學(xué)院收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，促進(jìn)學(xué)院各項工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各系部、各班級及全體教職員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和上級主管部門的文件管理規(guī)定。2.確保文件的收發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的安全、準(zhǔn)確、及時。3.提高文件處理效率，保證文件得到及時有效的處理和落實(shí)。4.便于文件的查閱和利用，為學(xué)院各項工作提供有力支持。二、收文管理（一）收文渠道1.上級主管部門文件：通過專人領(lǐng)取、機(jī)要通信、電子公文傳輸系統(tǒng)等渠道接收。2.其他單位來文：通過郵政快遞、專人送達(dá)、電子郵件等方式接收。3.學(xué)院內(nèi)部文件：由發(fā)文部門直接送達(dá)或通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)傳遞。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括：文件編號、來文單位、來文日期、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、附件、承辦部門、簽收人等。2.對于緊急文件，應(yīng)在文件首頁右上角加蓋“急件”印章，并注明緊急程度，優(yōu)先處理。（三）收文傳閱1.辦公室收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時提出擬辦意見，報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照批示意見進(jìn)行傳閱。傳閱文件應(yīng)使用專門的傳閱夾，嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行傳閱，不得橫傳、倒傳。3.傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在傳閱登記簿上簽名，注明傳閱日期，確保文件傳遞的可追溯性。4.對于重要文件或需相關(guān)部門共同研究處理的文件，可組織召開專題會議進(jìn)行傳達(dá)和討論。（四）收文承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照批示意見及時辦理。辦理過程中，應(yīng)明確責(zé)任人和辦理期限，確保文件得到妥善處理。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批，然后按照規(guī)定格式和渠道進(jìn)行回復(fù)。3.承辦部門在辦理文件過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門，應(yīng)及時與辦公室溝通，共同研究解決辦法。（五）收文催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對收文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時限要求得到處理。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)重點(diǎn)催辦，確保辦理進(jìn)度。3.承辦部門應(yīng)及時向辦公室反饋文件辦理情況，對于未能按時限要求完成的，應(yīng)說明原因和預(yù)計完成時間。（六）收文歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將文件原件及相關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，便于查閱和保管。3.辦公室應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的質(zhì)量。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文范圍1.學(xué)院向上級主管部門報送的請示、報告、匯報材料等。2.學(xué)院向下級部門、各系部、各班級發(fā)布的通知、決定、通報、意見等。3.學(xué)院與其他單位之間的函件、協(xié)議書等。（二）發(fā)文流程1.擬稿（1）各部門根據(jù)工作需要，由專人負(fù)責(zé)起草文件。擬稿人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會發(fā)文意圖，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。（2）文件內(nèi)容涉及多個部門的，應(yīng)征求相關(guān)部門意見，進(jìn)行會簽。會簽過程中，各部門應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出修改意見，并簽字確認(rèn)。2.審核（1）擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行審核。審核通過后，報辦公室核稿。（2）辦公室核稿人員應(yīng)對文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和上級政策要求，是否與學(xué)院其他文件相銜接，格式是否規(guī)范統(tǒng)一等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與擬稿部門溝通修改。3.簽發(fā)（1）經(jīng)辦公室核稿后的文件，報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，認(rèn)真審核文件，簽署簽發(fā)意見。（2）重要文件或涉及全局性工作的文件，需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究討論后簽發(fā)。4.編號文件簽發(fā)后，由辦公室按照學(xué)院文件編號規(guī)則進(jìn)行編號。編號應(yīng)準(zhǔn)確、連續(xù)，便于文件的管理和查詢。5.排版辦公室負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。排版過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)院規(guī)定的字體、字號、行距等要求進(jìn)行設(shè)置。6.校對排版后的文件應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對，確保文字表述準(zhǔn)確無誤。校對工作可采用多人交叉校對或?qū)Ｈ诵Φ姆绞竭M(jìn)行，重點(diǎn)校對文件內(nèi)容、格式、排版等方面的錯誤。7.印制校對無誤后的文件，由辦公室統(tǒng)一安排印制。印制過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的印刷單位，確保文件印刷質(zhì)量。8.蓋章文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋學(xué)院公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保公章的嚴(yán)肅性。9.