配備必要的安全設施，如鎖具、監(jiān)控等，確保印章存放安全。2.公司公章、法定代表人章、財務專用章由子公司行政部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。3.印章保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。4.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。（四）印章的使用1.使用印章前，必須填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等內(nèi)容，并按規(guī)定流程進行審批。2.審批流程如下：一般事項用印：由相關(guān)部門負責人審核，報子公司分管領(lǐng)導審批。重要合同協(xié)議、對外擔保等重大事項用印：由相關(guān)部門負責人審核，經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，報母公司相關(guān)部門備案。3.印章保管人員應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》用印，核對用印文件內(nèi)容與申請表一致后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印時間、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人等信息。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須經(jīng)子公司總經(jīng)理批準，并在蓋章后及時將文件內(nèi)容填寫完整。（五）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，辦理印章停用手續(xù)。2.停用的印章應及時交回印章保管部門，由保管部門統(tǒng)一封存。3.對于需要銷毀的印章，由印章保管部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，按照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。三、證照管理（一）證照種類1.營業(yè)執(zhí)照正、副本2.組織機構(gòu)代碼證正、副本3.稅務登記證正、副本（已完成“三證合一”的企業(yè)無此證）4.法定代表人身份證明書5.公司章程6.企業(yè)資質(zhì)證書7.安全生產(chǎn)許可證8.其他各類經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等（二）證照的辦理1.新設立子公司需要辦理相關(guān)證照時，由子公司行政部門負責按照國家法律法規(guī)和相關(guān)部門要求準備申請材料，并辦理證照申請手續(xù)。2.辦理過程中需要提供的材料包括但不限于：申請書、公司章程、法定代表人身份證明、股東身份證明、驗資報告、場地證明等。行政部門應確保提供的材料真實、準確、完整。3.證照辦理完成后，行政部門應及時領(lǐng)取并登記證照的名稱、編號、有效期、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等信息。（三）證照的保管1.設立專門的證照保管檔案柜，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施，確保證照存放安全。2.公司營業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機構(gòu)代碼證正、副本、稅務登記證正、副本（已完成“三證合一”的企業(yè)無此證）等重要證照由子公司行政部門指定專人保管，其他各類經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書等由相關(guān)業(yè)務部門指定專人保管。3.證照保管人員應妥善保管證照，不得擅自將證照出借、出租或轉(zhuǎn)讓給他人。4.證照保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接證照時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫《證照交接登記表》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。（四）證照的使用1.使用證照前，必須填寫《證照使用申請表》，詳細說明使用事項、文件名稱、文號、使用期限等內(nèi)容，并按規(guī)定流程進行審批。2.審批流程如下：一般事項使用證照：由相關(guān)部門負責人審核，報子公司分管領(lǐng)導審批。重要業(yè)務活動、對外投標等重大事項使用證照：由相關(guān)部門負責人審核，經(jīng)子公司總經(jīng)理審批后，報母公司相關(guān)部門備案。3.證照保管人員應嚴格按照審批后的《證照使用申請表》提供證照，并在《證照使用登記表》上登記使用時間、文件名稱、文號、使用期限、申請人等信息。4.使用證照時，應注意保護證照的完整性和安全性，不得隨意涂改、損壞證照。使用完畢后，應及時歸還證照保管人員。（五）證照的年檢與換證1.行政部門應定期關(guān)注各類證照的年檢與換證時間，提前準備相關(guān)材料，按照規(guī)定時間辦理年檢與換證手續(xù)。2.辦理年檢與換證手續(xù)時，應確保提供的材料真實、準確、完整，如因未按時辦理年檢或換證導致證照失效的，相關(guān)責任人應承擔相應責任。3.年檢與換證完成后，行政部門應及時更新證照登記信息。（六）證照的遺失補辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人員應立即向子公司行政部門報告，并采取必要的掛失措施，防止證照被非法使用。2.行政部門應及時向相關(guān)部門申請補辦證照，按照補辦要求準備申請材料，并辦理補辦手續(xù)。3.補辦證照過程中，應嚴格按照規(guī)定流程進行審批，確保補辦工作合法合規(guī)。4.證照補辦完成后，行政部門應及時將新證照登記入賬，并對遺失原因進行調(diào)查，追究相關(guān)責任人的責任。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.子公司行政部門應定期對印章證照的保管和使用情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，并填寫《印章證照檢查記錄表》。2.檢查內(nèi)容包括印章證照的存放是否安全、保管人員是否履行職責、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。（二）不定期抽查1.子公司分管領(lǐng)導和母公司相關(guān)部門有權(quán)對子公司印章證照的管理情況進行不定期抽查。2.抽查可采取現(xiàn)場查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自使用印章證照、保管不善導致印章證照遺失或被盜用、未按規(guī)定流程審批等行為，子公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.因印章證照管理不當給公司造成經(jīng)