敬老院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強敬老院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在敬老院管理、服務、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員及與敬老院相關的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指敬老院在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：敬老院檔案由綜合辦公室集中統一管理，確保檔案管理工作的規范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映敬老院的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與敬老院工作相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以院長為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責領導和協調全院檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定和完善敬老院檔案管理制度。2.負責全院檔案工作的組織、指導、監督和檢查，對各部門檔案工作進行考核。3.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規范化和標準化。4.負責檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行鑒定和銷毀。6.負責檔案的統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等信息。7.負責檔案的開發利用工作，編制檔案檢索工具，積極為全院各項工作提供檔案信息服務。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受綜合辦公室的業務指導和監督檢查。其主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門的文件材料進行分類、整理、裝訂，并定期移交綜合辦公室。3.負責本部門檔案的臨時保管工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合辦公室做好檔案的開發利用工作，提供相關檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發的各類文件、通知、指示等。2.敬老院制定的各項規章制度、工作計劃、總結、報告等。3.敬老院與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目等文件。4.敬老院工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.敬老院的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.敬老院的醫療檔案，包括老人的病歷、體檢報告、護理記錄等。7.敬老院的活動檔案，包括各類會議記錄、活動照片、視頻等。8.其他與敬老院工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章手續齊全。3.對破損、褪色的文件材料，應及時進行修復或復制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規范要求，做到分類科學、編號準確、排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業務管理類、財務管理類、醫療保健類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地方。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.庫房應設置專門的整理區、查閱區和辦公區，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，并有明顯標識。3.對電子檔案，應進行備份存儲，并建立相應的管理制度。（三）庫房管理1.嚴格控制庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.定期對庫房進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全。3.做好庫房的清潔衛生工作，保持庫房整潔。4.非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合敬老院的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦公室負責人、檔案管理人員及相關部門負責人組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規定，結合敬老院的工作特點，制定具體的檔案保管期限表。3.對保管期限已滿的檔案，由鑒定小組進行逐卷鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.對經鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理領導小組審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。六、檔案的統計與利用（一）統計工作1.建立檔案統計制度，定期對檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等進行統計。2.檔案統計報表應做到數據準確、內容完整、報送及時。3.對檔案統計數據進行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據。（二）利用工作1.建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的范圍、程序和要求。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。4.對涉及機密的檔案，應嚴格按照保密規定進行查閱和管理。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為敬老院的各項工作提供服務。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為檔案的利用提供更加便捷的服務。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等環節的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字