分發(fā)（1）辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和發(fā)送范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)過程中，應(yīng)做好文件發(fā)放登記，注明文件編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、發(fā)放份數(shù)等信息。（2）對于重要文件或需保密的文件，應(yīng)采取專人送達(dá)或機(jī)要傳遞等方式進(jìn)行分發(fā)，確保文件的安全。（三）發(fā)文審核要點(diǎn)1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和上級政策要求，是否存在違法違規(guī)行為。2.規(guī)范性審核：文件格式是否規(guī)范統(tǒng)一，文字表述是否準(zhǔn)確、清晰、簡潔，標(biāo)點(diǎn)符號是否正確。3.準(zhǔn)確性審核：文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，引用文件是否正確。4.必要性審核：文件是否確有必要印發(fā)，是否能夠解決實(shí)際問題，是否會造成不必要的工作負(fù)擔(dān)。（四）發(fā)文保密管理1.對于涉及學(xué)院機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。發(fā)文過程中，應(yīng)明確文件密級，采取相應(yīng)的保密措施，如加密傳輸、專人保管等。2.涉密文件的印制、分發(fā)、傳閱、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度的要求，確保文件不泄露。3.對于不再使用或已過保密期限的涉密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或出售。四、文件保管與借閱（一）文件保管1.學(xué)院設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，對檔案的分類、編號、存放、借閱等進(jìn)行規(guī)范管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理、清查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于破損、褪色的文件，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到文件檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，應(yīng)按照規(guī)定提供文件，并做好借閱登記。借閱登記內(nèi)容包括：借閱日期、借閱人姓名、部門、文件名稱、編號、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件內(nèi)容。如需復(fù)印文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。對于逾期未還的文件，檔案管理人員應(yīng)及時催還。5.借閱文件歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、文件清理與銷毀（一）文件清理1.學(xué)院定期對文件進(jìn)行清理，清理范圍包括已辦理完畢、已過保管期限、不需要繼續(xù)保存的文件。2.文件清理工作由辦公室牽頭，各部門配合進(jìn)行。清理過程中，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對文件進(jìn)行分類鑒定，確定哪些文件需要繼續(xù)保存，哪些文件可以銷毀。3.對于需要繼續(xù)保存的文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔；對于可以銷毀的文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）文件銷毀1.經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。2.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，應(yīng)在《文件銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并簽字確認(rèn)。3.對于涉及學(xué)院機(jī)密、敏感信息的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或出售。六、信息化管理（一）電子公文系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)院應(yīng)建立完善的電子公文系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的網(wǎng)上收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等功能，提高文件處理效率和信息化水平。2.電子公文系統(tǒng)應(yīng)具備用戶身份認(rèn)證、權(quán)限管理、文件加密傳輸、痕跡保留等功能，確保文件的安全和可追溯性。3.加強(qiáng)對電子公文系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和安全檢查，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（二）電子文件管理1.各部門應(yīng)按照電子公文系統(tǒng)的操作規(guī)范，及時將紙質(zhì)文件掃描錄入系統(tǒng)，形成電子文件。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等效力。2.電子文件的管理應(yīng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，便于查詢和利用。3.定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)對電子公文系統(tǒng)和電子文件的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.嚴(yán)格用戶權(quán)限管理，根據(jù)工作需要分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保文件的訪問和使用安全。3.對涉及學(xué)院機(jī)密、敏感信息的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，如加密存儲、限制訪問等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對各部門的收發(fā)文管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的收發(fā)登記、傳閱辦理、歸檔保管、保密管理等方面。檢查方式可采用查閱文件、實(shí)地查看、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將收發(fā)文管理工作納入學(xué)院部門績效考核體系，對各部門的收發(fā)文管理工作進(jìn)行量化考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括文件處理的及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，文件歸檔的完