忽必烈行政管理制度一、總則1.目的本管理制度旨在借鑒忽必烈時期行政管理理念，構建科學、高效、有序的公司行政體系，提升公司整體運營效率，確保各項工作順利開展，實現公司戰略目標。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機構的所有人員。3.基本原則高效原則：優化行政流程，減少不必要的環節，提高工作效率，確保各項任務能夠及時、準確完成。規范原則：明確行政工作的標準和規范，使各項工作有章可循，保證行政工作的一致性和穩定性。服務原則：樹立服務意識，以滿足公司各部門和員工的工作需求為出發點，提供優質、周到的行政支持。二、組織架構與職責1.行政部門組織架構行政部門設總監一名，下轄行政經理、行政專員、后勤專員等崗位。2.行政總監職責全面負責行政部門的管理工作，制定行政部門工作計劃和目標，并組織實施。參與公司戰略規劃的制定，從行政管理角度提出建議和支持。協調行政部門與其他部門之間的工作關系，確保行政工作與公司整體運營相契合。審核重要行政文件和報告，對行政決策提供指導和支持。3.行政經理職責協助行政總監開展工作，負責行政部門日常管理和團隊建設。制定和完善行政管理制度、流程，并監督執行情況。負責公司行政事務的組織協調，如會議安排、文件管理、辦公用品采購等。協助處理公司對外聯絡和公關事務，維護公司良好形象。4.行政專員職責負責公司文件的起草、收發、歸檔和保管工作，確保文件流轉順暢和安全。協助組織公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃執行工作。負責公司辦公用品的采購、發放和庫存管理，合理控制費用支出。協助行政經理處理其他行政事務，如辦公區域環境維護等。5.后勤專員職責負責公司辦公區域的物業管理，包括設施設備維護、環境衛生清潔等。負責公司車輛的調度、保養和維修，確保車輛正常使用。負責公司食堂、宿舍等后勤保障工作，為員工提供良好的生活條件。協助處理公司應急事件，如突發事件的物資調配等。三、行政工作流程1.文件管理流程文件起草：各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司相關政策和格式要求。起草完成后，提交部門負責人審核。部門審核：部門負責人對文件的內容、格式、準確性等進行審核，確保文件質量。審核通過后，提交行政部門。行政審核：行政部門對文件進行再次審核，重點審核文件的規范性和與公司整體制度的一致性。審核無誤后，由行政專員進行編號登記。文件簽發：根據文件的性質和審批權限，由相應的領導進行簽發。重要文件需經總經理或董事長簽發。文件印發：行政專員根據簽發后的文件進行排版、印刷，并按照規定的范圍進行發放。文件歸檔：文件發放完畢后，行政專員將文件的原件及相關附件進行整理歸檔，以備查閱。2.會議管理流程會議需求提出：各部門根據工作安排，提前向行政部門提交會議申請，說明會議主題、時間、地點、參會人員等信息。行政安排：行政部門根據會議申請，協調會議場地、設備等資源，并制定會議通知，提前發送給參會人員。會議組織：會議當天，行政專員負責會議簽到、會議資料發放等工作。會議期間，做好會議記錄，記錄會議討論內容、決議等。會議紀要整理：會議結束后，行政專員及時整理會議紀要，經行政經理審核后，發送給參會人員及相關部門，并跟蹤會議決議的執行情況。3.辦公用品管理流程需求申請：員工根據工作需要填寫辦公用品申請表，注明所需用品的名稱、規格、數量等信息，提交部門負責人審批。部門審批：部門負責人對申請表進行審核，根據實際工作需求進行批準或調整。采購申請：行政專員匯總各部門辦公用品申請表，編制采購計劃，提交行政經理審批。采購執行：行政經理批準后，行政專員按照采購流程進行采購，選擇合適的供應商，簽訂采購合同，確保用品質量和價格合理。入庫驗收：辦公用品采購到貨后，后勤專員負責驗收。核對用品的名稱、規格、數量等是否與采購合同一致，質量是否合格。驗收合格后，辦理入庫手續。發放領用：員工憑辦公用品申請表到倉庫領取所需用品，后勤專員做好發放記錄。四、考勤管理1.考勤制度公司實行每周[X]天工作制，每天工作時間為[具體時間段]。