外地分公司行政管理制度一、總則（一）目的為規范外地分公司行政管理工作，提高工作效率，確保分公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于外地分公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及總公司相關規定。2.規范化原則：各項行政工作流程、標準明確，確保工作的一致性和規范性。3.高效性原則：優化工作流程，減少不必要的環節，提高工作效率。4.服務性原則：以服務員工、支持業務發展為宗旨，提供優質的行政后勤保障。二、組織架構與職責（一）分公司組織架構外地分公司根據業務需要設置相應的部門，如行政部、財務部、業務部等，各部門之間相互協作，共同推動分公司的運營。（二）行政部職責1.負責分公司行政管理體系的建立、完善和執行。2.組織協調分公司的日常辦公事務，包括文件管理、會議安排、辦公用品采購等。3.負責分公司的人力資源管理工作，如招聘、培訓、績效考核等。4.負責分公司的后勤保障工作，如辦公場地租賃、設備維護、車輛管理等。5.負責分公司的安全保衛工作，制定安全制度，加強安全檢查，確保分公司人員和財產安全。6.負責與總公司及當地政府部門、相關單位的溝通協調工作。三、辦公環境管理（一）辦公場地管理1.分公司辦公場地由行政部統一負責租賃和管理，確保辦公場地符合安全、環保等要求。2.辦公場地的布局應合理規劃，滿足各部門的工作需求，保持整潔、舒適的辦公環境。3.員工應愛護辦公場地的設施設備，不得隨意損壞或私自占用。如需對辦公場地進行調整或改造，需提前向行政部提出申請。（二）辦公用品管理1.行政部負責辦公用品的采購、保管和發放工作，建立辦公用品臺賬，定期盤點。2.辦公用品的采購應遵循經濟、實用的原則，選擇質量可靠、價格合理的供應商。3.員工應按需領用辦公用品，不得浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應妥善保管，如有損壞或丟失，應及時報告行政部。（三）環境衛生管理1.分公司應建立環境衛生管理制度，明確各部門的衛生責任區域，定期進行清掃和消毒。2.員工應保持辦公區域的整潔衛生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾，個人辦公桌面應保持整潔有序。3.行政部應定期組織環境衛生檢查，對表現優秀的部門和個人進行表彰，對不符合要求的部門和個人進行督促整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.分公司文件分為內部文件和外部文件，內部文件包括通知、報告、制度等，外部文件包括政府文件、合作協議等。2.文件的起草、審核、簽發應按照規定的流程進行，確保文件內容準確、規范。3.文件的編號、登記、分發、歸檔應及時、準確，便于查詢和使用。4.員工應妥善保管文件，不得擅自復印、傳播或銷毀文件。如需借閱文件，應辦理借閱手續，并按時歸還。（二）檔案管理1.行政部負責分公司檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案應分類存放，包括人事檔案、財務檔案、業務檔案等，建立檔案目錄，便于查找。3.檔案的借閱和查閱應嚴格按照規定的程序進行，未經批準不得擅自查閱或復印檔案。4.行政部應定期對檔案進行清理和鑒定，對過期或無用的檔案進行銷毀，確保檔案的時效性和有效性。五、會議管理（一）會議分類分公司會議分為周例會、月總結會、專題會議等。（二）會議組織1.周例會由行政部負責組織，每周[具體時間]召開，各部門負責人參加，匯報上周工作進展及本周工作計劃。2.月總結會由行政部負責組織，每月[具體時間]召開，全體員工參加，總結本月工作情況，部署下月工作任務。3.專題會議根據工作需要由相關部門組織召開，會議主題明確，參會人員根據會議內容確定。（三）會議要求1.參會人員應提前做好準備，準時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。2.會議期間應保持安靜，認真聽取會議內容，做好記錄，不得隨意交頭接耳或玩手機。3.會議結束后，參會人員應及時傳達會議精神，落實會議布置的工作任務。六、車輛管理（一）車輛配置分公司根據業務需要配置車輛，車輛由行政部統一管理和調度。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛，應提前向行政部申請，填寫《車輛使用申請表》，注明使用時間、地點、事由等。2.行政部根據車輛使用情況進行審批，合理安排車輛調度。3.駕駛員應嚴格遵守交通規則，安全駕駛，定期對車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。4.車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛歸還，并填寫《車輛使用登記表》，如實記錄車輛使用情況。（三）車輛費用管理1.車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由行政部統一報銷，建立車輛費用臺賬，定期進行核算。2.車輛的維修保養費用應提前申請，經行政部審核后報分公司領導批準，由指定的維修廠進行維修保養。七、安全保衛管理（一）安全制度1.分公司應建立健全安全保衛制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.安全保衛制度應包括門禁制度、值班制度、安全檢查制度、突發事件應急預案等。（二）門禁管理1.分公司辦公場地應安裝門禁系統，員工應憑工作證或門禁卡進出辦公區域。2.外來人員進入辦公區域應進行登記，經被訪人員同意后方可進入。（三）值班管理1.行政部應安排專人負責值班工作，制定值班表，明確值班人員的職責和工作要求。2.值班人員應按時到崗，認真履行值班職責，做好值班記錄，及時處理突發事件。（四）安全檢查1.行政部應定期組織安全檢查，檢查內容包括辦公場地的安全設施、電器設備、消防器材等。2.對檢查中發現的安全隱患，應及時下達整改通知書，責令相關部門限期整改。（五）突發事件應急處理1.分公司應制定突發事件應急預案，如火災、地震、盜竊等，明確應急處理流程和各部門的職責。2.定期組織應急演練，提高員工的應急處理能力，確保在突發事件發生時能夠迅速、有效地進行應對。八、人力資源管理（一）招聘與錄用1.分公司根據業務發展需要制定招聘計劃，由行政部負責招聘工作的組織實施。2.招聘渠道包括網絡招聘、人才市場招聘、內部推薦等，行政部應根據招聘崗位的要求選擇合適的招聘渠道。3.應聘人員經面試、筆試、背景調查等環節后，符合錄用條件的，由行政部辦理錄用手續，簽訂勞動合同。（二）培訓與發展1.行政部應根據員工的崗位需求和職業發展規劃，制定培訓計劃，組織開展各類培訓活動。2.培訓方式包括內部培訓、外部培訓、在線學習等，培訓內容包括業務知識、管理技能、職業素養等。3.鼓勵員工參加培訓，對表現優秀的員工給予一定的獎勵，對未參加培訓或培訓考核不合格的員工進行督促整改。（三）績效考核1.行政部應建立績效考核制度，明確考核標準和考核流程，對員工的工作業績、工作能力、工作態度等進行全面考核。2.績效考核周期為月度、季度或年度，考核結果與員工的薪酬調整、晉升、獎勵等掛鉤。3.員工對績效考核結果如有異議，可在規定時間內提出申訴，行政部應進行調查核實，并給予答復。（四）薪酬福利1.分公司員工的薪酬福利按照總公司的相關規定執行，行政部負責薪酬核算和發放工作。2.