公司經手文件等管理制度一、總則（一）目的為加強公司經手文件及相關資料的管理，確保文件的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位員工在工作過程中所經手的各類文件、資料、檔案等。（三）基本原則1.統一管理原則：公司設立專門的文件管理部門或崗位，對各類文件進行集中統一管理。2.規范操作原則：明確文件從起草、審核、審批、印發、歸檔到銷毀的各個環節的操作流程和標準。3.安全保密原則：確保文件的安全存儲和傳輸，防止文件泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的文件嚴格保密。4.便捷高效原則：在保證文件管理質量的前提下，優化管理流程，提高文件處理效率，方便員工查詢和使用。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示等行政公文。2.業務文件：與公司業務相關的合同、協議、訂單、項目文檔、技術資料、業務報表等。3.財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、稅務文件等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、宣傳資料、客戶資料等。（二）文件編號1.公司對各類文件進行統一編號，編號規則如下：行政文件：[公司簡稱][年份][流水號]，例如：[公司簡稱]2023001，表示公司在2023年發布的第1號行政文件。業務文件：[業務類別簡稱][年份][項目編號][流水號]，例如：[銷售]2023[001][001]，表示銷售業務在2023年第001個項目中的第1份文件。財務文件：[財務類別簡稱][年份][流水號]，例如：[預算]2023001，表示2023年第1號財務預算文件。人事文件：[人事類別簡稱][年份][流水號]，例如：[招聘]2023001，表示2023年第1號招聘文件。其他文件：[其他簡稱][年份][流水號]，例如：[會議紀要]2023001，表示2023年第1號會議紀要文件。2.編號應在文件起草階段確定，并在文件首頁右上角標注清晰。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關部門或崗位負責，起草人員應根據工作需要和公司要求，確保文件內容準確、完整、清晰、簡潔。2.起草文件應使用公司統一的格式模板，包括文件標題、編號、主送部門、正文、附件、落款等。3.文件內容應符合國家法律法規和公司政策規定，避免出現歧義或矛盾之處。（二）審核1.文件起草完成后，應提交給相關部門或人員進行審核。審核人員應認真審查文件內容，確保文件質量。2.審核要點包括：內容是否準確、完整，是否符合公司實際情況和工作要求。格式是否規范，編號是否正確。語言表達是否清晰、簡潔，邏輯是否嚴謹。涉及多個部門的文件，是否經過相關部門會簽。3.審核人員應在文件審核意見欄中簽署審核意見，并注明審核日期。審核通過的文件，提交審批環節；審核不通過的文件，退回起草人員修改，修改后重新提交審核。四、文件審批（一）審批流程1.根據文件的性質和重要程度，確定審批流程和審批人。一般文件由部門負責人審批，重要文件或涉及多個部門的文件需經分管領導、總經理或董事長審批。2.文件審批應按照規定的審批流程依次進行，審批人應認真審查文件內容，簽署審批意見，并注明審批日期。3.審批通過的文件，進入印發環節；審批不通過的文件，退回起草人員修改，修改后重新提交審批。（二）特殊情況處理1.對于緊急文件，可采用特批流程，由相關領導直接審批，確保文件及時印發。2.如遇審批人出差、休假等特殊情況，可由其指定代理人進行審批，但應在事后及時補簽審批意見。五、文件印發與分發（一）印發1.文件審批通過后，由文件管理部門或崗位負責印發。印發前應再次核對文件內容、格式和編號，確保無誤。2.文件印發應采用統一的紙張、字體、排版格式，確保文件的規范性和美觀性。3.文件印發數量應根據實際需要確定，避免浪費。印發后的文件應加蓋公司公章或專用章。（二）分發1.文件印發后，由文件管理部門或崗位按照文件主送部門和抄送部門進行分發。分發方式可采用紙質文件送達、電子郵件發送或內部辦公系統推送等。2.對于紙質文件，應做好簽收登記工作，記錄文件名稱、編號、分發日期、簽收人等信息。對于電子文件，應確保收件人能夠正常接收和查閱，并記錄發送時間和收件人郵箱地址。3.文件分發應及時、準確，確保相關部門和人員能夠及時獲取文件。對于重要文件，應提醒收件人妥善保管。六、文件使用與借閱（一）使用1.員工應妥善保管所收到的文件，按照文件要求執行相關工作任務。使用文件時應注意保持文件的整潔和完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。2.如需對文件進行復印、掃描或摘錄等操作，應經文件管理部門或相關負責人同意，并按照規定進行登記。復印件、掃描件或摘錄件應與原件內容一致，并注明出處。3.文件使用完畢后，應及時歸還文件管理部門或按照規定進行歸檔。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，到文件管理部門辦理借閱手續。2.文件管理部門應對借閱申請進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準，并將文件借給借閱人。借閱人應在借閱期限內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管所借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復印、掃描、摘錄或傳播文件內容。如因保管不善導致文件丟失、損壞或泄露，應承擔相應的責任。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，相關部門或人員應按照公司檔案管理規定，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照文件分類和編號順序進行排列，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，便于查詢和管理。3.歸檔文件應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管，確保檔案的安全性和完整性。電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上。（二）保管1.公司設立專門的檔案庫房或檔案存儲設備，對歸檔文件進行妥善保管。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對于損壞、變質或超過保管期限的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。八、文件保密與銷毀（一）保密1.公司對涉及商業秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等重要文件實行嚴格的保密制度。員工應嚴格遵守公司保密規定，不得泄露文件內容。2.對于保密文件，應在文件上標注“機密”、“秘密”等字樣，并采取相應的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。3.員工離職時，應將所保管的保密文件全部歸還公司，并辦理交接手續。如發現員工有泄露公司機密文件的行為，公司將依法追究其責任。（二）銷毀1.對于超過保管期限或已失去保存價值的文件，應按照規定進行銷毀。銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審批后，到文件管理部門辦理銷毀手續。2.文件管理部門應對銷毀申請進行審核，對于符合銷毀條件的，組織專人進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內容無法恢復。3.銷毀文件時，應做好記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。九、文件管理監督與考核（一）監督1.文件管理部門應定期對公司各部門的文件管理情況進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.公司內部審計部門應定期對文件管理工作進行審計，檢查文件管理制度的執行情況，發現違規行為及時進行糾正和處理。（二）考核1.將文件管理工作納入員工績效考核體系，對在文件管理工作中表現突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對