三級子公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強三級子公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于三級子公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指三級子公司在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：檔案工作實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善三級子公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。3.指導和監督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全。5.積極開發檔案信息資源，為公司各項工作提供服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案清查、統計等工作。4.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，做好借閱登記等手續。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告等。3.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。5.公司的工程圖紙、技術資料、產品樣本等。6.公司組織的各類會議記錄、紀要等。7.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核資料等。8.公司的宣傳資料、照片、音像資料等。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制保存，一套紙質檔案，一套電子檔案。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內容和性質，分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、工程技術類等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別和保管期限，進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標明檔案的存放位置。（四）檔案的安全管理1.嚴格執行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。3.對電子檔案要做好備份，防止數據丟失。4.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和兼職檔案員組成，對檔案進行全面審查。3.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，提出存毀意見。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照規定的程序進行。3.銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并有監銷人員簽字。4.檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內部員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經公司領導批準。（二）利用手續1.內部員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。2.外部單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，經公司領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。3.檔案查閱、借閱申請表應注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、日期、用途等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的數量和完整性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理的要求進行整理。2.電子文件應采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件應進行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案目錄數據庫。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。2.建立電子檔案保管制度，對電子檔案的存儲環境、設備維護等進行規范。3.確保電子檔案的安全性，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應通過檔案管理系統進行，確保利用的合法性和規范性。2.檔案管理部門應定期對電子檔案管理系統進行維護和更新，保證系統的正常運行。3.利用電子檔案時，應按照規定的權限進行操作，不得擅自擴大利用范圍。八、檔案統計（一）統計內容檔案管理部門應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計