宣傳部合同管理制度一、總則1.目的為加強宣傳部合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于宣傳部對外簽訂的各類合同，包括但不限于廣告制作合同、宣傳推廣服務合同、合作協議等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及公司相關規定。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。風險防控原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。全程管理原則：對合同從簽訂到終止的全過程進行有效管理。二、合同簽訂前管理1.合同立項宣傳部根據工作需要提出合同立項申請，明確合同項目名稱、內容、預算、期限等基本信息。立項申請需經部門負責人審核同意后提交至公司相關審批流程。2.合同對方主體資格審查對擬簽訂合同的對方主體資格進行審查，包括營業執照、經營范圍、法定代表人身份證明等。核實對方是否具有良好的商業信譽和履約能力，可通過查詢信用記錄、過往合作案例等方式進行。3.合同條款審核合同承辦人負責起草合同初稿，明確雙方權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。法務部門對合同條款進行法律審核，重點審查合同的合法性、合規性、完整性及風險防范條款。財務部門對合同價款、支付方式、結算期限等財務條款進行審核，確保符合公司財務規定。宣傳部負責人對合同內容進行業務審核，確保合同條款符合宣傳工作要求和公司宣傳策略。4.合同審批合同經各部門審核通過后，按照公司規定的審批流程提交審批。審批流程一般包括承辦人部門負責人、分管領導、法務部門、財務部門、總經理等環節，各級審批人員應認真履行審批職責，簽署明確意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需經公司董事會或相關決策機構審議通過。三、合同簽訂管理1.簽訂授權合同簽訂應取得公司法定代表人或其授權代表的書面授權。授權代表應在授權范圍內簽訂合同，不得超越權限。2.合同簽署合同文本經雙方協商一致后，由雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋單位公章或合同專用章。合同一式多份，分別由宣傳部、法務部門、財務部門等留存歸檔，確保各部門對合同執行情況進行有效跟蹤和管理。3.合同編號與備案合同簽訂后，由專人負責對合同進行編號登記，建立合同臺賬。合同臺賬應詳細記錄合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方主體、合同金額、履行期限等信息，便于查詢和統計分析。重要合同應及時報公司辦公室備案，納入公司合同管理檔案。四、合同履行管理1.履行計劃制定合同簽訂后，宣傳部應制定詳細的合同履行計劃，明確各階段工作任務、責任人及時間節點。履行計劃應報部門負責人審核同意后組織實施，并及時向相關部門通報合同履行進展情況。2.合同執行跟蹤合同承辦人負責跟蹤合同履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。定期對合同履行情況進行檢查和評估，形成書面報告，向部門負責人和公司領導匯報。對于合同履行過程中出現的重大問題或風險，應及時啟動應急預案，采取有效措施加以解決，同時向法務部門和相關領導報告。3.合同款項支付財務部門根據合同約定和業務部門提交的付款申請，審核相關憑證后辦理款項支付手續。付款申請應注明合同編號、付款金額、付款理由、收款方信息等內容，并附合同復印件及相關業務憑證。嚴格按照合同約定的支付方式、支付期限進行款項支付，確保公司資金安全。五、合同變更與解除管理1.變更申請合同履行過程中，如需變更合同內容，由合同承辦人提出書面變更申請，說明變更原因、變更事項及對合同履行的影響等。變更申請需經宣傳部負責人審核同意后，按照合同簽訂前的審批流程進行審批。2.變更協商與簽訂經審批同意后，合同承辦人應與對方就合同變更事項進行協商，達成一致意見后簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力，應按照合同簽訂管理要求進行編號、備案和歸檔。3.解除申請合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，由合同承辦人提出書面解除申請，說明解除原因及依據。解除申請需經宣傳部負責人審核同意后，按照合同簽訂前的審批流程進行審批。4.解除協商與通知經審批同意后，合同承辦人應與對方就合同解除事項進行協商，達成一致意見后簽訂書面解除協議。合同解除協議簽訂后，應及時通知相關部門，并按照公司規定辦理合同解除后的相關手續，如清理債權債務、返還財產等。六、合同糾紛處理1.糾紛預警合同承辦人在合同履行過程中應密切關注合同履行情況，及時發現可能引發糾紛的潛在風險因素，并向部門負責人和法務部門報告。法務部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現合同糾紛隱患，提出預警建議。2.糾紛處理流程當合同糾紛發生時，合同承辦人應及時收集相關證據材料，分析糾紛原因，提出初步處理意見。宣傳部負責人組織相關人員進行研究討論，制定糾紛處理方案，并報公司領導審批。根據糾紛處理方案，法務部門負責與對方進行溝通協商，如協商不成，應及時啟動法律程序，通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.糾紛處理結果跟蹤合同糾紛處理過程中，合同承辦人應及時跟蹤糾紛處理進展情況，向部門負責人和公司領導匯報。糾紛處理結束后，應對糾紛處理結果進行總結分析，評估對公司的影響，提出改進措施和建議，防止類似糾紛再次發生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同文本及相關附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，移交至公司檔案室。檔案室應指定專人負責接收和整理合同檔案，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理與歸檔檔案室對接收的合同檔案進行分類整理，按照合同編號、簽訂日期、對方主體等順序進行排列，并編制檔案目錄。將整理好的合同檔案進行歸檔保存，建立電子檔案和紙質檔案，便于查詢和利用。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案室查閱。如需借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經部門負責人、法務部門負責人和公司領導批準后，方可借閱。借閱人應妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容，借閱期滿后應及時歸還。八、監督與考核1.監督檢查公司審計部門定期對宣傳部合同管理情況進行監督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環節的合規性及風險防控情況。法務部門對合同管理中的法律問題進行指導和監督，確保合同管理符合法律法規要求。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對宣傳部合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂合規