員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。員工請假需提前按照規定填寫請假申請表，提交相關審批人批準。請假分為病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等，不同類型的請假有相應的審批流程和規定。2.遲到早退處理遲到或早退在[X]分鐘以內的，每次扣除[X]元績效工資。遲到或早退超過[X]分鐘但不足[X]小時的，按曠工半天處理，扣除半天工資及相應績效。遲到或早退超過[X]小時的，按曠工一天處理，扣除一天工資及相應績效。3.曠工處理曠工一天，扣除當天工資的[X]倍，并扣除當月績效獎金的[X]%。連續曠工超過[X]天或累計曠工超過[X]天的，公司有權解除勞動合同。五、辦公區域管理1.辦公環境要求保持辦公區域整潔、衛生，不得隨意丟棄垃圾。員工應將垃圾放入指定垃圾桶內，由后勤人員定期清理。辦公桌椅、文件柜等擺放整齊，保持通道暢通。愛護辦公區域內的設施設備，如有損壞及時報修。2.公共區域使用規范會議室、洽談室等公共區域由行政部門統一管理和安排使用。各部門如需使用，需提前向行政部門預約。使用公共區域時應保持整潔，使用完畢后及時清理，恢復原狀。不得在公共區域大聲喧嘩、吸煙等，維護良好的辦公秩序。六、車輛管理1.車輛使用規定公司車輛主要用于公務活動，包括業務出差、接待客戶、文件傳遞等。員工因公需要使用車輛，需提前填寫車輛使用申請表，經部門負責人和行政部門審批后，到車隊辦理派車手續。駕駛員應嚴格按照派車單指定的時間、路線和任務執行，不得擅自更改。車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛歸還，并填寫車輛使用情況登記表，報告車輛行駛里程、油耗等信息。2.車輛保養與維修車隊負責制定車輛保養計劃，定期對車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。車輛出現故障時，駕駛員應及時報告車隊負責人，由車隊安排維修。維修費用在規定額度內的，由行政部門審核報銷；超出額度的，需報行政總監審批。3.車輛安全管理駕駛員應遵守交通法規，確保行車安全。定期對車輛進行安全檢查，發現問題及時處理。車輛必須配備必要的安全設備，如滅火器、急救箱等，并保持完好有效。七、后勤保障管理1.食堂管理食堂應提供衛生、可口的飯菜，保證食品質量安全。制定食堂菜譜，定期更換菜品，滿足員工不同口味需求。食堂工作人員應遵守食品衛生操作規范，保持食堂環境整潔。員工應文明就餐，不得浪費食物，就餐后將餐具放置指定地點。2.宿舍管理公司為有需要的員工提供宿舍，員工應遵守宿舍管理制度。愛護宿舍內的設施設備，如有損壞照價賠償。保持宿舍衛生，定期打掃，不得在宿舍內大聲喧嘩、酗酒等。宿舍實行輪流值日制度，共同維護宿舍良好環境。八、印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.印章使用規定印章使用必須經過嚴格審批，填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經相關領導批準后方可使用。印章保管人員應嚴格按照審批后的申請表使用印章，確保印章使用安全、規范。涉及重大事項或金額較大的合同等文件蓋章，需經總經理或董事長審批。印章使用完畢后，保管人員應及時將印章收回存放，并做好使用記錄。九、保密管理1.保密制度公司員工應嚴格遵守公司保密制度，保守公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等。涉及公司機密的文件、資料、數據等應妥善保管，不得隨意泄露、傳播。未經公司授權，不得將公司機密信息提供給外部單位或個人。2.保密范圍公司的發展戰略、經營計劃、財務狀況等信息。公司的產品研發、技術工藝、生產流程等技術秘密。公司的客戶名單、合作協議、市場策略等商業秘密。其他涉及公司利益和安全的保密信息。3.保密措施對機密文件、資料進行加密存儲，限制訪問權限。在對外交流、合